Як відображати лишки: офіційна відповідь Мінфіну

На щастя, фахівці Мінфіну не забарилися із відповіддю. Як правильно обліковувати та класифікувати доходи від оприбуткування раніше не врахованих у балансі активів, вони пояснили у листі від 01.10.2019 р. № 35120-04-3/24616 (далі — лист № 24616). Тож тепер ми маємо офіційну відповідь Мінфіну і готові нею з вами поділися.

Але спершу пригадаємо основні приписи законодавства щодо порядку обліку таких операцій.

Так, виявлені у результаті інвентаризації лишки слід відносити на збільшення доходів спеціального фонду бюджетної установи. Пряму вказівку на це містить п. 4 розд. IV Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Разом з тим сума оприбуткованих активів, отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів, які залишені для ремонту та інших потреб установи, також визнається доходом спеціального фонду суб’єкта державного сектору. Це правило продиктовано абз. 4 п. 5 розд VI Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202.

Відображати такі доходи слід на субрахунку 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі». Адже саме цей субрахунок призначено для обліку доходів від оприбуткування активів, виявлених у результаті інвентаризації (як лишки), отриманих внаслідок демонтажу, списання майна тощо та які будуть використовуватись для потреб установи.

При цьому Мінфін у листі № 24616 особливо наголосив на необхідності розмежування в бухобліку зазначених доходів та доходів від реалізації. Останні ж слід обліковувати на окремому субрахунку 7211 «Дохід від реалізації активів».

На цей момент слід звернути увагу передусім у випадку оприбуткування активів, одержаних у результаті списання необоротних активів. У цьому разі необхідно чітко визначитися з планами подальшого використання вилучених активів. Зокрема, якщо ви збираєтеся використовувати ці активи для потреб установи, тоді відображайте доходи за субрахунком 7112. Якщо ж ви оприбутковуєте матеріальні цінності, заздалегідь знаючи, що будете їх продавати, тоді слід показати дохід за субрахунком 7211.

Безпосередньо порядок відображення операцій з оприбуткування раніше не врахованих на балансі активів визначено пп. 1.17, 2.9 та 3.11 Типової кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.

У будь-якому випадку без Довідки про надходження у натуральній формі тут не обійтися. Адже органи Держказначейської служби без неї не матимуть жодних підстав для відображення таких доходів в обліку. Таким чином, у всіх вищезазначених випадках розпорядники бюджетних коштів повинні підготувати і надати до Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня звітного місяця. Цього вимагають п. 11.17 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407, та п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (ср. ).

Нагадаємо: неподання Довідки про надходження у натуральній формі вважатиметься порушенням бюджетного законодавства. Це випливає з норм п. 33 ч. 1 ст. 116 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ). У свою чергу, недотримання вимог ведення бухобліку та складання звітності про виконання бюджетів загрожує зупиненням операцій з бюджетними коштами (п. 2 ч. 1 ст. 117 БКУ).

Саме цей код відповідає зазначеному виду надходжень та саме його рекомендують застосовувати фахівці Мінфіну у листі № 24616.

Зазначені надходження належать до підгрупи 2 першої групи власних надходжень бюджетних установ (ч. 4 ст. 13 БКУ). У свою чергу, це визначає порядок використання таких коштів. Так, ці надходження можуть бути спрямовані на:

• організацію додаткової (господарської) діяльності бюджетних установ;

• господарські потреби бюджетних установ, включаючи оплату комунальних послуг і енергоносіїв.

При цьому не зовсім зрозуміло, що саме варто розуміти під додатковою (господарською) діяльністю бюджетних установ та які конкретно витрати пов’язані з нею. Адже чинне законодавство (у тому числі й бюджетне) не містить чіткого і конкретного тлумачення цього терміна. Натомість із господарськими потребами все доволі прозоро та зрозуміло. Фактично це будь-які матеріальні витрати, пов’язані із забезпеченням діяльності бюджетної установи. До того ж у випадку, який ми розглядаємо, йдеться не про грошові надходження, а про натуральні. Тож цілком логічно припустити, що такі матеріальні цінності будуть використовуватися саме на господарські потреби установи.

До речі, подати Довідку про надходження у натуральній формі замало. Також необхідно внести зміни до кошторису установи у частині доходів спецфонду за власними надходженнями та, відповідно, видатків. Такою є вимога п. 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Пояснюється це тим, що такі надходження не мають постійного характеру. Відповідно розпорядники бюджетних коштів не планують такі доходи у свої кошторисах. Отже, у разі фактичного оприбуткування лишків, матеріальних цінностей, одержаних від списання необоротних активів чи зарахування на баланс установи безхазяйного майна, подавайте розпоряднику вищого рівня копії довідок про зміни до кошторису за власними надходженнями. Ці довідки обов’язково повинні бути завірені відповідним органом Держказначейської служби.

Після документального оформлення оприбуткування раніше не врахованих на балансі активів та фіксування цієї операції у регістрах бухобліку слід подбати про належне її відображення у формах звітності.

І спочатку про фінансову звітність. Виходячи із порядку обліку цих операцій інформацію про такі доходи доцільно відобразити у формі № 2-дс «Звіт про фінансові результати» за кодом рядка 2020 «Доходи від надання послуг (виконання робіт)». Звісно ж, збільшення залишку за відповідними субрахунками обліку виявлених та оприбуткованих активів (субрахунки рахунків 10, 11, 12, 13 або 15, 18) слід навести за належними кодами рядків (1001, 1011, 1021, 1030 або 1050) у графі 4 розд. І Активу Балансу (форма № 1-дс).

Тепер що стосується бюджетної звітності. Доходи від оприбуткування активів, раніше не врахованих на балансі, мають знайти своє відображення у Звіті про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги (форма № 4-1д, № 4-1м). А конкретно, такі надходження показуємо у складі доходів за кодом рядка 030 «Від додаткової (господарської) діяльності». У свою чергу, залежно від того, які саме активи було оприбутковано, ці суми слід навести у складі видатків:

• якщо було оприбутковано запаси — за кодом рядка 150 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;

• у разі оприбуткування необоротних активів — за кодом рядка 450 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування».

А щоб остаточно закрити питання обліку лишків (у тому числі й безхазяйного майна), розглянемо умовний приклад відображення таких операцій на рахунках бухобліку.

До облікових регістрів зроблено такі записи: