Здавалося б, ну що може бути незрозумілого в заповненні Табеля обліку використання робочого часу (далі — Табель)?! Сиди собі, проставляй відпрацьовані працівником години в клітинках. Але (!) узяв ручку, поклав Табель перед собою… і запитання посипалися як з рогу достатку. Де ж шукати на них відповіді? У наведеній нижче таблиці!
| Запитання | Відповідь |
| Хто зобов’язаний вести Табель? | Усі юрособи, незалежно від кількості працівників (п. 1 наказу № 489*). Також рекомендуємо вести Табель підприємцям |
| Де шукати його форму? | Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом № 489. Вона має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Важливо! За необхідності ви можете доповнити цю форму іншими показниками з урахуванням специфіки діяльності підприємства |
| На кого ведуть Табель? | Табель ведеться на всіх працівників, з якими укладено трудові договори. Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер. У разі звільнення (або переведення) працівника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому працівникові і повинен залишатися вільним не менше трьох років. На кожного працівника в Табелі, як правило, заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні сумісники. На них у Табелі будуть заповнені два рядки: в одному зазначається час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом. Важливо! Не вказуйте в Табелі осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами. Їм там не місце! Інакше при перевірці контролери будуть наполягати, що в цьому випадку мали місце бути не цивільно-правові, а трудові відносини |
| Навіщо в Табелі на кожен день відведені дві комірки? | Усе просто: за кожним днем місяця ви в одній комірці проставляєте умовне позначення видів витрат робочого часу, у другій — кількість годин. До речі, умовні позначення відпрацьованого часу (буквене і цифрове) представлені на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5. Причому при заповненні Табеля підприємство може використати або буквений, або цифровий код |
| Скільки раз на місяць потрібно заповнювати Табель? | Табель потрібно заповнювати щодня! Саме тоді у вас буде забезпечений достовірний облік робочого часу. Наприкінці місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Заповнений Табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу, а також працівником кадрової служби і передається в бухгалтерію для нарахування зарплати за відпрацьований місяць |
| Чи потрібно заповнювати окремий Табель на аванс? | Дійсно, для того щоб розрахувати суму авансу, бухгалтерові потрібний заповнений Табель за першу половину місяця (з 1-го по 15-ше число включно). Яким чином він до нього потрапить — внутрішня справа кожного підприємства. Наприклад, відділ кадрів може передавати в бухгалтерію заповнений Табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го. Ще один варіант — завірена копія Табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок. Можна й окремі табелі формувати за першу, другу половини місяця, а потім ще і зведений. Загалом, усе у ваших руках! Головне — зафіксуйте порядок передачі Табеля на аванс у внутрішніх документах, щоб механізм «відділ кадрів — бухгалтерія» працював як годинник |
| Як табелювати вихідні дні працівника? | Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку), а також святкових і неробочих днів. Тому в полях навпроти таких днів можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими. Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» (06) |
| Як відобразити в Табелі роботу на умовах неповного робочого часу? | Дуже просто! За допомогою коду «РС» (02). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу. Причому зверніть увагу: якщо режим неповного робочого часу встановлений за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП), то неявки у зв’язку з роботою в такому режимі позначають кодом «НД» (20) |
| Чи відображати в Табелі скорочення робочого часу на 1 годину в передсвятковий день? | Напередодні святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП) тривалість роботи співробітників з повним робочим часом скорочується на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні. Це скорочення обов’язково слід відобразити в Табелі. Інакше інспектори праці можуть наполягати на тому, що в такі дні працівники працювали понаднормово |
| Працівник іде в щорічну основну відпустку. Як це відобразити в Табелі? | Для цих цілей передбачений код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але і вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. Адже відпускні нараховують за календарні дні. А ось святкові і неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими |
| Як відобразити дні відрядження в Табелі? | Оплата періоду відрядження робиться за всі робочі дні за графіком того підприємства, яке направило працівника у відрядження. Із цього виходить, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином: у верхньому рядку вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження, у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07). День відрядження, що припадає на вихідний, відображають таким чином: у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою, у нижній — «ВД» (07). Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином: у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин, у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження) |
| Як бути, якщо на момент закриття Табеля причину відсутності працівника на роботі не встановлено? | Якщо на момент заповнення Табеля немає документів, що вказують на причину відсутності працівника на робочому місці, в Табелі роблять позначку про неявку з нез’ясованих причин («НЗ» (28)). Після надання зазначених документів табельник повинен буде внести відповідні зміни в Табель |