Оформляємо договір
Оформляючи договір оренди з фізособою, необхідно звернути увагу на два ключові моменти:
1. Договір найму транспортного засобу (далі — ТЗ) необхідно укладати виключно у письмовій формі (ст. 799 ЦКУ).
2. Договір найму ТЗ за участі фізособи обов’язково підлягає посвідченню у нотаріуса.
Увага! Другий пункт — це особливість укладення договору оренди зі звичайною фізособою (не ФОП). Якщо ж ви берете в оренду автомобіль у підприємця, то посвідчувати договір у нотаріуса не обов’язково (лист ВГСУ від 22.01.13 р. № 01-06/85/2013, постанова пленуму ВГСУ від 29.05.13 р. № 11). Адже в такому разі обидві сторони угоди виступатимуть як суб’єкти господарювання. При цьому якщо ви все ж захочете його нотаріально посвідчити, це буде цілком законним (ч. 4 ст. 639 ЦКУ). За умови, що цю вимогу буде прописано в самому договорі.
Попереджаємо: відсутність нотаріального посвідчення робить договір нікчемним (ч. 1 ст. 220 ЦКУ). А це для орендаря означає втрачання права на включення до витрат затрат, понесених за договором.
І майте на увазі: для визнання договору нікчемним рішення суду може бути й непотрібним (ч. 2 ст. 215 ЦКУ). Для цього податківцям достатньо під час перевірки послатися на нікчемність правочину згідно з ч. 1 ст. 220 ЦКУ.
Якщо ви лише сьогодні виявили свою помилку та при цьому податкової перевірки ще не було, ситуацію можна виправити. Для цього потрібно звернутися до суду з вимогою визнати укладений договір дійсним (ч. 2 ст. 220 ЦКУ). Після того як суд прийме рішення на вашу користь, посвідчувати договір у нотаріуса вже не потрібно.
Під час складання договору пропишіть взаємні права та обов’язки сторін з урахуванням вимог ЦКУ. У ньому вам необхідно:
1. Установити розмір орендної плати та періодичність її нарахування.
Якщо розмір орендної плати за користування авто ви не пропишете в договорі, її доведеться визначати з урахуванням споживчих властивостей речі та інших обставин (ч. 1 ст. 762 ЦКУ). Тому обов’язково вказуйте конкретний розмір плати, бажано у грошовому еквіваленті.
Будь-яких обмежень для розміру оплати законодавством не встановлено, тому ви можете прописати в договорі будь-яку суму. Протягом строку дії договору ви її можете переглядати залежно від обставин, що склалися, і індексувати (ч. 3 ст. 762 ПКУ).
Що стосується періодичності оплати, то вона може бути будь-якою (на розсуд сторін): один раз на місяць (до чи після закінчення місяця використання), раз на квартал і навіть півріччя.
Оплату можна здійснювати і кілька разів на місяць. Наприклад, один платіж провести в середині місяця як передоплату, а другий — після підписання акта наданих послуг наприкінці місяця. При цьому датою нарахування орендної плати буде дата, зазначена в акті наданих послуг.
Якщо ж ви зовсім залишите це поза увагою та не пропишете цей момент в договорі, тоді плату за оренду авто ви повинні вносити щомісяця (ч. 5 ст. 762 ЦКУ).
2. Визначити сторону, на яку покладається обов’язок з проведення ремонту.
Згідно зі ст. 776 і ст. 801 ЦКУ поточний ремонт речі, переданої в оренду, проводиться орендарем і за його рахунок. На його совісті і витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу (наприклад, витрати на ПММ), у тому числі сплата податків та інших платежів (ч. 2 ст. 801 ЦКУ).
А ось проведення капітального ремонту є обов’язком орендодавця (якщо інше не встановлене договором чи законом).
Не завадить застерегти і можливість технічного переобладнання авто.
3. Вказати порядок та строки приймання-передачі авто орендодавцем орендарю та навпаки.
4. Установити відповідальність сторін.
5. Застерегти можливість передачі авто орендарем в суборенду.
6. Вирішити питання страхування авто (тобто страхування самого автомобіля та страхування цивільно-правової відповідальності перед третіми особами). Про це ми поговоримо окремо в наступному розділі.
7. Прописати умови припинення договору оренди автомобіля тощо.
Увага! Орієнтуватися на ГКУ і прописувати в договорі оренди всі його істотні умови, передбачені Кодексом, не потрібно, оскільки вони є обов’язковими для договорів оренди, сторонами яких виступають виключно суб’єкти господарювання. Якщо ж одна сторона — звичайна фізособа, а друга — суб’єкт господарювання, то від вимог ГКУ при складанні договору можна відступити.
Після підписання договору настає час передати об’єкт майна в користування орендарю. Оформити таку операцію нам допоможе Акт приймання-передачі автомобіля, складений у довільній формі.
Страхування
Страхування ТЗ. Згідно з ч. 1 ст. 802 ЦКУ страхувати орендоване авто зобов’язаний орендодавець. Причому якщо він це зробив до укладення договору найму, договір страхування діятиме і після надання авто в найм.
Водночас майте на увазі, що:
• страхування наземного ТЗ належить до добровільних видів страхування (ст. 7 Закону про страхування);
• ч. 2 ст. 771 ЦКУ передбачає також можливість перекласти ці повноваження на орендаря.
Тому застрахувати ТЗ може й орендар. Головне, щоб така умова була прописана в договорі.
«Автоцивілка». А це вже обов’язковий вид страхування (п. 9 ст. 7 Закону про страхування). Тим більше що керування ТЗ особою, яка не має при собі або не пред’явила для перевірки поліс (договір) обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних ТЗ, загрожує накладенням штрафу в розмірі від 425 до 850 грн. (ст. 126 КпАП).
Тому орендарю він просто необхідний. А отже, саме ви нестимете такі витрати. Адже серед власників наземних ТЗ, на яких покладено обов’язок страхування цивільно-правової відповідальності, згадуються й орендарі (п. 1.6 Закону № 1961).
Нюанс. Якщо орендодавець раніше вже уклав зі страховою компанією договір, то орендарю страхувати свою відповідальність додатково не потрібно: договір страхування зберігає силу і в разі передачі майна в оренду (ч. 1 ст. 771 ЦКУ).
Чи потрібні подорожні листи?
Відразу зауважимо, що оформляти подорожні листи для обліку роботи автомобілів (як орендованих, так і власних) чи ні, ви можете вирішити самі.
Причина в тому, що наявність подорожнього листа у водія та пред’явлення його представникам органів внутрішніх справ стали необов’язковими ще у 2011 році. Між тим ще тривалий час форму подорожнього листа (типова форма № 3), затверджену наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 7, використовували для первинного обліку роботи авто.
Адже вона дозволяє правильно розрахувати та списати ПММ на роботу автомобіля. Крім того, цей документ був підставою для включення вартості витрачених ПММ до витрат.
Однак у 2013 році навіть ця типова форма втратила свій статус у зв’язку з набуттям чинності наказом Держкомстату від 19.03.13 р. № 95. При цьому відмовитися від подорожніх листів підприємства так і не змогли (із зазначених вище причин).
Сьогодні суб’єкти господарювання можуть застосовувати самостійно розроблені бланки подорожніх листів. Однак за умови, що вони міститимуть обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм, передбачені п. 2.7 Положення № 88 (лист Мінінфраструктури від 23.04.13 р. № 4492/25/10-13).
Реєстраційний талон
Відразу зауважимо, що оформлення реєстраційного талона для керування орендованим авто є необов’язковим.
Адже на сьогодні до документів, які повинен мати при собі водій, він не належить (п. 2.2 розд. 2 Правил дорожнього руху).
Водночас якщо сторони договору виявили бажання оформити такий талон, їм ніхто не має права перешкодити. У цьому випадку ДАІ за зверненням (заявою) власника видає тимчасовий реєстраційний талон на строк, зазначений у заяві або документах, що підтверджують право користування і (або) розпорядження транспортним засобом.
Увага! Такий тимчасовий талон буде дійсний лише за наявності реєстраційного документа на машину (техпаспорта).
Звичайно, зацікавлений в оформленні тимчасового реєстраційного талона буде, перш за все, орендодавець. Оскільки в разі аварії цей документ допоможе довести непричетність власника до вчинених правопорушень і допоможе притягти до відповідальності саме ту особу, яка експлуатувала ТЗ.
Для орендаря ж до 01.01.15 р. тимчасовий реєстраційний талон був підтвердженням здійснення операції з оренди ТЗ для формування податкових витрат (категорія 502.07.01 ЗІР ДФСУ; втратила чинність 01.01.15 р.). І хоча на сьогодні концепція обкладення податком на прибуток змінилася, а офіційних роз’яснень від податківців ще не надходило, вважаємо, що оформлення цього документа не завадить.
Оподаткування
Податок на прибуток. Нагадаємо, що з 01.01.15 р. кардинально змінився об’єкт обкладення податком на прибуток. Тепер це фінансовий результат, що визначається за даними бухобліку з урахуванням податкових різниць (п.п. 134.1.1 ПКУ). Відповідно в обліку орендних операцій необхідно дотримуватися виключно правил бухобліку.
Якщо орендований автомобіль використовується для виробництва певного товару або послуги, то орендну плату включаємо до собівартості таких об’єктів обліку. Витрати, які не можна прямо пов’язати з доходом певного періоду, відображають у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (п. 7 П(С)БО 16 «Витрати»).
Якщо орендна плата нараховується та виплачується раз на квартал, то її суму потрібно розподілити між витратами 3 місяців кварталу (п. 8 П(С)БО 16).
ПДВ. Фізособа-орендодавець апріорі не може бути платником ПДВ. Отже, вона не випише вам ПН, а підприємство не зможе сформувати податковий кредит (п.п. 198.6 ПКУ).
ПДФО. Якщо орендодавець є звичайною фізособою, із суми орендної плати вам потрібно утримати ПДФО ( п.п. 164.2.2 ПКУ), оскільки в цьому випадку підприємство виступає як податковий агент.
Для цього використовуємо звичайну ставку 15 % (20 %) (п. 167.1 ПКУ). ПДФО перераховуємо до бюджету безпосередньо під час виплати доходу.
Увага! Якщо орендну плату ви виплачуєте готівкою з каси, ПДФО сплатите до бюджету протягом банківського дня, наступного за днем виплати (п.п. 168.1.4 ПКУ).
У формі № 1ДФ дохід фізособи відобразіть з ознакою доходу «102».
ЄСВ. Із суми орендної плати справляти та нараховувати ЄСВ не потрібно. Причина в тому, що орендну плату не можна віднести до винагород за надані послуги за ЦП-договором. Адже оренда вважається послугою лише для цілей оподаткування. А ЄСВ до цієї системи не належить. Відповідно і орендна плата до переліку об’єктів обкладення ЄСВ не потрапить.
ВЗ. Нагадаємо, що з 01.01.15 р. об’єктом обкладення ВЗ є доходи, визначені згідно зі ст. 163 ПКУ (п.п. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Тому із зазначеної дати до їх переліку потрапляють, у тому числі:
• суми винагород та інших виплат, нарахованих (виплачених) платнику податку згідно з умовами ЦП-договору (п.п. 164.2.2 ПКУ);
• дохід від надання майна в лізинг, оренду або суборенду (п.п. 164.2.5 ПКУ). Про це говорять і податківці в категорії 132.02 ЗІР ДФСУ.
Таким чином, суму орендної плати, яку підприємство має намір виплачувати фізособі згідно з договором оренди, слід обкладати ВЗ на загальних підставах (детальніше див. у «БТ», 2015, № 4, с. 11).
Документи та скорочення статті
Закон про страхування — Закон України «Про страхування» від 07.03.96 р. № 85/96-ВР.
Закон № 1961 — Закон України «Про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів» від 01.07.04 р. № 1961-IV.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.
Правила дорожнього руху — Правила дорожнього руху, затверджені постановою КМУ від 10.10.01 р. № 1306.
ТЗ — транспортний засіб.