Механізм заповнення реквізитів і граф Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ описаний у розд. III Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (далі — Порядок № 4).
Керуючись ним, податковий агент у табличній частині розділу I Податкового розрахунку вказує щодо кожної фізичної особи у гр. 3а і 4а суми нарахованих у місяцях звітного кварталу доходів і ПДФО відповідно.
У гр. 3 слід відобразити суму фактично виплачених у звітному кварталі доходів фізособам. Причому якщо дохід у вигляді зарплати виплачується у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то він також відображається як виплачений у гр. 3 ф. № 1ДФ за той квартал, до якого належить місяць нарахування зарплати. Під установленими строками слід розуміти строки виплати зарплати, зазначені у ст. 115 КЗпП.
У разі своєчасної виплати зарплати порядки заповнення гр. 4 і гр. 3 є ідентичними. Таким чином, сума перерахованого податку на доходи (гр. 4) дорівнюватиме сумі нарахованого податку (гр. 4а).
При формуванні рядка з військовим збором у розділі II Податкового розрахунку необхідно застосовувати правила, аналогічні до наведених вище.
Отже, у разі повної та своєчасної (у встановлені строки) виплати зарплати збігатимуться:
• значення гр. 3а і 3, а також значення гр. 4а і 4 розділу I Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ;
• значення граф «Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)» і «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)», а також значення граф «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» «нарахованого», «перерахованого» рядка «Військовий збір» розділу II ф. № 1ДФ.
Якщо зарплата виплачується несвоєчасно або виплачується інший, ніж зарплата, дохід, інформацію про їх нарахування (виплату) і нарахування (виплату) ПДФО відображайте у ф. № 1ДФ за фактом.
Таким чином, якщо зарплата, нарахована в 4 кварталі 2014 року, була виплачена:
• своєчасно в установлені строки, то сума такої зарплати, а також ПДФО та ВЗ, сплачені до бюджету при її виплаті в січні 2015 року, до рядків Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ за 1 квартал 2015 року потрапити не повинні;
• несвоєчасно, то суму виплаченого доходу слід відобразити у гр. 3 розділу I і у графі «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)» рядка «Військовий збір» розділу II ф. № 1ДФ за той звітний квартал, в якому відбулася виплата зарплати (у нашому випадку — у Податковому розрахунку за 1 квартал 2015 року). Аналогічно відображаються ПДФО (гр. 4 розділу I) і ВЗ (графа «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» «перерахованого» рядка «Військовий збір» розділу II ф. № 1ДФ).
Зокрема, у розділі II ф. № 1ДФ за 1 квартал 2015 року потрібно відобразити суму перерахованого ВЗ, який був утриманий із зарплати за грудень 2014 року.