У цій ситуації йдеться про надання щорічної відпустки поза графіком відпусток. Саме тому при оформленні надання щорічної відпустки тут потрібно відійти від «шаблону», вказаного у відповіді на попереднє запитання.
Навіть якщо працівник і роботодавець дійшли усної згоди про перенесення періоду щорічної відпустки, таке рішення має бути засвідчено й на папері. Далі наведемо алгоритм дій з оформлення щорічної відпустки, коли фактичний період її надання не збігається із запланованим.
1. Працівник пише заяву про надання йому щорічної відпустки. У заяві він вказує: «Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 25.01.2016».
2. Керівник відділу (служби) візує заяву і тим самим повідомляє про своє рішення. На заяві він зазначає «Не заперечую».
3. Керівник установи ставить резолюцію, якою і повідомляє про своє рішення. Після цього він надає розпорядження спеціалісту кадрової служби підготувати наказ про надання відпустки: «Підготувати наказ про надання відпустки».
4. Спеціаліст кадрової служби складає наказ про надання щорічної відпустки за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, або у довільній формі. Також кадровик заносить відомості про надання щорічної відпустки до особової картки працівника.
Якщо працівник реалізує право на відпустку за датою, відмінною від запланованої за графіком відпусток, спеціаліст кадрової служби вносить уточнення до цього графіка.
Як це зробити? Виправляйтесь за допомогою граф «Відмітка про використання відпустки», «Примітка» або інших подібних граф. У цих графах кадровик позначає фактичний період перебування працівника у відпустці. Якщо графіком відпусток передбачено графу «Примітки», у ній доречно вказати конкретну причину, чому працівник скористався відпусткою в інший період, ніж запланований за графіком відпусток.
Трапляється, що бланк графіка відпусток, розроблений в установі, не містить вищенаведених або подібних граф. Як бути? Видайте наказ про внесення змін до графіка відпусток або ж підкладіть копію наказу про надання відпустки до самого графіка.