Мінфін затвердив регістри аналітичного обліку

Картка аналітичного обліку готівкових операцій

Картка аналітичного обліку готівкових операцій

Картка аналітичного обліку касових видатків

Картка аналітичного обліку касових видатків

Картка аналітичного обліку фактичних видатків

Картка аналітичного обліку фактичних видатків

Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань

Картка аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань

Книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам

Книга аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) суб’єктам державного сектору нижчого рівня

Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань

Книга аналітичного обліку асигнувань та взятих зобов’язань

Картка аналітичного обліку капітальних видатків

Картка аналітичного обліку капітальних видатків

—

Картка аналітичного обліку доходів від реалізації продукції (робіт, послуг)

—

Картка аналітичного обліку фінансових доходів (відсотків, роялті, дивідендів)

1

Картка аналітичного обліку готівкових операцій

Цю Картку використовують для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи в розрізі кодів бюджетної класифікації та видів надходжень (окремо за загальним та спеціальним фондами й видами надходжень спеціального фонду).

Таку Картку відкривають щомісяця, записи в ній здійснюють на підставі кожного звіту касира. Також у розрізі кодів зазначають залишок коштів на кінець дня.

У централізованих бухгалтеріях складають окремі картки за кожною бюджетною установою у розрізі зазначених параметрів та загальну картку за всіма бюджетними установами, що обслуговуються.

Підсумковий рядок «Усього (за КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС), видом надходжень)» є проміжним. Його виводять за кожним звітом касира в розрізі КЕКВ та видів надходжень.

Підсумок проміжних граф виводять у рядку «Усього», який призначений для контролю за правильністю здійснення записів і повинен відповідати даним звіту касира

2

Картка аналітичного обліку касових видатків

Ця Картка призначена для аналітичного обліку касових видатків у бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях.

Таку Картку ведуть в розрізі КЕКВ. При цьому за кожним КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС), за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом надходжень спеціального фонду складають окремі картки. У централізованих бухгалтеріях складають окремі картки за кожною бюджетною установою в розрізі зазначених параметрів та загальну картку за всіма бюджетними установами, що обслуговуються.

Таку Картку відкривають щомісяця. Записи в ній здійснюють щодня на підставі виписок Казначейства.

При цьому суми відновлених касових видатків, що надійшли на рахунок бюджетної установи, записують на зворотному боці картки

3

Картка аналітичного обліку фактичних видатків

Цю Картку бюджетні установи та централізовані бухгалтерії використовують для аналітичного обліку фактичних видатків.

Таку Картку ведуть щомісяця у розрізі КЕКВ. При цьому за кожним КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС), за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом надходжень спеціального фонду складаються окремі картки.

У централізованих бухгалтеріях складають окремі картки за кожною бюджетною установою в розрізі зазначених параметрів та загальну картку за всіма бюджетними установами, що обслуговуються.

Записи про суми фактичних видатків бюджетної установи здійснюють на підставі даних меморіальних ордерів (№ 4, 5,6, 8, 10, 12, 13).

У рядку «Усього» визначають суму фактичних видатків за місяць. Також у окремих рядках указують суми фактичних видатків за місяць та з початку року за вирахуванням сум відшкодованих фактичних видатків.

При цьому суми відновлених фактичних видатків, що надійшли на рахунок бюджетної установи, записують на зворотному боці картки

4

Картка аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань

Цю Картку бюджетні установи застосовують для аналітичного обліку відкритих (виділених) асигнувань.

Картку відкривають на рік та ведуть у розрізі КЕКВ окремо за кожним КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС).

Майте на увазі: при отриманні асигнувань зі спеціального фонду бюджету таку Картку ведуть окремо за загальним і спеціальним фондами.

Заповнення Картки починають із рядка «Затверджено кошторисом на рік», де відображають кошторисні призначення у розрізі КЕКВ. Протягом року цей показник коригують на підставі змін, внесених до кошторису відповідно до Порядку № 228.

Записи щодо відкритих (виділених) асигнувань та доходів спеціального фонду, що надійшли від бюджетної установи вищого рівня, здійснюють на підставі виписок Казначейства.

Також до Картки записують суми, на які зменшено відкриті (виділені) асигнування, зі знаком «мінус» або чорнилом червоного кольору. При веденні автоматизованого обліку — тільки зі знаком «мінус».

І хоча Картку відкривають на рік, щомісяця в ній визначають підсумок асигнувань за місяць, усього асигнувань з початку року та залишок річних бюджетних призначень

5

Книга аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) суб’єктам державного сектору нижчого рівня

Цю Книгу бюджетні установи та централізовані бухгалтерії використовують для аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) бюджетним установам нижчого рівня.

Таку Книгу відкривають на рік у розрізі бюджетних установ нижчого рівня та ведуть в розрізі КЕКВ.

При цьому за кожним КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС) відкривають окрему книгу.

Насамперед у рядку «Затверджено кошторисом на рік» указують кошторисні призначення, затверджені бюджетним установам нижчого рівня в розрізі КЕКВ. Протягом року цей показник коригують на підставі змін, що вносять до кошторисів відповідно до Порядку № 228.

Записи про відкриті асигнування (перераховані кошти) бюджетним установа нижчого рівня здійснюють на підставі виписок Казначейства.

Також у Книзі відображають суми, на які зменшено відкриті асигнування (перераховані кошти), зі знаком «мінус» або чорнилом червоного кольору. При веденні автоматизованого обліку для цього використовують тільки знак «мінус».

Щомісяця в цій Книзі визначають підсумок асигнувань за місяць, усього асигнувань з початку року та залишок річних бюджетних призначень.

Зверніть увагу: при відкритті асигнувань (перерахуванні коштів) із спеціального фонду бюджетним установам нижчого рівня ведуть окрему Книгу аналітичного обліку відкритих асигнувань (перерахованих коштів) бюджетним установам нижчого рівня

6

Книга аналітичного обліку асигнувань та взятих зобов’язань

Ця Книга призначена для реєстрації узятих бюджетними установами зобов’язань (розміщення замовлення, укладання договору, придбання товарів (послуг, робіт)) відповідно до бюджетних асигнувань і контролю за відповідністю взятих зобов’язань бюджетним асигнуванням.

Таку Книгу відкривають на рік на підставі затвердженого кошторису бюджетної установи в розрізі КЕКВ та ведуть окремо за загальним та спеціальним фондами кошторису.

Суттєво: для кожного КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС) відводять окремі сторінки.

Заповнення Книги починають з рядка «Затверджено кошторисом на рік», зазначають обсяг кошторисних призначень за КЕКВ. Протягом року цей показник коригують на підставі змін, внесених до кошторису установи.

Також у Книзі реєструють кожне розміщення замовлення, укладання договору, придбання товарів (послуг, робіт), у результаті яких бюджетною установою будуть сплачені кошти за отримані послуги, роботи та/або матеріальні цінності. Сюди ж заносять й інформацію про довгострокові договори, оплата яких буде проводитися у поточному бюджетному періоді.

Нагадаємо: бюджетні установи при взятті бюджетних зобов’язань в органах Казначейства застосовують Порядок № 309.

Після кожного зареєстрованого документа, що підтверджує факт узяття зобов’язання, у Книзі виводять залишок кошторисних призначень у розрізі КПКВК (ТПКВКМБ/ТКВКБМС) та КЕКВ, у межах яких бюджетна установа надалі може взяти зобов’язання.

Майте на увазі: підтверджувальні документи, оплату за якими в поточному бюджетному періоді не було здійснено, переносять до Книги наступного бюджетного періоду

7

Картка аналітичного обліку капітальних видатків

Ця Картка призначена для відображення придбання необоротних активів (у тому числі землі, нематеріальних активів тощо), будівництва, модернізації, реконструкції, реставрації та капітального ремонту будівель та споруд. Також у цій Книзі показують видатки на супровідні роботи, які відповідно до державних будівельних норм є складовою частиною загальної вартості будівельних робіт і робіт з капітального ремонту будівель, та транспортні видатки.

Таку Картку ведуть щомісяця в розрізі КЕКВ (графа 2), які відносяться до категорії «Капітальні видатки» відповідно до Інструкції № 333. При цьому дані про капітальні видатки зазначають за загальним та спеціальним фондами (графи 3 — 6). У централізованих бухгалтеріях для бюджетних установ, що ними обслуговуються, складають окремі картки за кожною бюджетною установою в розрізі зазначених параметрів та загальну картку за всіма установами, що обслуговуються.

У графах 7 — 24 Картки відображають суми коштів, спрямованих на збільшення вартості необоротних активів за відповідними субрахунками бухгалтерського обліку.

У графі 23 «Інші» відображають суми коштів, які не відносяться на збільшення вартості необоротних активів. Маються на увазі видатки на капітальний ремонт будівель, споруд та об’єктів

Нагадаємо: витрати на утримання об’єкта основних засобів (проведення технічного нагляду, технічного обслуговування та ремонту), які здійснюються для відновлення або підтримання майбутніх економічних вигід або потенціалу корисності на первісно оціненому рівні, визнаються витратами звітного періоду. Такі вимоги передбачено п. 2 розд. ІІІ НП(С)БО 121 та п. 4 розд. VI Методрекомендацій.

Майте на увазі: якщо при придбанні основних засобів мали місце витрати, що підлягають включенню до первісної вартості, але які було здійснено за рахунок поточних видатків (витрати на доставку, монтаж, налагодження тощо), то їх відображати у Картці аналітичного обліку капітальних видатків не потрібно. Для того щоб правильно сформувати первісну вартість майбутнього активу, доцільно вести окремий регістр аналітичного обліку — Картку обліку об’єктів необоротних активів у складі незавершених капітальних інвестицій. Приклад такої Картки див. у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 16, с. 16.

8

Картка аналітичного обліку доходів від реалізації продукції (робіт, послуг)

Це новий регістр аналітичного обліку для бюджетних установ.

Таку Картку бюджетні установи ведуть за окремими видами власних надходжень, які відповідно до ч. 4. ст. 13 БКУ відносять до першої групи таких надходжень. А саме до таких надходжень належить плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством.

Тобто Картку заповнюють у розрізі таких доходів, як:

— плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з їх основною діяльністю (підгрупа 1);

— надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності (підгрупа 2);

— плата за оренду майна бюджетних установ (підгрупа 3);

— надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна, крім нерухомого майна (підгрупа 4).

Картку відкривають на рік. Спочатку за рядком «Затверджено кошторисом на рік» указують річну суму планових надходжень за видами доходів від власних надходжень. Протягом року цей показник коригують на підставі змін, унесених до кошторису.

Записи про нараховані доходи від реалізації продукції (робіт, послуг) здійснюють на підставі первинних документів (договорів, угод) у розрізі контрагентів та за видами доходів

У свою чергу, інформацію про отримані доходи від реалізації продукції (робіт, послуг) заносять на підставі виписок Казначейства з реєстраційних рахунків.

При цьому щомісяця в Картці визначають підсумок за рядками:

— «Усього нарахованих доходів за місяць»;

— «Усього отриманих доходів за місяць»;

— «Разом наростаючим підсумком з початку року»;

— «Залишок коштів на кінець звітного періоду»

Зверніть увагу, що до цієї Картки не заносять інформацію про власні надходження, які згідно зі ст. 13 БКУ належать до другої групи таких надходжень.

Нагадаємо, що до складу другої групи власних надходжень входять такі підгрупи:

підгрупа 1 — благодійні внески, гранти та дарунки;

підгрупа 2 — кошти, отримані від підприємств, організацій, фізичних осіб та від інших бюджетних установ для виконання цільових заходів, у тому числі заходів з відчуження для суспільних потреб земельних ділянок та розміщених на них інших об’єктів нерухомого майна, що перебувають у приватній власності фізичних або юридичних осіб;

підгрупа 3 — кошти, що отримують ВНЗ та ПТНЗ від розміщення на депозитах тимчасово вільних бюджетних коштів, отриманих за надання платних послуг; кошти, отримані державними і комунальними ВНЗ, науковими установами та закладами культури як відсотки, нараховані на залишок коштів на поточних рахунках, відкритих у банках державного сектору для розміщення власних надходжень, отриманих як плата за послуги, що надаються ними згідно з основною діяльністю, благодійні внески та гранти;

підгрупа 4 — кошти, отримані від реалізації майнових прав на фільми, вихідні матеріали фільмів та фільмокопій, створені за бюджетні кошти за державним замовленням або на умовах фінансової підтримки.

Аналітичний облік за такими власними надходженнями ведуть в інших регістрах аналітичного обліку. Наприклад, для відображення інформації щодо надходження і використання благодійних внесків від фізичних та юридичних осіб установи можуть використовувати форму, наведену у додатку до наказу МОЗ «Про здійснення заходів з контролю за надходженням і використанням благодійних пожертв у закладах охорони здоров’я» від 25.07.2017 р. № 848. Крім того, для обліку коштів, отриманих від розміщення на депозитах тимчасово вільних бюджетних коштів, можна використовувати Картку аналітичного обліку фінансових доходів (відсотків, роялті, дивідендів).

9

Картка аналітичного обліку фінансових доходів (відсотків, роялті, дивідендів)

Цю Картку ведуть бюджетні установи, які отримують доходи від відсотків, роялті, дивідендів.

Таку Картку відкривають на рік та ведуть у розрізі видів фінансових доходів (відсотки, роялті, дивіденди).

Заповнення Картки починають з рядка «Затверджено кошторисом на рік». Тут відображають річну суму планових надходжень із подальшим її коригуванням за потреби протягом року.

Записи до Картки про нараховані фінансові доходи здійснюють на підставі первинних документів за кожним видом фінансових доходів.

Також окремо до Картки заносять інформацію про отримані фінансові доходи на підставі виписок Казначейства (банку).

І хоча Картку відкривають на рік, щомісяця в ній визначають підсумок за рядками:

— «Усього нарахованих фінансових доходів за місяць»;

— «Усього отриманих фінансових доходів за місяць»;

— «Разом наростаючим підсумком з початку року»;

— «Залишок коштів на кінець звітного періоду»

Зазначимо, що відповідно до Порядку № 1219 до складу фінансових доходів бюджетних установ належать доходи від відсотків, роялті, дивідендів та кошти, що отримують розпорядники бюджетних коштів від розміщення на депозитах тимчасово вільних бюджетних коштів, отриманих за надання платних послуг, якщо їм законом надано відповідне право.

Бухгалтерський облік зазначених доходів ведуть на субрахунку 7311 «Фінансові доходи розпорядників бюджетних коштів». Але у Порядку № 604 зазначено, що Картку аналітичного обліку фінансових доходів (відсотків, роялті, дивідендів) ведуть за видами фінансових доходів: відсотки, роялті, дивіденди. Тобто, як бачите, немає будь-якої згадки про те, що зазначена Картка призначена також для аналітичного обліку коштів, що отримують розпорядники бюджетних коштів від розміщення на депозитах тимчасово вільних бюджетних коштів, отриманих за надання платних послуг. Але незважаючи на це, вважаємо, що бюджетні установи цілком можуть застосовувати цю Картку для аналітичного обліку зазначених коштів. Для цього застосування цієї Картки щодо обліку отриманих коштів необхідно закріпити у наказі про організацію бухгалтерського обліку