Працівник захворів і помер у відпустці: як розрахуватися

Основні моменти. Передусім нагадаємо: поки у вас не буде на руках свідоцтва про смерть працівника (форма свідоцтва затверджена постановою КМУ від 10.11.2010 р. № 1025), не поспішайте проводити остаточний розрахунок. Адже лише цей документ є підставою для оформлення наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин з працівником, що помер, і відповідно проведення остаточного розрахунку. Але як тільки усі формальності дотримані, можна приступити до проведення остаточного розрахунку з працівником. Тобто до розрахунку і нарахування усіх сум, що належать працівникові за період до моменту припинення роботи у зв’язку із смертю. До таких виплат можна віднести зарплату за відпрацьовані дні (у нашому випадку — за відпрацьовані дні до початку відпустки), у разі, якщо її ще не виплатили, компенсацію за невикористану відпустку, лікарняні тощо.

Їх розрахунок і нарахування проводимо в загальному порядку, але з деякими особливостями. Про них і поговоримо далі.

Лікарняні. Лікарняні у разі смерті працівника надаємо за увесь період захворювання, включаючи останній день хвороби, в який він помер (листи ФСС від 12.02.2015 р. № 5.2-32-316 і від 14.08.2009 р. № 04-06/Н-152з-198).

Головне, щоб родичі працівника, який помер, звернулися за призначенням матеріального забезпечення протягом 12 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи (п. 5 ст. 32 Закону № 77*). Якщо родичі надали оформлений за усіма правилами листок непрацездатності у встановлений термін, роботодавець зобов’язаний розрахувати і нарахувати лікарняні в загальному порядку відповідно до вимог Порядку № 1266.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 р. № 77-VIII.

До речі, від того, коли лікарняний лист поданий в комісію із соцстрахування, залежатиме й оподаткування ЄСВ сум лікарняних працівника, що помер. Якщо це сталося:

— до моменту остаточного розрахунку з працівником, що помер, то суми оплати днів хвороби (і за рахунок підприємства, і за рахунок соцстраху) включаються у базу нарахування ЄСВ на підставі ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ (лист ПФУ від 22.10.2012 р. № 21362/н-11);

— після проведення остаточного розрахунку з працівником, що помер (наприклад, через місяць або два після остаточного розрахунку), із суми лікарняних ЄСВ стягувати не треба. А все тому, що колишній працівник вже не є застрахованою особою (лист ПФУ від 30.08.2011 р. № 18177/03-20).

А ось ПДФО і ВЗ із суми таких лікарняних утримати доведеться у будь-якому випадку (за правилами, встановленими для зарплати). Причому суми лікарняних для ПДФО-цілей треба віднести до місяців, за які вони нараховані.

Відпускні. Тут слід звернути увагу на такі моменти:

1. Оскільки працівник помер у період оплачуваної відпустки, суму відпускних при остаточному розрахунку з померлим не перераховуємо, оскільки це не передбачено чинним законодавством.

2. Якщо працівник, що помер, використав зайві дні відпустки, коригування (утримання) відпускних також не проводимо.

Звичайно, за загальними правилами, у разі звільнення працівника (припинення з ним трудових відносин) до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець проводить відрахування із зарплати за дні відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Проте у разі смерті працівника відрахування із зарплати за невідпрацьовані дні відпустки не проводяться. Така вимога прямо прописана в ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки.

3. Якщо на день проведення остаточного розрахунку у померлого ще залишилися невикористані дні відпусток (щорічної відпустки і соціальної додаткової відпустки працівникам, що мають дітей (за наявності права на неї)), обов’язково нараховуємо їх компенсацію. Нагадаємо: з таких виплат утримуємо ПДФО і ВЗ у загальному порядку. У формі № 1ДФ їх відображаємо з ознакою доходу «101» під податковим номером працівника, який помер. Крім того, нараховані при проведенні остаточного розрахунку суми компенсації за невикористану відпустку включаємо у базу нарахування ЄСВ. Також ці суми відображаємо у Звіті з ЄСВ (форма № Д4) з податковим номером померлого.

Зверніть увагу: якщо компенсація за невикористану відпустку (це виплата за невідпрацьований час, п.п. 2.2.12 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5) буде нарахована вже після проведення остаточного розрахунку з померлим, то ЄСВ не нараховуємо та у Звіті з ЄСВ не відображаємо.

Матдопомога. Суму матеріальної допомоги, виданої працівникові перед відпусткою, не коригуємо, тобто не утримуємо з нарахованих працівникові доходів.

Річ у тім, що наказ про надання матеріальної допомоги був виданий у тому місяці, в якому працівник ще перебував у трудових відносинах. У тому ж періоді (на підставі наказу) ця сума була виплачена працівникові. Тому коригувати тут нічого.

Тим більше що перерахунок суми матеріальної допомоги у зв’язку зі смертю працівника чинним законодавством не передбачений.

Зверніть увагу: навіть якщо сума матеріальної допомоги з якоїсь причини не була виплачена працівникові перед виходом у відпустку (хоча наказ про її надання був виданий) — при проведенні остаточного розрахунку все одно доведеться нарахувати таку допомогу в сумі, зазначеній у наказі.

І насамкінець нагадаємо: за загальним правилом суми заробітної плати, компенсації за невикористані дні відпусток і лікарняних передають членам сім’ї працівника, який помер.