Докладна відповідь з цього приводу викладена у листі Державної казначейської служби України (далі — ДКС) від 08.06.15 р. № 14-13/376-16471 «Про оплату витрат на відрядження».
Не секрет, що будь-які бюджетні зобов’язання та платежі з бюджету здійснюють лише за наявності відповідного бюджетного призначення, якщо інше не передбачено законом про Державний бюджет України.
Зауважимо, що реєстрацію та облік бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів здійснюють органи ДКС відповідно до вимог Бюджетного кодексу України (далі — БК).
Нагадуємо: бюджетні призначення встановлюють рішенням про місцевий бюджет у порядку, визначеному ст. 23 БК.
Коли бюджетні призначення встановлені, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів).
При цьому треба враховувати необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, узятих на облік органами ДКС. Саме про це зазначає ч. 1 ст. 48 БК та п. 2.1 Порядку.
Розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати взяття бюджетного зобов’язання та/або з дати прийняття ними до виконання бюджетного фінансового зобов’язання мають подати до відповідного органу ДКС Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів за формою згідно з додатком 1 (далі — Реєстр) та/або Реєстр фінансових зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів за формою згідно з додатком 2 (далі — Реєстр фінансових зобов’язань).
Зверніть увагу, що такі реєстри подають на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях.
Крім того, разом із ними треба подати й оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та/або бюджетного фінансового зобов’язання ( пп. 2.2 та 2.4 Порядку).
У міру прийняття рішень розпорядником бюджетних коштів про оплату бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань, які були зареєстровані в органах ДКС та залишились не оплаченими на кінець минулого бюджетного періоду, органи ДКС відображають такі зобов’язання в обліку у поточному бюджетному періоді на підставі поданого розпорядником бюджетних коштів Реєстру або Реєстру фінансових зобов’язань і відповідних підтвердних документів ( п. 2.14 Порядку).
Тож якщо бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання у минулих бюджетних періодах були зареєстровані в органі ДКС, то у поточному бюджетному періоді вони можуть бути зареєстровані у відповідному органі ДКС.
Підставою для цього буде Реєстр або Реєстр фінансових зобов’язань та копії документів, засвідчені в установленому порядку, які підтверджують факт узяття цих зобов’язань.
У випадку коли зобов’язання та фінансові зобов’язання на відрядження працівників для участі у семінарі не були зареєстровані в органі ДКС, такі зобов’язання не підлягають реєстрації в органах ДКС.