Наказом Національного агентства України з питань державної служби «Про затвердження Порядку обліку та роботи з дисциплінарними справами» від 03.03.2016 р. № 49 (надалі — Наказ Нацдержслужби № 49) визначено Порядок обліку та роботи з дисциплінарними справами (далі — Порядок № 49) та встановлено загальні вимоги до процедури роботи з дисциплінарними справами державних службовців, а також обліку цих справ, які формуються під час здійснення дисциплінарного провадження.
Цей наказ видано Нацдержслужбою задля забезпечення виконання вимог, визначених нормами ч. 4 ст. 73 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII (далі — Закон № 889).
Комісія з питань вищого корпусу державної служби, дисциплінарна комісія з розгляду дисциплінарних справ та служба управління персоналом державного органу повинні дотримуватися вимог, визначених Порядком № 49.
1. Вимоги до формування дисциплінарної справи.
Нагадаємо, що відповідно до норм, які визначені ч. 1 ст. 73 та ч. 2 ст. 69 Закону № 889, з метою збору інформації про обставини, які стали підставою для порушення дисциплінарного провадження, для визначення дисциплінарною комісією ступеня вини, характеру і тяжкості цього дисциплінарного проступку дисциплінарною комісією стосовно державних службовців, які займають посади державної служби категорії «А» (далі — Комісією), чи дисциплінарною комісією стосовно державних службовців, які займають посади державної служби категорій «Б» і «В» (далі — дисциплінарною комісією), необхідно обов’язково сформувати дисциплінарну справу.
Дисциплінарна справа є складовою особової справи державного службовця та долучається до неї після прийняття суб’єктом призначення рішення щодо державного службовця, стосовно якого здійснюється дисциплінарне провадження (п. 3 Порядку № 49).
Нормами ч. 2 ст. 73 Закону № 889 встановлено вимоги до формування та змісту дисциплінарної справи. Зокрема, дисциплінарна справа повинна містити:
1) дату і місце її формування;
2) підстави для відкриття дисциплінарного провадження;
3) характеристику державного службовця, складену його безпосереднім керівником, та інші відомості, що характеризують державного службовця;
4) відомості щодо наявності чи відсутності дисциплінарних стягнень;
5) інформаційну довідку з викладенням обставин щодо вчинення державним службовцем дисциплінарного проступку;
6) пояснення державного службовця щодо обставин, які стали підставою для порушення дисциплінарного провадження;
7) пояснення безпосереднього керівника державного службовця з приводу обставин, які стали підставою для порушення дисциплінарного провадження;
8) пояснення інших осіб, яким відомі обставини, які стали підставою для порушення дисциплінарного провадження;
9) належним чином завірені копії документів і матеріалів, що підтверджують та/або спростовують факт вчинення дисциплінарного проступку;
10) відомості про причини і умови, що призвели до вчинення проступку, вжиті або запропоновані заходи для їх усунення чи обставини, на підставі яких з державного службовця знімають звинувачення;
11) висновок за результатами службового розслідування (у разі його проведення);
12) висновок про наявність чи відсутність у діях державного службовця дисциплінарного проступку та підстав для його притягнення до дисциплінарної відповідальності;
13) опис матеріалів, які містяться в дисциплінарній справі.
За результатом розгляду дисциплінарної справи Комісія чи дисциплінарна комісія у державному органі має внести суб’єкту призначення пропозиції, подання, які мають виключно рекомендаційний характер (ч. 3 ст. 73 Закону № 889).
2. Вимоги до використання, зберігання та обліку дисциплінарної справи.
Особи, які працюють із дисциплінарною справою, в тому числі здійснюють її формування, зобов’язані запобігати розголошенню інформації, яка в ній міститься.
Відповідно до п. 5 Порядку № 49, інформація, яка міститься в дисциплінарній справі, належить до службової інформації, доступ до якої обмежується згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 р. № 2939-VI.
Державний службовець, щодо якого здійснюється дисциплінарне провадження, має право доступу до інформації про нього, яка збирається та зберігається.
Зокрема, відповідно до п. 6 Порядку № 49, державний службовець має право:
— в будь-який час знайомитись із дисциплінарною справою,
— робити виписки з дисциплінарної справи,
— давати письмові пояснення,
— надавати відповідні документи та матеріали щодо обставин, які досліджуються,
— а також порушувати клопотання про одержання і залучення до матеріалів нових документів.
Для ознайомлення із матеріалами дисциплінарної справи державному службовцю необхідно письмово звертатися до секретаря дисциплінарної комісії, який в свою чергу повинен повідомляти про таке ознайомлення голову цієї дисциплінарної комісії.
Згідно з п. 7 Порядку № 49, ведення обліку, зберігання та використання дисциплінарних справ після закінчення дисциплінарного провадження покладається на службу управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець.