Відповідно до розпорядження № 501 в Україні реалізується пілотний проект щодо впровадження процедури електронних закупівель товарів, вартість яких не перевищує суми, визначеної законами № 1197 та № 4851 (далі — пілотний проект).
Пілотний проект із впровадження електронних торгів називається ProZorro та буде здійснюватися до 31.12.2016 р.
Як передбачено розпорядженням № 501, учасники пілотного проекту проводять електронні закупівлі товарів з використанням автоматизованої інформаційної системи, яка забезпечує прозорість результатів закупівель та до складу якої входять центральна база даних, єдиний модуль аукціону та кілька електронних майданчиків (сайтів у Інтернеті), що взаємодіють з центральною базою даних через відкритий програмний інтерфейс (АРI).
При цьому в розпорядженні № 501 визначено, що замовники самостійно приймають рішення щодо участі в пілотному проекті.
Незважаючи на те, що пілотний проект започатковано ще в минулому році, часто-густо, особливо в тих замовників, які тільки планують приєднатися до пілотного проекту або ж щойно приєдналися до нього, виникають питання щодо механізму здійснення закупівель через електронну систему.
Разом з тим варто звернути увагу на те, що 19.02.2016 р. набрав чинності Закон № 922 (ср. ). Як передбачено в розд. IX «Прикінцеві та перехідні положення» цього Закону, він вводиться в дію:
з 1 квітня 2016 року — для центральних органів виконавчої влади та замовників, що здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання;
з 1 серпня 2016 року — для всіх замовників.
Окремі замовники плутають механізм закупівель через пілотний проект та механізм закупівель, який буде введено в дію Законом № 922. Тож сьогодні ми відповімо на найбільш актуальні запитання щодо застосування електронних закупівель.
Щодо розробки положення про проведення електронних закупівель
Чи необхідно кожній установі створювати свій Регламент (Положення) щодо проведення електронних державних закупівель відповідно до Базового Регламенту ProZorro? Чи такий Регламент повинен затвердити орган управління, тобто наш головний розпорядник бюджетних коштів?
Регламент встановлює правила проведення замовниками закупівель в електронній формі з використанням електронних майданчиків у межах пілотного проекту ProZorro та регулює відносини, що виникають при проведенні закупівель в електронній системі.
При цьому механізм участі замовника в пілотному проекті залежить від того, як він пропише умови свого долучення до пілотного проекту та особливості проведення закупівель в системі ProZorro.
Так, замовник може взяти собі Регламент для використання як зразок, доповнивши його власними положеннями та затвердивши власне положення про проведення електронних державних закупівель через ProZorro.
При цьому питання щодо того, хто саме має розробляти та затверджувати (чи замовник, чи його орган управління) положення щодо проведення електронних державних закупівель, не регламентовано. Тож таке положення може розробити як орган управління замовника, так і безпосередньо розпорядник бюджетних коштів.
У нашому місті кожна лікарня — це окрема юридична особа. Хто повинен розробити Положення щодо проведення електронних державних закупівель для лікарні, яка є юридичною особою? Чи повинен це зробити міський відділ охорони здоров’я?
Найкраще розробити таке Положення замовнику та затвердити його власним рiшенням, адже саме замовнику працювати за цим Положенням. При цьому таке Положення може розробити та затвердити орган управління замовника для своїх підвідомчих організацій.
Щодо вартісних меж для проведення електронних закупівель
Чи обов’язково проводити торги через Prozorro, якщо вартість предмета закупівлі до 200 тис. грн.? Чи дійсно до 50 тис. грн. можна укладати прямі договори, без використання системи Prozorro?
Оскільки здійснення допорогових закупівель через Prozorro — це пілотний проект, то участь у ньому не обов’язкова для всіх замовників України. Разом з тим замовник може долучитися до цього проекту. При цьому, якщо замовник затвердить внутрішнє положення щодо допорогових закупівель через Prozorro, то невиконання вимог такого положення буде невиконанням локального нормативно-правового акта, що може мати наслідком дисциплінарну вiдповiдальнiсть відповідних працівників замовника.
Разом з тим для тих замовників, для яких Закон № 922 вводиться в дiю з 01.04.2016 р., стане обов’язковим проведення торгів через електронну систему в разі, якщо вартість предмета закупівлі товарів або послуг буде дорівнювати або перевищувати 200 тис. грн. (з ПДВ). При цьому в разі допорогових закупівель замовнику не обов’язково проводити електронні торги.
Якщо очікувана вартість предмета закупівлі буде від 50 тис. грн. (з ПДВ) й до 200 тис. грн. (з ПДВ), то замовнику необхідно буде обов’язково оприлюднити звіт про укладені договори в електронній системi.
Згідно з нашим Регламентом нижня вартісна межа застосування електронних торгів — 3 тис. грн. Мається на увазі, що це разова закупівля чи обсяг закупівель на рік? Це вартість одиниці товару чи загальна сума, зазначена в накладній?
У цьому випадку нижня вартісна межа застосування електронних торгів — це очікувана вартість предмета закупівлі (загальна сума закупівлі), починаючи з якої замовнику необхідно застосовувати такі торги через систему Prozorro.
Процедурні питання електронних торгів
Яка взаємодія існує між системою Prozorro та веб-порталом Уповноваженого органу «Державні закупівлі»? Зокрема, подання оголошень про проведення процедур закупівель, оголошення про результати процедур закупівель тощо.
На сьогодні в межах пілотного проекту Prozorro такої взаємодії не iснує. При цьому до введення в дію Закону № 922 двi зазначенi електронні системи має бути iнтегровaно.
Так, п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону № 922 передбачено, що веб-портал Уповноваженого органу з питань закупівель — це інформаційно-телекомунікаційна система, до складу якої входять модуль електронного аукціону і база даних та яка є частиною електронної системи закупівель та забезпечує створення, зберігання та оприлюднення всієї інформації про закупівлі, проведення електронного аукціону, автоматичний обмін інформацією і документами та користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет.
При цьому електронна система закупівель — це інформаційно-телекомунікаційна система, що забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами в електронному вигляді, до складу якої входять веб-портал Уповноваженого органу, авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами.
Слід зазначити, що нині створено новий портал prozorro.gov.ua, який тестується на prozorro.org. Протягом березня 2016 року планується доопрацювати систему в частині нового функціоналу для реалізації норм Закону № 922 з 01.04.2016 р.
Водночас зауважимо, що портал «Державні закупівлі» (tender.me.gov.ua) продовжуватиме діяти, поки всі замовники не перейдуть під дію Закону № 922. При цьому час роботи порталу буде збільшено.
Як правильно визначити стартову ціну товару?
Насамперед радимо провести моніторинг ринку, щоб точніше визначити очікувану ціну закупівлі в оголошенні. Адже занадто висока або низька ціна може відштовхнути потенційних постачальників.
Водночас замовник може проаналізувати ті торги за його предметом закупівлі, які вже відбулися на торговельних майданчиках, зокрема, в частині того, якою була орієнтовна ціна, як оформляли документи інші замовники.
При цьому після оголошення торгів варто надіслати посилання на них якомога більшій кількості потенційних постачальників.
Чи є верхній розмір кількості кроків пониження ціни під час проведення аукціону?
Замовник зазначає в оголошенні суму, на яку учасники знижують свої пропозиції протягом аукціону. Така сума є кроком аукціону. Рекомендований крок аукціону 0,5 — 3 % від максимальної суми оголошеної закупівлі. У системі Prozorro всього проводиться 3 раунди аукціону за однаковими правилами (тобто три кроки пониження ціни пропозиції учасником).
Що робити, якщо система не знайшла жодного продавця?
Замовник має право відмовитися від проведення закупівлі, опублікувавши відповідне рішення в системі.
Бюджетна установа закуповує ліки. Чи необхідно кожну позицію прописувати як окремий лот в системі Prozorro?
Порядок визначення предмета закупівлі затверджений наказом Мінекономрозвитку від 26.07.2010 р. № 921. Незважаючи на те, що через електронну систему Prozorro замовник здійснює закупівлі допорогові, предмет закупівлі замовники визначають згідно з зазначеним Порядком. Оскільки будь-яка закупівля повинна бути запланована або в річному плані закупівель, або ж у додатку до нього (для замовників, що здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання, — у річному плані закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель).
При цьому відповідно до Інструкції щодо заповнення форми річного плану закупівель / річного плану закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель, затвердженої наказом Мінфіну від 15.09.2014 р. № 1106, у графі 1 зазначених форм указується найменування предмета закупівлі, визначеного відповідно до пп. 21, 23 і 27 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197 та в порядку, установленому центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державних закупівель (із зазначенням за наявності показника десятого знака відповідного державного класифікатора). У разі визначення замовником частин предмета закупівлі (лотів) відповідно до п. 33 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197 в цій графі зазначаються кількість лотів та найменування кожного з них.
З огляду на те, що в додатку до річного плану закупівель (для бюджетних установ по допорогових закупівлях) або в річному плані закупівель, який здійснюється без проведення процедур закупівель (для «монополістів»), предмет закупівлі визначають аналогічним способом, як і для післяпорогових торгів, то й принцип поділу на лоти здійснюється у такий саме спосіб. При цьому поділ предмета закупівлі на лоти — це право, а не обов’язок замовника.
Разом з тим зауважимо, що в рамках пілотного проекту Prozorro Регламентом введені такі обмеження:
— закупівля здійснюється без поділу на лоти;
— закупівля відбувається без оформлення гарантійного забезпечення.
Яким чином замовник може дізнатися, що йому прийшло запитання від учасника? Про це повідомляє система Prozorro чи замовнику необхідно постійно моніторити свої закупівлі?
Відповідно до Регламенту система Prozorro передбачає виконання однієї функції «Обговорення закупівлі» в режимі запитання-відповідь. Усі запитання-відповіді зберігаються в системі та є доступними всім користувачам системи для перегляду, незалежно від статусу закупівлі.
Запитання учасників є анонімними до закінчення аукціону. Це зроблено для того, щоб замовник не міг, навіть непрямими методами, оцінити зацікавленість певного учасника в закупівлі. З метою збереження анонімності система не надає можливості приєднання файлів до запитання. Запитання має бути сформульовано тільки в текстовому вигляді.
Тому замовник відповідає на запитання, за необхідності завантажує додаткові файли в такому ж порядку, як і у випадку розміщення/зміни повідомлення про проведення закупівлі.
При цьому залежно від регламенту роботи того чи іншого торговельного майданчика може відрізнятися інтерфейс функції «Обговорення закупівлі». Наприклад, для того, щоб розмістити відповідь на запитання, що надійшло, замовник обирає відповідну закупівлю та активує поле, в якому за умовчанням указаний текст «додати відповідь». Після заповнення такого поля текстом-відповіддю замовнику необхідно підтвердити публікацію відповіді на майданчику.
Чи можна перереєструватися з одного електронного майданчика на інший? Якщо установа-замовник вирішить змінити електронний майданчик, чи зберігається за нею історія закупівель?
Так, можна.
При цьому електронний майданчик — це апаратно-програмний комплекс (програмне забезпечення), що функціонує в мережі Інтернет, який є частиною системи електронних закупівель та забезпечує закупівельникам безоплатну реєстрацію та користування сервісами системи електронних закупівель з автоматичним обміном інформацією щодо процесу закупівлі товарів на електронних майданчиках.
Система складається, зокрема, з серверної частини, у складі центральної бази даних. Історія закупівель замовника залишається в центральній базі даних.
Якщо процедура закупівлі через Prozorro вже двічі не відбулася (у зв’язку з відсутністю учасників), чи можна здійснити закупівлю поза системою?
Так, можна. При цьому відповідний механізм такої закупівлі радили б замовнику прописати у внутрішньому положенні про закупівлі через Prozorro.
Щодо діяльності тендерного комітету
В якому випадку в установі створюється тендерний комітет, а в якому призначається уповноважена особа?
Зазначене запитання врегульовано Законом № 922.
Так, для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб).
Відповідно до п. 33 ч. 1 ст. 1 Закону № 922 уповноважена особа (особи) — це службова, посадова та інша фізична особа замовника, визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору (контракту).
Склад тендерного комітету та положення про тендерний комітет затверджуються рішенням замовника. Уповноважена особа (особи) здійснює свою діяльність на підставі укладеного з замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника. Уповноважена особа повинна мати вищу освіту.
Зазначимо, що Закон № 922 не визначає переліку випадків, коли саме замовник створює тендерний комітет, а в яких призначає уповноважену особу.
При цьому згідно з вимогами Закону № 922 функції тендерного комітету та уповноваженої особи (осіб) однакові.
Як і тендерний комітет, так і уповноважена особа:
— планує закупівлі, складає та затверджує річний план закупівель;
— здійснює вибір процедури закупівлі;
— проводить процедури закупівель;
— забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;
— забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом № 922;
— забезпечує оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до Закону № 922;
— здійснює інші дії, передбачені цим Законом.
Разом з тим, як передбачено ч. 5 ст. 11 Закону № 922, примірне положення про тендерний комітет та уповноважену особу (осіб) затверджується Уповноваженим органом.
Чи необхідно при проведенні закупівлі через систему Prozorro складати протоколи комітету з конкурсних торгів?
Закупівлі через систему Prozorro комітет з конкурсних торгів не проводить, оскільки Типовим положенням про комітет з конкурсних торгів, затвердженим наказом Мінекономрозвитку від 26.07.2010 р. № 916, не передбачено таких функцій для нього. Такими закупівлями може займатися визначений замовником працівник.
При цьому при проведенні закупівлі через систему Prozorro не передбачено складати протоколи комітету з конкурсних торгів.
Які вимоги можна прописати для учасників процедур
Чи можна прописувати в кваліфікаційних критеріях вимоги щодо місцезнаходження учасника (наприклад, щоб учасник знаходився у межах міста замовника або був зареєстрований у місті замовника)?
Не радили б прописувати в документації вимоги щодо того, щоб учасник знаходився або був зареєстрований у межах міста замовника. Оскільки таку вимогу контролюючі органи можуть кваліфікувати як дискримінаційну.
Разом з тим залежно від предмета закупівлі (наприклад, продукти харчування) замовник може передбачити в документації відповідні вимоги щодо кваліфікації учасника, зокрема, документальне підтвердження наявності у власності або орендованих спеціально обладнаних холодильними установками складських приміщень на певній території або спеціально обладнаних автомобілів для перевезення продуктів харчування, що потребують дотримання холодового ланцюга.
Чи можна буде з 1 серпня цього року закупити все медобладнання за однією закупівлею через Prozorro, якщо є учасники, які мають можливість продати його за різними предметами закупівлі?
З 01.08.2016 р. збільшиться вартісна межа застосування електронних торгів для усіх інших замовників (крім органів виконавчої влади та «монополістів», які будуть застосовувати електронні торги вже з 01.04.2016 р.).
Порядок визначення предмета закупівлі затверджений наказом Мінекономрозвитку від 26.07.2010 р. № 921. При цьому, як ми зазначали вище, предмет закупівлі для допорогових торгів через Prozorro визначається так само, як і для післяпорогових закупівель, оскільки у формах документів щодо планування таких торгів предмет закупівлі визначається за одними і тими ж правилами.
Чи можливо в тендерній документації прописати свою методику оцінки? Як оцінювати пропозиції фізичних осіб — підприємців та товариств, якщо ФОП подають ціну без ПДВ?
Так, замовник прописує у документації методику оцінки пропозицій на власний розсуд.
Для оцінки учасників, одні з яких подають ціну без ПДВ відповідно до законодавства, а інші — з ПДВ, замовник може прописати методику оцінки, зазначивши, що оцінка пропозицій здійснюється на основі порівняння ціни без ПДВ.
Після проведення торгів укладаємо договір з учасником, якого визнано переможцем, але він через декілька днів надсилає лист про збільшення ціни, яка значно перевищує цінові пропозиції, котрі були раніше запропоновані іншими учасниками, та очікувану вартість.
Як вчинити з таким учасником, який демпінгує ціни?
У зазначеному випадку радимо на етапі затвердження конкурсної документації передбачити в основних умовах договору порядок зміни ціни предмета закупівлі у випадках, передбачених Законом № 922, та орієнтовний (можливий) або конкретний (допустимий) перелік документів, які підтверджують факт зміни ціни одиниці товару на ринку. Також у порядку зміни ціни передбачити, що ціна за одиницю товару буде змінюватися пропорційно коефіцієнту зміни середньоринкової ціни на момент внесення змін.
Таким чином, учасник зможе змінити ціну за одиницю лише на той відсоток, на який ціна змінилася на ринку в порівнянні з попереднім показником ціни на ринку, а не з демпінгованою учасником ціною.
При цьому рекомендуємо передбачити відповідальність контрагента за невиконання умов договору, а також право замовника в односторонньому порядку розривати договір.
Щодо відміни торгів та укладання договору про закупівлю
Чи можна закупити товар за прямим договором у разі, якщо електронні торги не відбулися? Якщо ні, то скільки разів необхідно оголошувати торги?
Якщо електронні торги замовник проводить через Prozorro, то все залежить від того, яким чином прописаний механізм таких закупівель у внутрішньому положенні (регламенті) замовника.
Якщо ж це будуть електронні торги за Законом № 922, то відповідно до п. 4 ч. 2 ст. 35 цього Закону однією з підстав застосування переговорної процедури закупівлі є така: якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості учасників, при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.
Що робити, якщо після проведення торгів та визначення переможця в системі Prozorro учасник відмовився від підписання договору, мотивуючи це тим, що змінилася ціна на його товар?
Замовник може в разі відмови переможця від підписання договору визнати переможцем учасника, який надав наступну цінову пропозицію і укласти з ним договір. Або ж у цьому разі замовник може скасувати таку закупівлю відповідно до його внутрішніх документів, що регулюють закупівлі у Prozorro.
Після визначення переможця виявилося, що в складі комітету є особа, пов’язана з переможцем (брат, сестра). Чи обов’язково відміняти торги?
Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 17 Закону № 1197 замовник повинен відмовити учаснику процедури закупівлі в участі в торгах та відхилити пропозицію цього учасника, якщо він є пов’язаною особою з іншими учасниками процедури закупівлі та/або з членом (членами) комітету з конкурсних торгів замовника.
Визначення терміна «пов’язана особа» наведено в п. 19 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197. Зокрема, пов’язаною особою є фізичні особи — члени комітету з конкурсних торгів замовника та/або члени їх сімей, які здійснюють контроль над учасниками процедури закупівлі або уповноважені здійснювати від імені учасника процедури закупівлі юридичні дії, спрямовані на встановлення, зміну або зупинення цивільно-правових відносин. При цьому в п. 19 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197 законодавець визначив, що потрібно розуміти під здійсненням контролю та які особи вважаються членами сім’ї для цілей цього Закону.
Таким чином, якщо член комітету з конкурсних торгів замовника дійсно є пов’язаною особою з учасником(ами) процедури закупівлі, то замовник має прийняти відповідне рішення згідно з Законом № 1197, тобто відмовити учаснику процедури закупівлі в участі в торгах та відхилити пропозицію цього учасника. При цьому якщо після відхилення пропозиції пов’язаного учасника до оцінки буде допущено менше двох учасників, то замовник відміняє торги на підставі абз. 7 ч. 1 ст. 30 Закону № 1197.
Чи існує типова форма договорів для закупівель у Prozorro?
Не існує.
У Законі № 922 передбачено, що у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн. та є меншою за 200 тис. грн., замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель. Що це за звіт? За якою формою його складати?
Звіт про укладені договори — це новий документ, передбачений Законом № 922. При цьому Мінекономрозвитку як Уповноважений орган з питань закупівель має затвердити форму такого звіту.
Сподіваємось, що до моменту введення в дію Закону № 922 для центральних органів виконавчої влади та замовників, що здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання, а саме до 01.04.2016 р., Мінекономрозвитку затвердить вiдповiдну форму звіту.
Підкажіть, якщо з 01.08.2016 р. електронні закупівлі будуть обов’язкові для всіх бюджетних установ, то чи можна вже зараз здійснити так звані тестові закупівлі?
Так, можна. Тестові закупівлі замовник може здійснити на одному з торговельних майданчиків, перелік яких можна знайти на сайті Prozorro в мережі Інтернет за адресою: http://prozorro.org/.
Нормативні документи
Закон № 1197 — Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 20.04.2014 р. № 1197- VII.
Закон № 4851 — Закон України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності» від 24.05.2012 р. № 4851-VI.
Закон № 922 — Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII.
Розпорядження № 501 — розпорядження КМУ «Про реалізацію пілотного проекту щодо впровадження процедури електронних закупівель товарів» від 20.05.2015 р. № 501-р.
Регламент — Регламент роботи системи пілотного проекту електронних державних закупівель, затверджений наказом Transparency Internatіonal Ukraіne від 28.10.2015 р. № 5-пр.