III. Зразки документів: графік відпусток, заяви, накази (розпорядження)
Надання відпусток незалежно від їх виду — щорічні (основна і додаткові), відпустка у зв’язку з навчанням, соціальні відпустки, відпустка без збереження заробітної плати тощо — оформляють наказом на підставі:
— графіка відпусток (щорічна відпустка);
— заяв працівників (в окремих випадках працівник надає відповідні документи).
Наказ повинен мати обов’язкові реквізити: назву виду документа, дату, індекс (порядковий номер), заголовок до тексту, текст, підпис, візи.
Заголовок наказу має містити максимально короткий та точний виклад його змісту, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і відповідати на запитання «про що?». Якщо йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Текст наказу повинен містити резолютивну частину без констатуючої. У текстах наказів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення.
На зворотному боці наказу ставляться візи осіб, які готують та погоджують наказ. Віза включає: найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату часу візування. Погодження наказу здійснюється з метою оцінки його доцільності та встановлення його відповідності законодавству. Проект наказу подається на погодження з обов’язковим зазначенням посади, відповідного структурного підрозділу, прізвища безпосереднього виконавця та його візи. Підписує наказ керівник, а у разі його відсутності — особа, яка виконує його обов’язки, або його заступник.
Датою наказу є дата його підписання та реєстрації. Відповідні дати оформляються цифровим способом.
Iндексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання. Iндексами наказів є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду документа окремо в межах календарного року. Iндекси можуть доповнюватися через похилу риску індексами за номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире — літерами з питань діяльності. Наприклад: накази з особового складу — № 21-ос.
З наказами необхідно ознайомлювати конкретного працівника або працівників, яких стосується наказ, із зазначенням на зворотному боці наказу або на окремому листі ознайомлення дати ознайомлення та особистого(их) підпису(ів).
Складання графіка відпусток
Зразок наказу про затвердження графіка відпусток
Зразок наказу про перенесення відпустки за ініціативою працівника
Зразок письмового попередження працівника про дату початку відпустки
Зразок заяви на надання невикористаної відпустки з наступним звільненням
Зразок наказу про надання невикористаної відпустки з наступним звільненням
Зразок наказу про продовження невикористаної відпустки та зміну дати звільнення
Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки
Зразок заяви на надання частини щорічної основної відпустки з виплатою матеріальної допомоги
Зразок наказу про надання частини щорічної основної відпустки з виплатою матеріальної допомоги
Зразок заяви на надання щорічної додаткової відпустки
Зразок наказу про надання щорічної додаткової відпустки
Зразок наказу про звільнення та відрахування частини заробітної плати за дні щорічної відпустки
Зразок заяви на надання додаткової оплачуваної навчальної відпустки
Зразок наказу про надання працівнику додаткової оплачуваної навчальної відпустки
Зразок заяви на надання додаткової оплачуваної творчої відпустки
Зразок наказу про надання працівнику додаткової оплачуваної творчої відпустки
Зразок заяви на надання відпустки по вагітності та пологах
Зразок заяви на надання відпустки для догляду за дитиною до трьох років
Зразок наказу про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
Зразок заяви на додаткову відпустку працівнику, який має дітей
Зразок наказу про надання додаткової відпустки працівнику, який має дітей
Зразок заяви на надання додаткової відпустки одинокій матері
Зразок заяви на надання відпустки без збереження заробітної плати
Зразок наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати