Згідно з п. 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту України від 29.07.93 р. № 58, на підприємстві має вестися документація щодо обліку бланків трудових книжок, заповнених трудових книжок і вкладишів до них:
— Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9);
— Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10).
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій Книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії та номера, видані працівникам знову.
Обидві ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Постановою КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301 (далі — Постанова № 301) встановлено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Так, Мінпраці у листі від 20.11.2006 р. № 270/06/187-06 зазначає, що особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством на підставі ст. 265 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).
Тобто особи, винні в порушенні законодавства про працю, притягаються до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної або кримінальної відповідальності.
До порушень законодавства про працю належить і порушення трудової дисципліни.
Як встановлено ст. 147 КЗпП, до працівника за порушення трудової дисципліни, тобто за невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов’язків, може бути застосовано один з таких заходів стягнення: догана або звільнення.
Частиною 1 ст. 41 КпАП за порушення вимог законодавства про працю передбачено накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності, — від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Таким чином, до посадової особи підприємства, на яку згідно з Постановою № 301 покладена відповідальність за ведення та зберігання Книги обліку трудових книжок, у разі порушення правил її ведення або втрати можуть бути застосовані стягнення у вигляді догани або звільнення.
Також на посадових осіб підприємства за ці правопорушення може бути накладено адміністративний штраф від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.