Як зберігати Z-звіти в електронному вигляді

Нещодавно у п. 6 розд. 4 підрозд. ІІ Порядку реєстрації та ведення КОРО, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547, з’явилася вимога про те, що суб’єкт господарювання зобов’язаний забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, тобто протягом 1095 днів.

Враховуючи це, виникло запитання: що саме має зробити суб’єкт господарювання, щоб виконати цю вимогу?

Це питання здається ще більш актуальним, якщо згадати, що за незбереження щоденних Z-звітів, в тому числі і в електронному вигляді, податківці напевно будуть застосовувати штрафну санкцію згідно з п. 121.1 ПКУ «за незабезпечення зберігання документів» у розмірі 510 грн. (див. категорію 109.20 ЗІР ДФСУ).

Одразу хочемо всіх заспокоїти. Щоб виконати вимогу щодо зберігання Z-звітів в електронному вигляді, жодних додаткових дій робити не доведеться.

За вас усе зробить ваш РРО самотужки.

Чесно кажучи, уже довгий час Z-звіти в електронному вигляді зберігаються навіть без відома суб’єктів господарювання в усіх РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг).

Справа в тому, що у п. 10 ст. 3 Закону про РРО давно міститься вимога про те, що суб’єкти господарювання мають не тільки друкувати або створювати в електронній формі на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг) контрольні стрічки, а й забезпечувати їх зберігання протягом трьох років.

Під контрольною стрічкою в електронній формі (далі — КСЕФ) розуміють копії розрахункових документів, а також копії фіскальних звітних чеків, тобто Z-звітів (абзац двадцять сьомий ст. 2 Закону про РРО).

Тобто, як бачимо, вимога про зберігання в електронній формі Z-звітів існувала задовго до того, як Мінфін фактично її продублював у Порядку реєстрації та ведення КОРО.

Але до цього моменту ніхто не переймався вимогою про зберігання Z-звітів в електронній формі. Та й податківці за незберігання КСЕФ, у тому числі і Z-звітів в електронній формі, нікого не карали. Бо, виявляється, Мінфін ще у далекому 2012 році поклав обов’язок формувати та зберігати КСЕФ, у тому числі і Z-звіти в електронній формі, на сам РРО.

Відповідно до п. 1.2 Вимог щодо створення КСЕФ у РРО та модемах для передачі даних, затверджених наказом Мінфіну від 08.10.12 р. № 1057 (далі — Вимоги № 1057), всі РРО, що створюють КСЕФ, мають автоматично зберігати її (а отже, і Z-звіти в електронній формі) на носії контрольної стрічки у формі пакетів даних. Таким носієм є функціональна частина РРО, яка призначена для зберігання створених РРО пакетів даних.

При цьому, щоб забезпечити зберігання на такому носієві Z-звітів протягом встановленого строку (3 років), він є енергонезалежним, тобто має індивідуальне енергозабезпечення (п.п. 2.3.4 Вимог № 1057).

А суб’єкт господарювання має змогу лише друкувати необхідні Z-звіти (вибрані за датою або порядковим номером). Вносити зміни до збережених Z-звітів РРО не дасть (пп. 2.3.1 та 2.3.5 Вимог № 1057).

Враховуючи це, констатуємо: на щастя, з появою у Порядку реєстрації та ведення КОРО вимоги щодо обов’язку зберігати в електронній формі Z-звіти у бухгалтера жодного клопоту не додасться. І до можливих штрафів нова норма також не призведе. Бо цей обов’язок виконує і виконував кожен суб’єкт господарювання в момент формування Z-звіту.