«Загубився» працівник ФОП: що робити?

Звільнити працівника за його відсутності не дуже просто. Існує ризик того, що через деякий час такий працівник може з’явитися і не погодитися зі своїм звільненням, подавши скаргу до інспекції з праці.

Більше того, траплялися випадки, коли справа доходила до суду. А суд, як правило, захищає інтереси працівників та поновлює їх на роботі. У цьому випадку ФОП доведеться виплатити поновленому працівникові середню зарплату за весь період його відсутності на роботі. Отже, до оформлення звільнення потрібно підійти дуже серйозно.

Розглянемо дві можливі ситуації.

Ситуація 1. ФОП упевнений, що працівник не піде скаржитися до інспекції з праці або прокуратури.

Тоді достатньо надіслати працівникові письмове повідомлення про намір розірвати з ним трудовий договір. У такому повідомленні потрібно вказати дату розірвання договору і дату звернення до центру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації, а також нагадати про те, що працівник має отримати остаточний розрахунок у день звільнення. Зразок такого повідомлення наводимо нижче.

Повідомлення потрібно відправити рекомендованим листом із повідомленням про вручення. Це допоможе довести, що ФОП намагалася викликати працівника на робоче місце.

У цьому випадку доведеться діяти «жорсткіше» і скласти акт про встановлення факту відсутності працівника на робочому місці. Це дозволить звільнити працівника за прогули на підставі п. 4 ст. 40 КЗпП.

Акт складають у довільній формі. Наведемо його приблизний зразок на с. 40.

Якщо ФОП веде табель обліку робочого часу, то в ньому теж потрібно відобразити факт відсутності працівника на робочому місці: наприклад, поставити код «ПР» (цифровий код «24») — прогули.

Разом з актом табель стане ще одним доказом правоти ФОП у випадку, якщо працівник поскаржиться до інспекції з праці (прокуратури) або якщо спір розглядатиметься судом.

Далі за аналогією із ситуацією 1 необхідно відправити працівникові письмове повідомлення рекомендованим листом із повідомленням про вручення. Зміст повідомлення буде дещо іншим:

Звичайно, надсилання такого повідомлення не означає, що працівника обов’язково буде звільнено за прогул. Можливо, працівник після отримання повідомлення прийде на роботу і ви домовитеся — наприклад, звільните його за угодою сторін, а повідомлення просто порвете. А щоб не виникало жодних проблем у майбутньому, оформіть заяву на відпустку «за свій рахунок».

Пам’ятайте! Відпустку «за свій рахунок» за сімейними обставинами та з інших причин можна надати працівнику на строк не більше 15  календарних днів на рік (ст. 26 Закону про відпустки).

Ну, ось ми й підійшли до наступного важливого кроку — проведення остаточного розрахунку з працівником, який звільняється.

Остаточний розрахунок

У день звільнення ФОП має провести остаточний розрахунок з працівником: виплатити належну йому зарплату за час, відпрацьований у місяці звільнення, а також компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей (або стягти надміру виплачені відпускні).

Важливо! У місяці звільнення до зарплати працівника застосовують ПСП за умови, що не перевищено граничний розмір доходу, який дає на неї право (у 2014 році граничний дохід для «загальної» ПСП становить 1710 грн.).

Не забудьте також провести перерахунок ПДФО. У цьому вам допоможе стаття «Річний пере­рахунок ПДФО: згадуємо правила гри» // «БТ», 2013, № 50, с. 15.

Докладніше про оподаткування виплат найманим працівникам при звільненні див. у «БТ», 2012, № 45, с. 19. Шпаргалку щодо виплат працівникам ви легко знайдете у «БТ», 2014, № 20, с. 15.

Також пам’ятайте, що компенсація за невикористану відпустку сьогодні обкладається військовим збором (докладніше про це читайте у «БТ», 2014, № 34, с. 44).

Зверніть увагу! Не звільненого належним чином працівника трудове законодавство вважає повноцінним працівником.

А тому до дня звільнення йому потрібно нараховувати й виплачувати зарплату. Виняток — дні відпустки «за свій рахунок» та дні, на які оформлено акт про встановлення факту відсутності працівника на робочому місці.

Так, щоб не оплачувати працівникові ті дні, коли він не працював (погодьтеся, це було б нелогічно), ФОП має своєчасно потурбуватися про документальне підтвердження відсутності працівника на роботі та його звільнення.

Для цього потрібно або надіслати повідомлення (як у ситуації 1), або скласти акт про встановлення факту відсутності працівника на робочому місці (як у ситуації 2) і, знову-таки, відправити повідомлення про звільнення.

Але, припустимо, ФОП відправив працівникові повідомлення про звільнення з проханням прийти та отримати остаточний розраху­нок. Однак працівник за грошима не з’явився. Що робити з цими сумами та як довго їх зберігати?

Подібні запитання наші читачі ставили й на вебінарі (див. «БТ», 2014, № 32, с. 40). У межах цієї статті ми тільки нагадаємо, що ст. 116 КЗпП зобов’язує розрахуватися з працівником у день звільнення. Якщо з будь-яких причин працівник не з’явився за розрахун­ком (а зарплату ви виплачуєте готівкою), то належну йому суму потрібно депонувати (перерахувати до банку). Відмітку про депонування проставляють у розрахунково-платіжній відомості на видачу зарплати.

Увага! При знятті з поточного рахунка в банку грошових коштів для виплати належних звільненому працівнику сум ФОП має сплатити до бюджету ПДФО та ЄСВ, а із сум, нарахованих після 03.08.14 р., — ще й військовий збір (строки сплати військового збору ви знайдете у статті «Військовий збір: «розвідка боєм» // «БТ», 2014, № 32, с. 14. Також вас зацікавить стаття про відповідальність за несплату ВЗ — «Військовий збір: «відповідальне» питання» // «БТ», 2014, № 33, с. 27).

Списувати ці суми у жодному випадку не можна, оскільки строк позовної давності до зарплати не застосовується (ч. 2 ст. 233 КЗпП).

Тому ФОП нічого не залишається, як чекати, коли працівник, який «загубився», з’явиться та попросить провести з ним остаточний розрахунок. Виплатити працівникові депоновану зарплату ФОП зобов’язаний не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Позицію судів з питань проведення остаточного розрахунку зі звільненими працівниками ви знайдете у «БТ», 2013, № 38, с. 7, № 43, с. 8.

Знімаємо трудовий договір з реєстрації в центрі зайнятості

Отже, ФОП надіслав працівникові поштою рекомендованим листом із повідомленням про вручення повідомлення про намір розірвати трудовий договір із зазначенням дати такого розірвання, а також про необхідність отримати остаточний розрахунок.

У результаті у ФОП є докази того, що працівника повідомлено про те, що він має прийти до цент­ру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації.

Також у ФОП є платіжна відомість із відміткою про депонування зарплати звільненого працівника.

Тепер можна звертатися до центру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації без присутності звільненого працівника.

Зауважте! Порядок № 260 не встановлює строку, в який потрібно зняти трудовий договір з реєстрації. Вважаємо, що це можна зробити в будь-який момент після звільнення працівника, у тому числі після закінчення місяця чи більше. Для цього згідно з абз. 2 п. 9 Порядку № 260 потрібно подати до центру зайнятості:

1) примірник трудового договору;

2) заяву про зняття трудового договору з реєстрації. У ній зазначають дату звільнення працівника та підставу розірвання трудового договору з посиланням на норму КЗпП (наприклад, для звільнення за прогули підставою є п. 4 ст. 40 КЗпП);

3) копії документів, що підтверджують:

— відправлення працівникові повідомлення про намір розірвати з ним трудовий договір (рекомендованим листом із повідомленням про вручення). Якщо вручити пош­тове відправлення неможливо, подають копії документів, які це підтверджують;

— проведення передбаченого законодавством розрахунку з працівником або копію платіжної відомості із зазначенням суми депонованої зарплати.

Відповідальна особа центру зайнятості знімає трудовий договір з реєстрації протягом 3 робочих днів та повідомляє про це працівника.

Працівник, який був відсутній під час зняття трудового договору з реєстрації, згодом може звернутися до центру зайнятості для проставляння в його примірнику трудового договору відмітки про зняття такого договору з реєстрації.

Цю відмітку відповідальна особа центру зайнятості проставляє протягом 3 робочих днів від дня звернення працівника (п. 12 Порядку № 260).

Уносимо запис до трудової книжки

Після зняття трудового договору з реєстрації ФОП виконує запис про це у трудовій книжці працівника. Запис засвідчується підписом працівника центру зайнятості та печаткою.

Наводимо зразок заповнення трудової книжки.

Висновки

• Щоб не оплачувати працівникові ті дні, коли він не працював, ФОП потрібно своєчасно потурбуватися про документальне підтвердження відсутності працівника на роботі та його звільнення.

• Якщо ви хочете звільнити працівника, який «загубився», відправте йому повідомлення про намір розірвати трудовий договір.

• Якщо з будь-яких причин працівник не з’явився за розрахунком (а зарплату ви виплачуєте готівкою), то належну йому суму потрібно депонувати (перерахувати до банку).

• При знятті з поточного рахунка в банку грошових коштів для виплати належних звільненому працівникові сум ФОП має сплатити до бюджету ПДФО та ЄСВ, а із сум, нарахованих після 03.08.14 р., — ще й військовий збір.

• Зверніться до центру зайнятості для зняття трудового договору з реєстрації без присутності звільненого працівника.

• Після зняття трудового договору з реєстрації ФОП виконує запис про це у трудовій книжці працівника. Запис засвідчується підписом працівника центру зайнятості та печаткою.

Документи статті

Закон про відпустки —Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Порядок № 260 — Порядок реєстрації трудового договору між працівником та фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджений наказом Мінсоцполітики України від 08.06.01 р. № 260.