26.11.2018
Здавалося б, у XXI столітті, що може бути простіше, ніж набрати заяву на комп’ютері, роздрукувати і підписати її: мінімум часу, мінімум помилок, мінімум проблем. Але чи можна так робити?
Зазначимо, що ні в КЗпП, ні в Законі України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР прямої відповіді на це запитання немає. Де ж шукати відповідь на таке запитання? А шукати потрібно в Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 (далі — ДСТУ 4163).
Згідно з Методичними рекомендаціями щодо застосування основних положень нової редакції ДСТУ 4163, затвердженими Укрдержархівом від 22.11.15 р. № 7, ДСТУ 4163 є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків та оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності.
Що ж належить до таких документів? Усі організаційно-розпорядчі документи можна розділити на:
• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, договори);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Згідно зі Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, затвердженим протоколом Методичної комісії Державного комітету архівів України від 20.06.06 р. № 3, заява — це письмове офіційне повідомлення та (або) прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника підприємства, установи, організації.
Виходить, що заява на відпустку належить до інформаційно-аналітичних документів. Отже, вимоги ДСТУ 4163 можна і потрібно застосовувати і до них.
Тому шукаємо відповідь на наше запитання в п.п. 7.1 ДСТУ 4163, в якому передбачено, що документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
Висновок: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом. При цьому, виходячи з ДСТУ 4163, останній спосіб явно перебуває в пріоритеті.
Зверніть увагу! Обов’язковість рукописного оформлення певних видів заяв може бути передбачена окремими відомчими нормативними актами. Так, наприклад, згідно з Порядком ведення та зберігання особових справ держслужбовців, затвердженим наказом Національного агентства з питань держслужби від 22.03.2016 р. № 64, заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати.
Так само, як варіант, можна використовувати трафаретні форми для заяв. При цьому заявникові рекомендується власноручно поставити на них свій підпис і дату складання, що надаватиме такому документу юридичну силу.
Окремо зупинимося на такому реквізиті заяви, як підпис.
Звикли підписувати заяви тільки «закарлючкою»? А ви замислювалися над тим, чи правильно це? Відповідь ми знайдемо знову ж таки у п.п. 5.23 ДСТУ 4163, де передбачено, що підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Виходячи з цього однієї закарлючки вважається недостатньо. У заяві працівникові обов’язково потрібно вказати найменування посади, а також ініціали і прізвище.
Тому наша порада роботодавцям: приймайте заяви від працівників як написані власноручно, так і надруковані. У будь-якому разі юридична сила такого документа підкріплюється власноручним підписом працівника і проставленою його рукою датою заяви.