Чи порушуємо?
Побоювання могла породити, зокрема, консультація податківців у ЗІР (категорія 109.03), в якій вони, посилаючись на норми Декрету № 15-931, вказують, що розрахунки між резидентами та нерезидентами в межах торговельного обороту, де як засіб платежу використовується інвалюта, здійснюють тільки через уповноважені банки.
1 Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання та валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.
Тільки тут є такі нюанси. Питання стосувалося готівкових розрахунків за придбані ТМЦ (у цьому ж запитанні йдеться про послуги), здійснених для госппотреб підприємства. При цьому розрахунки в межах торговельного обороту — поняття, яке чинним законодавством не визначене. Якщо ж звернутися до норм не чинного сьогодні Положення № 4842, то воно має на увазі під цим поняттям рух коштів між резидентами і нерезидентами за операціями продажу (купівлі) товарів на підставі ЗЕД-договорів, які передбачають експорт або імпорт товарів. Таким чином, це, здавалося б, не наш випадок. Тільки норми Закону про ЗЕД3 змушують в цьому засумніватися. Річ у тім, що згідно з абз. 49 ст. 1 цього Закону товар — це будь-яка продукція, послуги, роботи… призначені для продажу (оплатної передачі). Потому тут все досить заплутано.
3 Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 р. № 959-XII.
Крім того, невирішеним залишається питання можливості оплати послуг нерезидента працівником, який відряджається за кордон. Цікаві положення з цього приводу містить розд. 3 Правил № 2004. Він дозволяє юрособам-резидентам, які мають власні транспортні засоби (у тому числі в разі оренди та фрахту ТЗ), використовувати готівкову інвалюту з поточних рахунків для забезпечення експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням таких ТЗ за кордоном.
Видачу готівкової інвалюти з поточного рахунка юрособи-резидента уповноважений банк здійснює на підставі (1) заяви на видачу готівки, (2) доручення повноважному представнику на отримання інвалюти в касі уповноваженого банку і (3) листа-розрахунку, що містить: (а) ціль виїзду; (б) П. І. Б. особи, яка вивозить готівкову інвалюту для забезпечення експлуатаційних витрат; (в) розрахунок таких витрат, пов’язаних з обслуговуванням ТЗ за кордоном.
З цього можна зробити висновок, що йдеться про витрати, розмір яких (хоча б орієнтовний) юрособа мала можливість визначити наперед. Водночас, виходячи із суті запитання, у частині витрат на ремонт таке твердження навряд чи є справедливим.
А що ж робити, якщо ремонт авто життєво необхідний?
Вважаємо, що при нагоді такі дії безпечніше оформити договором з нерезидентом, а розрахунки здійснити за безготівку.
Причому цей договір не обов’язково має бути укладений з тим суб’єктом, який безпосередньо проводить ремонт або ТО автомобіля. На допомогу може прийти п. 8.5 Положення № 200 і… експортний договір з нерезидентом. Але тільки у тому випадку, якщо ваш працівник перебуває у відрядженні за кордоном з метою виконання зобов’язань за таким договором. Крім того, у договорі має бути прописана можливість виплати відрядженій фізособі в рахунок розрахунків за цим договором грошових коштів у готівковій інвалюті на експлуатаційні витрати, пов’язані з обслуговуванням ТЗ. Останній може належати підприємству, а може ним орендуватися, фрахтуватися, однак має обов’язково використовуватися за кордоном з метою виконання зобов’язань за експортним договором.
Якщо ж така можливість не використана своєчасно, то тоді слід подумати про те, які наслідки загрожують. За найпесимістичнішим розкладом вам можуть закидати порушення порядку організації розрахунків в інвалюті (ст. 7 Декрету № 15-93). Це загрожує штрафом згідно з абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрету. Його розмір еквівалентний сумі валютних цінностей, використаних при розрахунках, перерахованій у гривні за обмінним курсом НБУ на день здійснення таких розрахунків.
6 Положення про валютний контроль, затверджене постановою Правління НБУ від 08.02.2000 р. № 49.
Таким чином, отримані послуги фактично можуть коштувати вдвічі дорожче!
А ще виникає питання щодо правомірності відшкодування витрат.
Шукаємо місце понесених витрат
Для пошуку звернемося до Інструкції № 597. Через відсутність інших нормативних документів, які регулювали б питання, саме її норми є орієнтиром для госпрозрахункових підприємств.
Правду кажучи, у частині відряджень на службовому транспорті Інструкція вкрай небагатослівна. Зокрема, п. 7 розд. ІІІ встановлено, що за час перебування у відрядженні працівнику компенсують витрати на проїзд до місця відрядження та назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Витрати на ПММ згідно з п. 12 розд. ІІІ Інструкції відшкодовують з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу згідно із затвердженим у наказі (розпорядженні) керівника підприємства маршрутом.
Цей самий пункт дає «зелене світло» відшкодуванню інших витрат, пов’язаних з техобслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами. Про ремонт, як бачите, ані слова.
Це — усе, що вдасться використати з Інструкції № 59 (ср. ). Але вона для небюджетних підприємств є лише орієнтиром. На підприємстві ж має бути розроблений і затверджений власний документ, що регулює питання відрядження (зокрема, Положення про відрядження). Добре, якщо в частині закордонвідряджень там є згадка про відшкодування витрат на ТО і ремонт службового автомобіля. Інакше правомірність відшкодування таких витрат працівнику стане «головним болем» керівника.
Ми вважаємо, що за наявності документального підтвердження понесених витрат сумнівів щодо можливості та правомірності їх відшкодування працівнику не повинно бути. При цьому, якщо він здійснив такі витрати «понад» видану суму, компенсувати їх при остаточному розрахунку дозволено лише у гривні.
Чи не надміру витрачені кошти?
Ще одне важливе питання. Відповідно до п.п. 165.1.11 ПКУ кошти, отримані платником ПДФО на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 цього Кодексу, не включають до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. Цей пункт вказує, що не є доходом платника податків — фізособи, який перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат. У розшифровці таких витрат з того, що цікавить нас, знаходимо витрати на проїзд, а також інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження. Можливо, саме такими «іншими витратами» і слід вважати витрати на ТО та ремонт автомобіля в цьому випадку.
При поданні авансового звіту необхідно відзвітувати і про такі кошти. Якщо ж не підтвердити їх документально, то такий дохід буде розцінений як надміру витрачені кошти з усіма наслідками… тобто обкладенням ПДФО (причому із застосуванням «натурального» коефіцієнта — див. категорію 103.02 ЗІР) і військовим збором (категорія 132.02 ЗІР). А ось до бази обкладення ЄСВ такі суми не належать (див. категорію 301.03 ЗІР).
На замітку! З дозволу керівника при визначенні строку відрядження згідно з п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 59 може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у тому числі й у разі ремонту ТЗ або з інших причин, що не залежать від працівника).
Обов’язковою умовою при цьому є наявність підтвердних документів в оригіналі і доповідна записка працівника.