Квиток на потяг: як і що компенсуємо?

Здавалося б, що може бути простіше?!

Виплатити підзвітнику усю суму згідно з його залізничним квитком (показник «ВАРТ») плюс добові та інші підтверджені належним чином витрати, не замислюючись про утримання ПДФО і ВЗ, та й годі…

Виявляється, не усе так просто. Передусім покопаємося в залізничній нормативці.

Які суми зашифровані у квитку?

Складові «вартості проїзного документа» визначені в п. 10.2 Правил № 1196*, згідно з яким у показник «ВАРТ» обов’язково включаються:

* Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу і пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу від 27.12.06 р. № 1196.

1) квиток (показник «КВ.» — так звана квиткова вартість);

2) плацкарта (показник «ПЛ.»)**;

** Звернемо увагу, що в квитку можна зустріти один показник «Тар» замість суми «КВ.» + «ПЛ.».

3) ПДВ (показник «ПДВ.»);

4) страховий збір/страховий платіж (показник «СТР.») — згідно з п. 11 Порядку № 252*** проїзний документ (у тому числі електронний посадочний документ) підтверджує особисте (обов’язкове) страхування пасажира;

*** Порядок обслуговування громадян залізничним транспортом, затверджений постановою КМУ від 19.03.97 р. № 252.

5) плата за продаж проїзного документа/комісійний збір (показник «КЗБ.») — кошти, сплачені за послугу, пов’язану з оформленням, поверненням, переоформленням проїзних документів (п. 1.7 Правил № 1196). Відразу ж обмовимося, що йдеться тільки про той комісійний збір, який стягує з покупця квитка сама «Укрзалізниця».

До речі, податківці не заперечують проти компенсації без утримань і того комісійного збору, що стягується при поверненні квитка у зв’язку зі скасуванням відрядження. Про це йдеться в листі ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416.

Крім того — увага! — за бажання пасажир може придбати так звані сервісні послуги (показник «СП.»), вартість яких також включатиметься до складу показника «ВАРТ»;

6) постільна білизна (показник «БІЛ») — ця сума може бути сплачена в залізничній касі окремо, і тоді підзвітник разом із квитком (у якому відповідно немає показника «БІЛ») надасть до бухгалтерії окрему квитанцію на постільну білизну (код ЛУ-99к);

7) «ЧАЙ» — чай;

8) «К» — кава;

9) «П. Н.»— продуктовий набір.

Тепер давайте розберемося, які з перерахованих складових вартості залізничного квитка у разі їх компенсації перетворяться для підзвітника на додаткове благо (тобто з них треба буде утримати ПДФО і ВЗ).

Коли «гуляємо на свої»?

Не станемо цитувати тут наріжний п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, а просто констатуємо: за наявності квитка (як на бланку проїзного документа, так і роздрукованого на принтері посадочного документа****), доданого до авансового звіту, працівникові, що відряджається, без зайвих питань (за відсутності заборон та/або обмежень у затвердженому на підприємстві положенні про відрядження) компенсують витрати, перелічені вище в пп. 1 — 6.

**** Перевірити його можна за посиланням: booking.uz.gov.ua/check_epd.

Натомість витрати з пп. 7 — 9, як наполягають податківці, відносять до складу добових витрат (див. підкатегорію 103.17 ЗІР ДФСУ; лист ДФСУ від 25.04.18 р. № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Тобто оплачувати їх працівник повинен за рахунок тієї суми добових, яка була видана йому на відрядження. І особливо заперечувати тут нічого, оскільки, строго кажучи, відшкодувати витрати на харчування без утримань ПКУ дозволяє тільки у тому випадку, якщо вони включені в готельні рахунки.

Відповідна норма прямо прописана в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. А про безподаткове відшкодування таких витрат, включених у проїзний квиток, у цьому підпункті взагалі не йдеться.

Зрозуміло, з дозволу керівника підприємства та/або згідно з внутрішнім положенням про відрядження можуть бути виплачені/компенсовані і ці суми. Але тоді з них доведеться утримати ПДФО і ВЗ як із додаткового блага.

Проте є і безподатковий варіант. У внутрішньому документі, що встановлює розмір добових, затвердженому на підприємстві, можна обумовити: якщо вартість чаю (харчування) включена в проїзний документ, добові зменшуються на цю суму. У цьому випадку працівник в авансовому звіті зазначить повну вартість квитка, але сума його добових буде відповідно зменшена на вартість чаю (харчування).

Проте майте на увазі! Якщо такого застереження в «документі про добові» підприємства немає, то їх на «звичайних» (небюджетних) підприємствах виплачують у повному розмірі (незалежно від того, чи забезпечує працівників харчуванням приймаюча сторона та чи включена вартість харчування в готельний рахунок або проїзні документи).

Визнають це і податківці, що випливає з листа ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415 (ср. ).

Що з «квитковим» ПДВ?

Ясна річ, що невідшкодування відрядженому працівникові сум на харчування, що входять до складу показника «СП.», спричиняє необхідність нарахування в пропорційній частині показника «ПДВ.» компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ.

Нагадаємо, що в цьому випадку підставою для відображення податкового кредиту з ПДВ є сам «транспортний квиток» (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ).

«ПриватКвиток»: як компенсувати сервісний збір?

На завершення пару слів щодо компенсації витрат тому відрядженому, хто придбав електронний залізничний квиток через канали «ПриватБанку». Проблема тут у тому, що сума додатково сплаченого при цьому сервісного збору (комісії) за придбання такого проїзного документа, по-перше, не включається до складу показника «ВАРТ» (тобто не підтверджується роздруківкою власне посадочного документа). А по-друге, не реалізована можливість отримати/роздрукувати копію платіжного доручення на суму такого сервісного збору.

Виходить, що за відсутності належного підтвердного розрахункового документа цю суму не можна компенсувати на загальних підставах без утримань. А можна лише з дозволу керівника (ну, або згідно з положенням про відрядження) і, зрозуміло з утриманням ПДФО і ВЗ.

Ось такі «залізнично-відряджальні» викрутаси!