17.09.2018
КПК — Кримінальний процесуальний кодекс України.
Правила — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.
Нагадаємо, що відповідно до п. 1 розд. 1 Правил вони встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, ОМС, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
Ніхто не буде заперечувати той факт, що у реалізації політики держави чільне місце належить органам, які знаходяться найближче до громадян і місцевих громад. Їх діяльність нерозривно пов’язана з аналізом і узагальненням практики як власної роботи, так і роботи підприємств, установ та організацій, стану соціального і культурного розвитку міст, селищ і сіл. Свою діяльність та управлінські дії вони фіксують у відповідних документах, які оформлюють за встановленими правилами. Саме такими є Правила, про які ми з вами і будемо говорити.
Хочемо зауважити, що на перший погляд робота з документами — це технічна справа. Але насправді це не так. Робота із документами — це невід’ємна складова частина всієї управлінської діяльності, її важливий елемент, що характеризує роботу органу управління та його керівника.
Ви самі добре знаєте, що в діловодстві дрібниць немає. Тому важливо тримати «руку на пульсі» всіх змін, які вносяться до нормативно-правових актів.
Нагадаємо, що відповідно до п. 2 розд. 1 Правил:
діловодство — сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами;
відокремлений підрозділ — філія, представництво, відділення або інший відокремлений підрозділ, що не має статусу юридичної особи і здійснює свою діяльність від імені юридичної особи — резидента;
документаційний (документальний) фонд — сукупність службових документів, що нагромадились або зібрані в процесі діяльності установи, склад і процес формування якої визначають її нормативні документи;
документообіг в установі — рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення;
інструкція з діловодства — обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи;
копія документа — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;
номенклатура справ — обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;
орган вищого рівня — установа, що здійснює функції управління щодо безпосередньо підпорядкованих їй установ;
організаційно-розпорядча документація — уніфікована підсистема управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці;
організація роботи зі службовими документами — організація здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи;
службовий документ — офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити;
управлінський документ — службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо.
Отже, відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5 відбулись такі зміни у Правилах:
1. Положення про службу діловодства та архів.
Служба діловодства та архів, якщо вони є структурними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством (п. 9 розд. 1 Правил).
Отже, тепер положення про службу діловодства та архів слід розробляти, навіть якщо вони не є самостійними (як було раніше). Вони працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством.
Архів установи — структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.
При цьому архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства установи.
Служба діловодства — структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи.
Структурний підрозділ може бути як самостійним, так і входити до складу іншого структурного підрозділу, проте положення має бути в будь-якому випадку.
2. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи.
Нагадаємо, що в попередній редакції Правил положення щодо вилучення документів не містило конкретних підстав. Було зазначено лише: «… у випадках, передбачених законом». Нова ж редакція Правил встановлює конкретні підстави для такого вилучення. Так, тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі:
1) ухвали слідчого судді;
2) ухвали суду, —
в порядку, визначеному КПК.
Так, відповідно до ст. 159 КПК тимчасовий доступ до речей і документів полягає у наданні стороні кримінального провадження особою, у володінні якої знаходяться такі речі і документи, можливості ознайомитися з ними, зробити їх копії та вилучити їх (здійснити їх виїмку).
Слід зауважити, що відповідно до ч. 1 ст. 160 КПК сторони кримінального провадження мають право звернутися до слідчого судді під час досудового розслідування чи суду під час судового провадження із клопотанням про тимчасовий доступ до речей і документів.
Після отримання клопотання про тимчасовий доступ до речей і документів слідчий суддя, суд здійснює судовий виклик особи, у володінні якої знаходяться такі речі і документи.
Згідно із ч. 2 ст. 163 КПК, якщо сторона кримінального провадження, яка звернулася з клопотанням, доведе наявність достатніх підстав вважати, що існує реальна загроза зміни або знищення речей чи документів, клопотання може бути розглянуто слідчим суддею, судом без виклику особи, у володінні якої вони перебувають.
Таким чином, після розгляду клопотання слідчий суддя, суд постановляє ухвалу про надання тимчасового доступу до речей і документів, якщо сторона кримінального провадження у своєму клопотанні доведе наявність достатніх підстав вважати, що ці речі або документи:
1) перебувають або можуть перебувати у володінні відповідної фізичної або юридичної особи;
2) самі по собі або в сукупності з іншими речами і документами кримінального провадження, у зв’язку з яким подається клопотання, мають суттєве значення для встановлення важливих обставин у кримінальному провадженні;
3) не становлять собою або не включають речей і документів, які містять охоронювану законом таємницю.
Крім того, документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.
3. Підпис «виконуючого обов’язки».
Відповідно до нової редакції Положення у підписах слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів. Звертаємо вашу увагу, що це можливо лише у разі наявності розпорядчого документа.
4. Особові справи.
Слід звернути вашу увагу на те, що відповідно до п. 12 гл. 2 розд. 4 Правил перелік обов’язкових документів особової справи значно збільшився. Крім вже відомих документів (внутрішній опис документів справи, заява про прийняття на роботу (контракт), направлення або подання, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, документи про освіту (копії), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо, доповнення до особового листка з обліку кадрів, довідки та інші документи) — ще додаються такі:
| 1 | письмовий трудовий договір (контракт) |
| 2 | копія паспорта |
| 3 | копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) |
| 4 | копія військового квитка (у разі наявності) |
| 5 | копії документів про науковий ступінь, вчене звання |
| 6 | заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних |
| 7 | копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності) |
| 8 | копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові) |
| 9 | характеристики |
| 10 | копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання) |
| 11 | документи з атестації |
| 12 | заява про звільнення з роботи |
5. Знищення документів.
Нагадаємо, що на підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів.
До цієї норми нова редакція Правил уточнює, що акт структурного підрозділу оформлюється у вигляді таблиці, що містить графи, передбачені зведеним актом про вилучення для знищення документів.
Крім того, якщо акт про знищення містить первинну фінансову та бухгалтерську документацію, то установа повинна додати довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту.
Нові правила визначають, що у довідці повинні зазначатись відомості про наявність або відсутність:
| 1 | фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки |
| 2 | спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах |
Увага! Тепер довідку підписує лише керівник установи. Раніше це мав робити також і головний бухгалтер.
Слід зауважити, що відтепер документи із грифом обмеження доступу можна знищувати не лише шляхом подрібнення, а й спалюванням чи іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.
6. Печатки.
Нові Правила містять ремарку щодо печатки, якщо про неї йде мова. Так, у Правилах неодноразово зазначається, що «документ скріплюється печаткою установи (за наявності)».
7. Передача документів при реорганізації.
В абз. 2 п. 3 гл. 3 розд. 15 Правил міститься нове положення: якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи-фондоутворювача передаються до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної територіальної громади, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування.
Крім того, у разі реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення), установа передає свої справи іншій установі, що оформлюється актом приймання-передавання.
Звертаємо увагу, що форма акта наведена у додатку 51 до Правил, та складається у двох примірниках.
Звертаємо також вашу увагу на те, що для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначаються:
— найменування установи;
— кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати;
— кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати;
— кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати;
— дата і номер акта приймання-передавання документів.
Таким чином, ми розглянули зміни, які були внесені до Правил.
Як бачите, їх не так вже й багато. Деякі з них полегшують роботу з документами, такі як: знищення документів будь-яким способом, а не лише подрібненням; проставлення печатки за її наявності; вилучення документів лише з двох підстав: ухвала слідчого судді та ухвала суду. Проте деякі зміни, на жаль, ускладнюють роботу, наприклад, перелік обов’язкових документів особової справи збільшився вдвічі.