Бібліотечні фонди: як обліковувати та списувати

1. Визначення та класифікація бібліотечних фондів

Почнемо з визначення бібліотечних фондів, наведеного в Законі № 32* та Інструкції № 22**.

* Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 № 32/95-ВР.

** Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Мінкультури і туризму від 03.04.2007 № 22.

Так, під бібліотечним фондом розуміють упорядковане зібрання документів, які зберігають в бібліотеці.

У свою чергу, бібліотека — це інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, який має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів.

Тож уся література, яка надходить до бібліотеки, підлягає зарахуванню до складу бібліотечних фондів. Фонди бібліотеки формують відповідно до значення, складу користувачів та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів. Такими є вимоги ст. 16 Закону № 32.

Вичерпний перелік документів, які відносять до складу бібліотечних фондів, та їх визначення наведено в Інструкції № 22.

Власне, бібліотечний фонд поділяють на такі три групи:

1) друковані видання (книги, брошури, аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові картки, журнальні видання, газетні видання);

2) аудіовізуальні документи (фонодокументи, відеодокументи, кінодокументи, фотодокументи, документи на мікроформах);

3) електронні видання.

Які нормативні документи з обліку бібліотечних фондів стануть у пригоді бухгалтеру? Так, згідно зі ст. 18 Закону № 32 облік, зберігання та використання документів, які містяться у бібліотечних фондах, здійснюють за правилами, затвердженими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури та мистецтв.

Тож насамперед основним нормовказом із цього питання є вищезгадана Інструкція № 22. У цьому документі зібрані основні вимоги щодо порядку обліку бібліотечних фондів. Такі вимоги стосуються бібліотек, що належать до сфери управління Мінкультури, управлінь (відділів) культури ОМС та виконкомів місцевих рад.

А ось для бібліотек закладів освіти таким нормативним підґрунтям є спеціальний документ — Інструкція № 1686*. Саме в цьому документі зібрано єдині вимоги до комплектування та обліку підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах закладів загальної середньої, професійно-технічної, фахової передвищої та вищої освіти державної і комунальної форм власності.

* Інструкція про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I — II рівнів акредитації, затверджена наказом МОН 02.12.2013 № 1686.

Натомість особливості обліку, зберігання та перевірки бібліотечного фонду, ведення та оформлення облікових документів варто прописати в організаційно-розпорядчих документах бібліотеки. Наприклад, це можуть бути: окрема Інструкція про облік бібліотечних фондів бібліотеки, Правила користування бібліотекою, Інструкція про порядок розрахунків користувачів за втрачені (пошкоджені) бібліотечні фонди тощо. Такі документи корисно мати кожній бібліотеці.

2. Надходження бібліотечних фондів

Будь-які книги, документи та інші видання, які надходять до бібліотеки з метою формування бібліотечних фондів, підлягають зарахуванню на субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди».

Придбання за кошти

У бухобліку операції з надходження бібліотечних фондів для бібліотеки слід відображати аналогічно до операцій з придбання інших необоротних матеріальних активів (далі — ІНМА). Тож керуємось загальними правилами зарахування на баланс ІНМА, передбаченими НП(С)БО 121* та Методрекомендаціями з обліку ОЗ. Водночас при цьому слід ураховувати такі особливості:

по-перше, до моменту оприбуткування бібліотечних фондів усі витрати на їх передплату та доставку обліковуємо у складі капітальних інвестицій на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи»;

по-друге, книги, документи та інші видання, придбані для поповнення бібліотечних фондів, оприбутковуємо у загальному порядку за первісною вартістю. Таку вартість визначаємо на підставі первинних документів;

по-третє, видатки на доставку бібліотечних фондів (за наявності) додаємо до їх первісної вартості. Такі правила формування первісної вартості передбачено п. 5 розд. ІІ НП(С)БО 121 і

по-четверте, під час введення в експлуатацію бібліотечних фондів нараховуємо амортизацію в розмірі 50 % від первісної вартості таких активів, а решту 50 % — під час списання з балансу.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202.

Зверніть увагу: видатки на придбання книг, документів та періодичних видань для поповнення фондів бібліотеки слід планувати та здійснювати за КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». Це передбачено п.п. 14 п.п. 3.1.1 Інструкції № 333*.

* Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків, затверджена наказом Мінфіну від 12.02.2012 № 333.

Аналогічним чином відображаємо в бухобліку передплату на газети та журнали для бібліотеки. Детальніше читайте в матеріалі «Передплата періодики для бібліотек: що в бухобліку?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 24).

Благодійна допомога

Бібліотечні фонди, отримані бібліотекою як благодійна допомога, підлягають документальному оформленню та зарахуванню на баланс бібліотеки у загальному порядку.

Пригадаємо ключові правила.

1. Приймає бібліотечні фонди комісія установи. Таку комісію створюють за наказом керівника. До її складу обов’язково включають працівника бухгалтерської служби.

2. Бібліотечні фонди, отримані як благодійна допомога, підлягають оприбуткуванню за справедливою вартістю. Якщо благодійник надав установі документи, які підтверджують вартість переданих фондів на відповідну дату, тоді слід орієнтуватися на вартість, зазначену у цих документах.

3. Факт безоплатного отримання бібліотечних фондів комісія фіксує в Акті приймання-передачі ОЗ, оформленому за типовою формою.

4. У разі отримання благодійної допомоги у вигляді бібліотечних фондів відображаємо збільшення доходів від безоплатно отриманих активів. Для узагальнення інформації про такі доходи застосовуємо субрахунок 7511 «Доходи за необмінними операціями». При цьому, визнаючи доходи від безоплатно отриманих бібліотечних фондів, збільшуємо внесений капітал. Для цього робимо такий обліковий запис: Дт 7511 — Кт 5111. Одночасно відображаємо касові видатки: Дт 2313 — Кт 7511.

5. На суму безоплатно отриманих від благодійника бібліотечних фондів відображаємо доходи спеціального фонду за кодом класифікації 25020100 «Благодійні внески, гранти та дарунки».

Водночас не забувайте на суму таких надходжень:

— внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями;

— подати до Казначейства довідку про надходження в натуральній формі.

6. Бібліотечні фонди, отримані як благодійна допомога, підлягають амортизації у загальному порядку. Тому під час передачі таких фондів в експлуатацію нараховуємо амортизацію в розмірі 50 % від первісної вартості. При цьому робимо запис: Дт 8014, 8114 — Кт 1412. Одночасно відображаємо визнання доходу на суму нарахованої амортизації та зменшення внесеного капіталу: Дт 5111 — Кт 7511.

Централізоване постачання

Бібліотеки можуть отримувати бібліотечні фонди за операціями з внутрівідомчої передачі активів. Підставою для передачі таких активів від однієї установи до іншої є розпорядження головного розпорядника.

Для цілей бухобліку такі операції є різновидом внутрівідомчих розрахунків. Тому установа, яка передає бібліотечні фонди:

— зараховує активи, отримані (придбані) для подальшої передачі, до складу запасів на субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»;

— показує дебіторську заборгованість за внутрішніми розрахунками на вартості переданих бібліотечних фондів (Дт субрахунку 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»);

— зменшує дебіторську заборгованість за внутрішніми розрахунками на вартість переданих бібліотечних фондів. Робить це після введення таких фондів в експлуатацію. При цьому установа, яка передала бібліотечні фонди, робить такий запис: Дт 5411 — Кт 2711.

Водночас бібліотека-отримувач відображає такі операції відповідно до пп. 3.3 — 3.5 Типової кореспонденції*:

— оприбутковує отримані бібліотечні фонди спочатку на субрахунок 1815. Потім відносить їх вартість на незавершені капінвестиції (Дт субрахунку 1312). І тільки після цього під час введення бібліотечних фондів в експлуатацію оприбутковує їх на субрахунок 1112;

— узагальнює інформацію про розрахунки за бібліотечні фонди, отримані за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів»;

— зменшує зобов’язання за внутрішніми розрахунками після введення таких фондів в експлуатацію. При цьому установа-отримувач робить такий запис у бухобліку: Дт 6611 — Кт 5411.

* Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

3. Особливості обліку бібліотечних фондів

Облік бібліотечних фондів здійснює відділ комплектування бібліотеки та бухгалтерська служба бібліотеки. Розглянемо, в чому полягають особливості такого обліку бібліотечних фондів.

Сумарний та індивідуальний облік

Основними одиницями обліку всіх видів документів, включених до бібліотечного фонду (крім газет), є назва і примірник, а для газет — це річний комплект та назва. Облік бібліотечних фондів, який веде відділ комплектування бібліотеки, поділяють на сумарний та індивідуальний.

Так, сумарний облік здійснюють:

— на підставі супровідних документів (рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр, акт і т. ін.);

— в Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду (додатки 1 — 3 до Інструкції № 22). В умовах централізованої бібліотечної системи ведуть загальну Книгу сумарного обліку на весь єдиний фонд та окремі книги обліку на бібліотечні фонди для кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій.

Формою ведення індивідуального обліку є Інвентарна книга (додаток 4 до Інструкції № 22) або інші форми (обліковий каталог, описи тощо) — за вибором бібліотеки.

Такими є загальні вимоги щодо сумарного та індивідуального обліку бібліотечних фондів. А ось особливості обліку окремих видів документів (аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові, журнальні та газетні видання) прописано в пп. 5.1 — 5.7 Інструкції № 22, а форми регістрів для обліку таких документів наведено в додатках 5 — 7 до цієї Інструкції.

Груповий облік

Зі свого боку, бухгалтерська служба за такими об’єктами, як бібліотечні фонди, веде груповий облік. Це чітко прописано в п. 15 розд. ІІІ Методрекомендацій з обліку ОЗ*.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

З метою організації обліку та забезпечення контролю за збереженням бібліотечних фондів бухгалтерська служба відкриває Інвентарні картки групового обліку ОЗ. Типову форму останньої затверджено наказом № 818*. Причому записи до Інвентарних карток здійснюють тільки із зазначенням кількості та загальної вартості отриманих бібліотечних фондів.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

4. Списання бібліотечних фондів

Організаційні моменти. Загальну процедуру списання основних засобів (діла — ОЗ) та ІНМА (в т. ч. й бібліотечних фондів) визначено в Порядку № 1314*. Але в цьому документі немає жодної згадки про бібліотечні фонди. Тому керуватися виключно Порядком № 1314 під час списання бібліотечних фондів недоцільно.

* Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314.

Традиційно списання комунального майна розпорядники здійснюють на підставі місцевого Порядку (положення) списання об’єктів (майна) комунальної власності, затвердженого відповідною місцевою радою.

Тож вирішення цього питання залежить від того, чи може керівник бібліотеки самостійно ухвалювати рішення про списання бібліотечних фондів, чи для цього йому потрібен дозвіл суб’єкта управління. А щоб уникнути помилок, передусім слід звернутися до свого суб’єкта управління майном (головного розпорядника) та узгодити це питання з ним.

Визначимо, у яких випадках бібліотека може списати бібліотечну літературу. Серед основних причин такі:

1) непридатність для подальшого використання, фізична зношеність — зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання читачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації;

2) застарілість за змістом — такими вважаються документи, які втратили свою інформативність і актуальність;

3) пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха;

4) закінчення строку зберігання — списанню після закінчення строку зберігання підлягають періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання, а також видання тимчасового зберігання;

5) втрата користувачами або абонентами — втраченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли під час поштових пересилань;

6) виявлення в результаті інвентаризації як нестача — зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, під час експонування на виставках, а також у результаті переобліку бібліотечного фонду.

Списання бібліотечних фондів за однією із зазначених причин відбувається у загальному порядку.

Так, передусім працівник бібліотеки проводить підготовчу роботу. Для цього здійснюють відбір бібліотечних фондів шляхом суцільного перегляду бібліотечного фонду.

Тоді як безпосередньо списанням бібліотечних фондів займається інвентаризаційна комісія чи постійно діюча комісія зі списання майна. Саме вона встановлює причини списання (наприклад, за фактом непридатності бібліотечних фондів для подальшого використання). При цьому члени комісії ухвалюють рішення щодо кожного документа, ретельно вивчаючи причини списання.

Документальне оформлення. Після перегляду бібліотечної літератури комісія зі списання спочатку складає Описи на вилучення бібліотечних фондів (далі — Опис). Саме в Описах наводять детальну інформацію про документи, які вилучають з бібліотечного фонду: номенклатурний номер, назва і автор книги (видання), кількість, вартість та інші відомості.

Здебільшого бібліотеки застосовують один з варіантів оформлення документів для списання бібліотечних фондів:

1) складають Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду за типовою формою, затвердженою наказом № 818.

Цей Акт застосовують для оформлення списання вилучених з бібліотечного фонду документів, які морально застарілі, фізично зношені, непрофільні, дублетні та втрачені користувачами;

2) складають Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури за типовою формою, наведеною в додатку 4 до Інструкції № 1686.

На відміну від попереднього документа, форма цього Акта не передбачає списання непрофільних, дублетних та втрачених користувачами екземплярів бібліотечної літератури. Причому цю форму використовують установи, на яких поширюється Інструкція № 1686;

3) складають власно розроблені Акти списання бібліотечних фондів, оформлені на підставі типової форми, наведеної в наказі № 818.

Тож під час розроблення організаційно-розпорядчих документів варто передбачити перелік документації на списання бібліотечної літератури із зазначенням форм цих документів. Зазвичай такий Акт складають у двох примірниках. Перший — разом з Описом передають до бухгалтерської служби, а другий — залишають у матеріально відповідальної особи (бібліотекаря).

Після цього в бібліотеці має бути проведена підсумкова робота з документами:

— по-перше, затвердження Акта списання вилучених документів з бібліотечного фонду. Цим питанням займається посадова особа, якій делеговані такі повноваження. Здебільшого це право надано керівнику бібліотеки;

— по-друге, здійснення відповідних записів про списану літературу до відповідних облікових регістрів, а саме, до:

а) Книги сумарного обліку бібліотечного фонду — в частині 2 «Вибуття з фонду» в окремих графах;

б) Інвентарної книги — в окремій графі зазначаємо номер та дату Актів;

в) Інвентарної картки групового обліку ОЗ — зазначаємо інформацію про вибуття бібліотечних фондів, щодо яких застосовували груповий облік.

Облікові питання. Під час списання бібліотечних фондів з балансу керуємось загальними правилами, передбаченими НП(С)БО 121 та Методрекомендаціями з обліку ОЗ:

1. У місяці списання з балансу таких активів нараховуємо решту амортизації — 50 % їх первісної вартості. Цю операцію відображаємо в обліку записом: Дт 8014, 8114 — Кт 1412.

2. Під час списання (вибуття) бібліотечних фондів списуємо їх первісну вартість та суму нарахованої амортизації. Таку операцію показуємо в бухобліку записом: Дт 1412 — Кт 1113.

3. Під час списання бібліотечних фондів зменшуємо суму внесеного капіталу. На підтвердження цього робимо запис: Дт 5111 — Кт 5512.

Виняток стосується лише бібліотечних фондів, отриманих як благодійна допомога. Під час списання таких об’єктів у бухобліку запис Дт 5111 — 5512 НЕ робимо! Детальне пояснення щодо цього ви знайдете в матеріалі «Списання безоплатно отриманих МНМА: показуємо в обліку правильно» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 16).

Якими мають бути подальші дії бібліотеки щодо списаних бібліотечних фондів? Порядок дій має бути таким:

1. Оприбутковуємо макулатуру

Макулатура, яка утворилась внаслідок списання бібліотечних фондів, повинна бути оприбуткована на баланс бібліотеки. Для обліку таких активів можна використовувати один із субрахунків:

— 1518 «Інші виробничі запаси»

або

— 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Вартість такої макулатури визначаємо на рівні справедливої вартості на дату отримання. Цього вимагає п. 6 розд. ІІ НП(С)БО 123*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202.

Для цього потрібно визначити, яку суму грошових коштів може виручити бібліотека на конкретну дату від продажу такої макулатури. При цьому орієнтуватися варто на ринкову вартість такої вторсировини в приймальних пунктах. А займатися цим питанням має комісія установи. Результати такої оцінки фіксуємо в Акті оцінки довільної форми.

2. Визнаємо дохід від реалізації

Під час зарахування на баланс вторинної сировини (макулатури) не забудьте показати на відповідну суму дохід за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів». Такий порядок відображення зазначеної операції передбачено п. 3.12 Типової кореспонденції.

Та будьте уважні: в цій ситуації відображати дохід за субрахунком 7211 доведеться двічі. Перший раз — під час оприбуткування макулатури, отриманої від списання бібліотечних фондів. Та вдруге — коли макулатуру буде реалізовано відповідному суб’єкту господарювання. Це зумовлено тим, що датою визнання доходу від продажу є дата передачі суттєвих ризиків, пов’язаних із контролем над активом. Такими є вимоги п. 2.6 розд. ІІ НП(С)БО 124*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 124 «Доходи», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

3. Подаємо довідку про надходження в натуральній формі + вносимо зміни до кошторису

Також на вартість оприбуткованої макулатури, отриманої від списання бібліотечних фондів, бібліотеці необхідно скласти і подати до органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня місяця. Кошти від реалізації відображаємо за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

На суму фактичних надходжень від реалізації вторсировини вносимо зміни до кошторису за спецфондом. Такі зміни розпорядник вносить на підставі довідки про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки. Цього вимагає абз. 5 п. 49 Порядку № 228*.

* Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

4. Використовуємо отримані кошти

Проте спрямувати такі надходження можна лише на цілі, передбачені ч. 4 ст. 13 БКУ*. Серед них, зокрема:

1) ремонт, модернізація чи придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей;

2) покриття витрат, пов’язаних з організацією збирання і транспортування брухту на приймальні пункти;

3) господарські потреби установи, включаючи оплату комунальних послуг і енергоносіїв.

* Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 № 2456-VI.

5. Нюанси інвентаризації бібліотечних фондів

Бібліотечні фонди, як і будь-яке майно, підлягають інвентаризації з урахуванням вимог Положення № 879*. При цьому основною метою перевірки (інвентаризації) таких активів є встановлення фактичної наявності бібліотечних фондів (книг, брошур, журналів, газет, аудіовізуальних документів і електронних видань тощо), зареєстрованих в облікових формах.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Загальні строки проведення річної інвентаризації різних видів активів та зобов’язань визначено п. 10 розд. I Положення № 879.

Разом з тим Положення № 879 дозволяє інвентаризувати не всі об’єкти одночасно. Для деяких об’єктів передбачено свої строки перевірки й періодичність її проведення. Це стосується й перевірки бібліотечних фондів.

Таким чином, під час інвентаризації бібліотечних фондів слід ураховувати кілька важливих моментів.

По-перше, графік інвентаризації варто розробляти із дотриманням таких строків перевірки:

— щороку — книжкових пам’яток;

— протягом 5 років (з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць) — бібліотечних фондів за обсягом від 100 до 500 тис. одиниць;

— протягом 10 років (з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць) — бібліотечних фондів за обсягом понад 500 тис. одиниць.

Отже, керівник бібліотеки має право самостійно визначити строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів, виходячи насамперед із кількості одиниць бібліотечних фондів.

Рішення про строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів доцільно прописати в Положенні про перевірку бібліотечних фондів бюджетної установи. Відповідно до цього розпорядчого документа в щорічному наказі про проведення річної інвентаризації зазначають, чи підлягають інвентаризації в поточному році такі об’єкти обліку, як бібліотечні фонди.

По-друге, залежно від умов роботи бібліотеки, місця розташування та обсягу її фонду застосовують три основні способи перевірки (інвентаризації):

— звірка з документами індивідуального обліку (обсяг фонду до 10 тис. примірників);

— перевірка за допомогою спеціальних талонів (обсяг фонду перевищує 10 тис. примірників);

— перевірка за топографічним каталогом — індикатором (обсяг фонду перевищує 200 тис. примірників).

Звісно, під час вибору способу проведення перевірки бібліотечного фонду кожна бібліотека спирається на конкретні умови діяльності та обов’язково звіряє дані Інвентарної книги бібліотечного фонду та дані бухгалтерського обліку з наявними бібліотечними фондами.

По-третє, під час інвентаризації бібліотечних фондів слід звернути увагу на:

— виявлення помилок, допущених під час шифрування документів, розстановки фонду,

— оформлення видачі документів користувачам;

— наявність заборгованості користувачів перед бібліотекою;

— виявлення дублетних документів та документів, що не відповідають профілю комплектування, а також документів, що потребують ремонту, тощо.

У процесі звіряння фактичної наявності бібліотечних фондів з даними, зазначеними в облікових регістрах (інвентарних книгах), інвентаризаційна комісія формує списки відсутніх документів. Також визначається кількість книг, що підлягають вилученню з бібліотеки у зв’язку зі зношеністю та застаріванням.

І по-четверте, слід пам’ятати про особливості оформлення результатів інвентаризації бібліотечних фондів, передбачені п. 1.11 розд. III Положення № 879 (ср. ).

Так, результати такої перевірки оформляють груповими інвентаризаційними описами. Однак затверджені наказом № 572* форми інвентаризаційних описів у цьому разі застосовувати недоцільно.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

Адже під час інвентаризації бібліотечного фонду неможливо порівняти фактичну наявність з даними бухобліку, оскільки бухгалтерська служба веде груповий облік таких об’єктів. Відповідно відобразити результати перевірки кожного об’єкта обліку в типових формах інвентарних описів не вийде.

З огляду на це, результати перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду здебільшого відображають в Акті перевірки бібліотечного фонду. Такий акт бібліотека складає в довільній формі. У ньому, як правило, зазначають таку інформацію:

— склад інвентаризаційної комісії;

— період, за який проводиться інвентаризація;

— кількість бібліотечних фондів, що підлягають перевірці;

— кількість фактично перевірених документів;

— кількість книг, виданих читачам (список додають до акта);

— кількість книг, що підлягають вилученню з бібліотечного фонду (список додають до акта);

— кількість документів, відсутніх з невідомих причин (список додають до акта).

Після закінчення інвентаризації оформлені акти здають до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення результатів інвентаризації в обліку. Інвентаризаційна комісія розглядає пояснення, отримані від осіб, які допустили нестачу документів, а також інші пояснення щодо порушень та недоліків у роботі, виявлених під час перевірки.

Після цього комісія ухвалює рішення щодо врегулювання розбіжностей між фактичною наявністю документів та даними обліку фонду (за їх наявності).

Свої висновки та пропозиції стосовно правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану його обліку та порядку видачі літератури комісія зазначає в протоколі. Також у протоколі наводять докладні дані про причини виявлених розбіжностей та осіб, винних у нестачах чи надлишках, втратах, а також зазначають, які заходи вжито до винних осіб.

За результатами перевірки керівник установи видає наказ щодо вжиття заходів для усунення виявлених під час інвентаризації недоліків та поліпшення збереження бібліотечного фонду.