Закордонне відрядження: сторона, що приймає, бере на себе всі витрати

Обов’язковість наказу про відрядження

Насамперед пригадаємо, що таке відрядження.

Згідно з п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59* службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, які підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Направлення працівника у відрядження здійснює керівник установи або його заступник і оформлює це наказом (розпорядженням).

У цьому розпорядчому документі має бути зазначено (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59):

— мету виїзду;

— завдання (за потреби);

— пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);

— строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі або за наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх установлення керівником, тощо).

І, звісно, у наказі має бути зазначено, що працівника направлено саме у відрядження, так, як це є фактично, а не на курси підвищення кваліфікації.

У разі направлення працівника у службове відрядження за кордон за запрошенням до наказу слід додати копію такого запрошення з перекладом та за наявності програми заходів.

Чи відшкодовувати добові?

А тепер з’ясуємо, чи повинен у такому разі роботодавець виплачувати відрядженому працівникові добові?

Порядок відшкодування витрат на відрядження визначено Інструкцією № 59.

Добові витрати є окремим видом витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження. Добові витрати відшкодовують в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Конкретні суми добових для різних країн затверджено постановою № 98*.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Суму добових визначають згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються (п. 16.1 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Також нагадаємо: за наявності харчування сума добових зменшується.

Так, якщо працівник, відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, які стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовують в розмірах, визначених у відсотках до сум добових витрат згідно з додатком 1 до постанови № 98.

Якщо сторона, яка приймає, надає працівнику безкоштовне харчування, сума добових становить:

— 80 % — за умови одноразового харчування;

— 55 % — у разі дворазового харчування;

— 35 % — у разі триразового харчування.

А якщо сторона, яка приймає, оплачує всі основні витрати у закордонному відрядженні, чи має бюджетна установа платити відрядженому працівникові добові?

Відповідь на це запитання знаходимо у п. 16.7 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Зокрема, якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, зменшує виплату йому добових витрат на суму додатково наданих коштів.

Отже, якщо сторона, що приймає, покрила суму добових, визначену постановою № 98, то бюджетна установа, яка направляє працівника у закордонне відрядження, добові такому працівникові не виплачує.

Чи потрібно складати Звіт про відрядження?

Відповідно до п. 17 Інструкції № 59 працівник подає Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

До речі, про строки подання Звіту під час закордонного відрядження читайте у матеріалі «Відрядження за кордон: коли звітувати?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 28.

Утім, цей Звіт працівник подає лише тоді, коли йому видавався аванс або він здійснював витрати власними коштами, які підлягають відшкодуванню. Якщо ж абсолютно всі витрати (на проїзд, проживання, добові, страхування тощо), пов’язані з відрядженням, покриває сторона, котра приймає, і бюджетні кошти витрачені не були, підстав для складання Звіту немає.

Але все одно потрібно оформити:

1) наказ про відрядження — підтвердження, що поїздка є службовою;

2) технічне завдання та запрошення — як обґрунтування зв’язку поїздки з діяльністю установи;

3) документ про результати (довідка, сертифікат, звітна записка від працівника тощо) — підтвердження виконання мети відрядження.