Придбання жорсткого диска: варіанти обліку та оформлення

Жорсткий диск, або вінчестер, є головним пристроєм зберігання даних у комп’ютері. Вони бувають двох видів:

• внутрішні — вбудовані в системні блоки;

• зовнішні — підключаються до комп’ютера за допомогою кабелю або через бездротове з’єднання. Облік жорсткого диска залежить саме від його виду та мети придбання.

Можливі варіанти обліку цього пристрою зображено на схемі нижче.

Варіанти обліку жорсткого диска

Отже, придбання вінчестера може бути пов’язано з необхідністю відремонтувати (модернізувати) комп’ютер або з потребою перенесення та зберігання даних поза комп’ютером (ноутбука тощо).

Облік запчастини до комп’ютера

1. Ремонт об’єкта ОЗ

Якщо придбання жорсткого диска зумовлено необхідністю замінити несправний диск на новий, останній слід розглядати як запасну частину (комплектуючу) до комп’ютера. Такі активи обліковуємо на субрахунку 1515 «Запасні частини».

Важливо: після заміни старого диска на новий, аналогічний за технічними характеристиками, первісна вартість комп’ютера не змінюється. Адже потенціал його корисності залишається на первісно оціненому рівні.

До того ж усі витрати, пов’язані з підтриманням об’єкта ОЗ в придатному для використання стані, належать до витрат звітного періоду (п. 2 розд. III НП(С)БО 121).

Видатки на придбання жорсткого диска для заміни плануємо за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п.п. 8 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333). Якщо заміну проводитиме сторонній фахівець, не забудьте також запланувати видатки на оплату його послуг за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п.п. 8 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333).

2. Поліпшення об’єкта ОЗ

Придбання нового вінчестера як комплектуючої також можливе для збільшення потужності (продуктивності) комп’ютера (абз. 3 п. 3 розд. VI Методрекомендацій № 11¹).

¹ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Мета — модернізувати об’єкт — може виникнути під час усунення неполадки об’єкта ОЗ або окремо за виробничою необхідністю.

Важливо: чи будуть витрати спрямовані на підвищення техніко-економічних можливостей об’єкта ОЗ, чи лише на його підтримання у придатному для використання стані, вирішує керівник установи (п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11).

Пам’ятайте: роботи з поліпшення об’єкта ОЗ слід планувати та проводити за рахунок капітальних витрат, передбачених у кошторисах (п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11). Тож придбання комплектуючих для поліпшення комп’ютера та оплату послуг з їх установлення можна провести лише за рахунок заздалегідь запланованих видатків за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів» (п.п. 8 п.п. 3.1.3.2 Інструкції № 333).

Якщо ж усі умови дотримано й поліпшення комп’ютера проведено (замінено жорсткий диск для підвищення його продуктивності), відносимо витрати на збільшення його первісної вартості. Адже у результаті потенціал корисності такого об’єкта ОЗ зросте порівняно з його первісно оціненим рівнем (п. 1 розд. III НП(С)БО 121).

Звісно, спочатку такі витрати включаємо до капітальних інвестицій за субрахунком 1311 (1312). Це передбачено абз. 2 п. 3 розд. VI Методрекомендацій № 11.

Зверніть увагу: на період модернізації об’єкта ОЗ нарахування амортизації на нього призупиняємо (п. 3 розд. IV НП(С)БО 121).

Причому не має значення, скільки часу безпосередньо займе поліпшення: один день чи цілий місяць. Зі строку експлуатації об’єкта ОЗ випадає весь місяць, у якому було проведено такі роботи. Відповідно амортизацію ОЗ ставимо «на паузу» починаючи з місяця, наступного за місяцем переведення відповідного об’єкта на модернізацію. Поновлюємо нарахування амортизації починаючи з місяця, наступного після введення об’єкта в експлуатацію після модернізації (п. 9 розд. V Методрекомендацій № 11). Звісно, надалі нараховуємо амортизацію вже виходячи зі збільшеної первісної вартості ОЗ, а можливо, навіть і збільшеного строку експлуатації.

До речі, якщо комп’ютер обліковується у складі МНМА, радимо нарахувати 50 % амортизації на суму збільшеної вартості відразу після його повернення в експлуатацію. Тобто не чекаємо місяця вилучення об’єкта з активів (списання з балансу).

Документальне оформлення заміни диска

Порядок документування операцій із заміни одного жорсткого диска на інший має бути таким:

1. Працівник, відповідальний за обслуговування (використання) комп’ютерної техніки, подає керівнику установи доповідну записка про поломку комп’ютера / необхідність збільшення об’єму пам’яті.

2. За наказом керівника установи утворюється комісія. Утім, здебільшого такі випадки розглядає постійно діюча комісія зі списання матеріальних цінностей. Остання складає дефектний акт, в якому фіксує:

• факт непридатності жорсткого диска на підставі висновку штатного (стороннього) профільного фахівця;

• потребу у придбанні запчастини (нового жорсткого диска) для заміни старого з метою ремонту (модернізації) комп’ютера;

• спосіб заміни (власними силами або із залученням сторонніх виконавців).

3. Керівник установи оформляє своє рішення про проведення поточного ремонту (поліпшення) відповідного об’єкта ОЗ наказом по установі.

4. Передачу комп’ютера для проведення ремонту/поліпшення слід оформляти Актом передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818²).

² Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 р. № 818.

5. Повернення об’єкта на місце експлуатації після ремонту/поліпшення оформлюємо Актом приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818).

6. Новий вінчестер, використаний для ремонту/поліпшення ПК списуємо на підставі Акта списання запасів. Форма останнього наведена у додатку до Методрекомендацій з обліку запасів³.

³ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

7. Вилучений під час ремонту (модернізації) жорсткий диск, не придатний для подальшого використання, оприбутковуємо як вторинну сировину та здаємо відповідним суб’єктам господарювання (абз. 2 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121). Натомість придатний для подальшого використання накопичувач, вилучений у результаті ремонту (модернізації), оприбутковуємо як запчастину на підставі Акта оцінки (абз. 1 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121). Інформацію про таку запчастину фіксуємо в Акті приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів. Окрім того, не пізніші останнього робочого дня звітного місяця подаємо до Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі за кодом доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності».

8. Дані про змінені техніко-економічні характеристики (вартість, потужність тощо) в результаті поліпшення комп’ютера заносимо до Інвентарної картку обліку об’єкта ОЗ (п. 5 розд. VI Методрекомендацій № 11).

Облік окремого об’єкта

Зовнішній жорсткий диск є закінченим відокремленим пристроєм, призначеним для виконання самостійних функцій. Відтак він цілком може бути зарахований на баланс як окремий об’єкт обліку (п. 1 розд. ІІ НП(С)БО 121). Поготів, він відповідає всім вимогам щодо визнання активом, зазначеним у п. 2 розд. ІІ НП(С)БО 121.

Залежно від вартості придбання зовнішнього накопичувача та вартісних ознак МНМА, визначених обліковою політикою вашої установи, його можна віднести до складу як МНМА, так і ОЗ. У першому випадку зараховуємо жорсткий диск на субрахунок 1113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи». У другому випадку для обліку більш коштовних екземплярів використовуємо субрахунок 1014 «Машини та обладнання».

До моменту введення зовнішнього диска в експлуатацію накопичуємо всі витрати для доведення його до придатного для використання стану на субрахунку 1312 або 1311 відповідно.

Видатки на придбання зовнішнього вінчестера, який підлягає зарахуванню на облік як МНМА, плануємо за КЕКВ 2210 (п.п. 5 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333). Натомість, якщо диск відповідає вартісному критерію визнання ОЗ, видатки слід здійснювати за КЕКВ 3110 (п.п. 9 п. 3.1.1 Інструкції № 333).

Документальне оформлення оприбуткування диска

Порядок документального оформлення оприбуткування зовнішнього накопичувача такий:

1. Присвоюємо зовнішньому жорсткому диску інвентарний (номенклатурний) номер — залежно від його вартості та порядку подальшого обліку (абз. 3 п. 3 розд. ІІ Методрекомендацій № 11).

2. Вводимо в експлуатацію зовнішній диск на підставі Акта введення в експлуатацію основних засобів (типова форма, затверджена наказом № 818).

3. Відкриваємо на відповідний об’єкт Інвентарну картку обліку ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818).

Далі на умовних прикладах розглянемо порядок відображення таких операцій на рахунках бухгалтерського обліку.