15.11.2021
Наразі закупівельну діяльність в установі може здійснювати одночасно як тендерний комітет (далі — ТК), так і уповноважена особа (далі — УО). При цьому кожен виконує свою роботу. ТК займається організацією та проведенням процедур закупівель замовників. А ось проведення спрощених закупівель — виключно на УО.
Безумовно, такий «симбіоз» можливий лише за умови, що кожен із них відповідає за організацію та проведення конкретних закупівель. Але одночасне існування ТК та УО триватиме лише до кінця 2021 року. Оскільки вже з нового року закупівельними питаннями в установах керуватимуть виключно УО. Таку кінцеву дату діяльності ТК прописано в п. 4 розд. X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 922.
Щоб остаточно розібратися, хто має опікуватися закупівельними питаннями до кінця цього року, а хто має це робити з наступного року, пропонуємо вам таблицю-підказку.
Хто здійснює закупівельну діяльність
| До 01.01.2022 | Після 01.01.2022 |
| Тендерний комітет | Уповноважена особа |
| Тендерний комітет + уповноважена особа | |
| Уповноважена особа |
З огляду на це, до кінця 2021 року в установі абсолютно на законних підставах можуть продовжують працювати ТК. І саме до кінця цього року комітет має передати всі свої закупівельні справи УО.
Насамперед для цього необхідно визначити, хто виконуватиме функції УО з 01.01.2022 конкретно у вашій установі. Також цю особу необхідно ознайомити зі станом усіх справ та надати їй усю необхідну інформацію про закупівлі. Як це зробити правильно та які документи слід оформити? Пояснимо це далі.
Аби не проґавити ключові моменти та головне — не ускладнити ситуацію із закупівлями наприкінці 2021 та початку 2022 років, пропонуємо такий алгоритм дій.
Для цього оформлюємо наказ (розпорядження) керівника про ліквідацію ТК. Цей документ оформлюємо з урахуванням вимог, передбачених у Типовій інструкції № 551 та зазначаємо інформацію, зокрема, про:
1 Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.
• припинення діяльності ТК;
• втрату чинності наказу про створення ТК;
• втрату чинності положення про ТК;
• визначення особи, які відповідатиме за завершення закупівель, розпочатих ТК у 2021 році, але незавершених. Кого доцільно призначити, читайте далі;
• передачу даних про закупівлі, які були розпочаті ТК. Для цього радимо скласти перелік закупівель, які були розпочаті у 2021році, але не завершені до 31.12.2021;
• скасування доступу членів ТК до електронного кабінету замовника в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) тощо.
Власне, цей наказ стосується виключно припинення діяльності ТК та передачі його повноважень УО. Натомість у цьому документі не потрібно змішувати інші питання, які теж стосуються організації закупівельної діяльності установи. Наприклад, немає потреби окремим пунктом призначати УО. Чому? Тому що призначення такої особи слід прописати в окремому розпорядчому документі.
На цьому етапі може бути декілька варіантів розвитку ситуацій.
Почнемо із ситуації, коли в установі не було призначено УО і всю закупівельну діяльність було покладено на ТК. Безумовно, це не найкращий варіант. Але зараз, як не крути, призначити УО все ж таки доведеться. І зробити це необхідно якомога швидше. На нашу думку, найкраща кандидатура — це секретар ТК.
Інша річ, якщо в установі одночасно працювали і ТК, й УО. У такому разі клопоту буде трохи менше, але розпорядчу документацію на таку УО все одно слід оновити.
І майже ідеальний варіант стосується тих установ, де закупівельною діяльністю весь час займалась виключно УО.
Таким установам доведеться лише визначитись: чи буде така УО виконувати ці повноваження й надалі — після 01.01.2022.
Окрім вищезазначених питань, замовник має:
1) визначити, скільки УО потрібно для організації та проведенням закупівель у конкретній установі.
Знайте, що Закон № 922 не обмежує кількість УО, які працюватимуть в установі. А тому керівник установи має право призначити декілька УО, за умови, що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення окремих процедур закупівель.
Така можливість чітко передбачена в ч. 3 ст. 11 Закону № 922. Отже, ви можете визначити достатню кількість УО з урахуванням потреби та обсягів закупівель вашої установи.
До речі, для визначення орієнтовної кількості УО ви можете скористатись онлайн-калькулятором2. Орієнтовний розрахунок проводиться на підставі інформації про публічні закупівлі конкретного замовника.
2 Див. за посиланням: cep.kse.ua.
При цьому варто врахувати, що Закон № 922 покладає на УО чималу кількість функції та обов’язків. Наведемо їх у таблиці.
Основні завдання (функції) УО
| Завдання | Основні функції |
| Планує | • закупівлі та формує річний план закупівель в ЕСЗ; • обирає процедури закупівель. Усі рішення УО оформлює протоколом із зазначенням дати та підпису |
| Організовує та проводить | • процедури закупівель та спрощених закупівель; • може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель, вартість яких не перевищує 50 тис. грн; • визначення переможців процедур закупівель та спрощених закупівель; • попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку |
| Оприлюднює | • в ЕСЗ інформацію, передбачену Законом № 922 |
| Інші завдання | • надсилає до органу оскарження інформацію, документи та матеріали щодо проведення процедур закупівель у разі отримання запиту від органу оскарження; • взаємодіє з органами, що здійснюють контроль у сфері публічних закупівель під час виконання ними своїх функцій відповідно до законодавства; • зберігає відповідні документи з питань публічних закупівель, визначені Законом № 922; • здійснює інші дії, передбачені Законом № 922, трудовим договором (контрактом) або розпорядчим рішенням замовника |
2) оформити або поновити організаційно-розпорядчу документацію щодо призначення та повноважень УО.
Для цього необхідно:
по-перше, оформити наказ про призначення УО (або декількох УО);
по-друге, затвердити положення про УО. Якщо прийнято рішення про призначення кількох УО, у цьому документі варто розподілити обов’язки між ними. Також доцільно відразу прописати порядок заміни УО на час її відсутності.
При розробленні свого положення про УО керуйтеся вимогами ст. 11 Закону № 922 та Примірним положенням3.
3 Примірне положення про уповноважену особу, затверджене наказом Мінекономи від 08.06.2021 № 40.
На затвердження зазначених документів часу у вас зовсім обмаль. Оскільки УО необхідно не тільки прийняти справи від ТК, але й пройти обов’язкове тестування.
УО, яка з 2022 року здійснюватиме закупівельну діяльність вашої установи, в обов’язковому порядку повинна пройти тестування (exam.prozorro.gov.ua/entry). Скласти такий іспит нескладно. Для цього УО необхідно за 60 хвилин відповісти на 50 запитань, обрані випадковим чином. При цьому потрібно надати мінімум 30 правильних відповідей.
На питання можна відповідати послідовно або в довільному порядку. І головне — іспит можна скласти повторно.
Перелік тестових запитань для підтвердження УО рівня володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель затверджено наказом Мінекономіки від 01.11.2021 № 873-214. До речі, у цьому наказі вже підкреслено правильні варіантами відповідей ☺.
4 З переліком запитань ви можете ознайомитись за посиланням та почати готуватись до проходження тестування: me.gov.ua/Documents/Detail?lang=uk-UA&id=50dedb4b-1a74-4473-a1cf-ef37014cd584&title=TestuvanniaUpovnovazhenikhOsib.
Будьте уважними: для проходження тестування УО потрібен електронний підпис. І не важливо, який саме він буде: фізичної особи чи службовий. Головне, щоб він був. Звісно ж, для повноцінного виконання своїх обов’язків УО також не зможе обійтися без електронного підпису. Тож подбати про це заздалегідь.
І знайте! Тестування мають пройти всі УО без винятку. Як «новенькі» УО — призначені наприкінці 2021 року, так і ті, хто займався цими питаннями протягом 2020 — 2021 років та виконуватиме такі обов’язки надалі.
До кінця 2021 року ТК може цілком законно здійснювати закупівельну діяльність. І насамперед це стосується завершення закупівель, розпочатих таким комітетом у 2021 році.
Нагадаємо: процедура закупівлі вважається «закритою» після оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю в ЕСЗ. Тоді як строк дії переважної більшості укладених договорів обмежений бюджетним періодом, який закінчується 31.12.2021.
Тож не дивуйтесь, що список таких незакритих закупівель може бути чималий.
Але не варто відразу впадати у розпач. Маємо для вас альтернативний варіант.
Та спочатку нагадаємо: оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю в ЕСЗ необхідно протягом 20 робочих днів з дня, коли відбулась одна із подій:
• виконання сторонами умов договору про закупівлю;
• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
• розірвання договору про закупівлю.
ЦІННА ПОРАДА
Не чекайте закінчення строку дії договору (31.12.2021), звітуйте про такі закупівлі, орієнтуючись на дату виконання договору
Таким чином, ви зможете оприлюднити звіт про виконання договору до кінця 2021 року. І з цим завданням цілком може впоратися секретар ТК.
Інша річ — договори, які залишаться не виконаними аж до кінця 2021 року. Оприлюднити звіт про виконання таких договорів у секретаря ТК не буде можливості. Бо з нового року ТК припинить свою діяльність. Тому про такі закупівлі доведеться звітувати у 2022 році вже УО. На жаль, іншого виходу немає.
Традиційно наприкінці кожного року ТК займався плануванням закупівель на наступний рік. Чи має право ТК планувати закупівлі на 2022 рік?
Звісно, має. Адже планування закупівель є одним із його прямих обов’язків, виконувати які він повинен до кінця 2021 року.
А ось перекидати такі обов’язки на УО вже у цьому році не доцільно. Оскільки де-юре така особа отримає відповідні повноваження лише з нового року.
Як бачимо, до кінця 2021 року часу залишилось обмаль, але за цей період ТК слід завершити свої закупівельні справи. І саме протягом цього часу вам доведеться знайти надійного кандидата для виконання обов’язків УО та забезпечити передачу їй усіх закупівельних справ.
ВИСНОВКИ
• ТК можуть продовжувати працювати в установі виключно до кінця 2021 року
• Припинення діяльності ТК та передачу його повноважень УО оформіть розпорядчим документом
• Призначена УО повинна пройти тестування до 01.01.2022
• У 2022 році завершити закупівлі, розпочаті ТК, зможе тільки УО