В чинному законодавстві не передбачені інструкції з питань ведення особових справ для керівників підприємств, які перебувають у комунальній власності територіальних громад. Рішення про затвердження Порядку ведення особових справ може затверджуватися рішенням відповідної ради як документ, що регулює відносини з цього питання та розповсюджується на керівників комунальних закладів, установ та організацій, що перебувають у комунальній власності.
Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості. Вона необхідна для вивчення добору та ефективного використання персоналу. Особова справа формується на керівника після прийняття рішення про призначення на посаду.
У разі не визначення рішенням сесії ради Порядку ведення особових справ слід керуватися загальними принципами роботи з особовими справами. До особової справи додаються документи, що відображають процес прийому на роботу, а також усі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника.
Під час формування особових справ рекомендуємо включити такі основні документи: опис документів, що перебувають у особовій справі; особовий листок з обліку кадрів; доповнення до особового листка з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; заява про призначення на посаду; копії документів про призначення на посаду; копії наказів про заохочення і покарання; Декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за відповідний рік (подається щорічно до 15 квітня).
Опис документів складається працівником кадрової служби під час первинного оформлення документів особової справи, а подальші записи заносять після одержання відповідних документів.
Форма опису особової справи повинна давати можливість працівнику служби персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї документів. Рекомендуємо зробити її в запропонованій формі.
Особовий листок з обліку кадрів є одним із основних документів у особовій справі. Правильність заповнення особового листка обліку кадрів необхідно обов’язково звіряти з оригіналами документів працівника: паспортом, трудовою книжкою, дипломом (посвідченням), військовим квитком. При цьому реквізити документів звіряються з тими, що вказані в особовому листку з обліку кадрів.
Документи особової справи ведуть та зберігають протягом усього часу роботи особи на підприємстві. Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи повинні зберігатися в сейфах чи пристосованих для зберігання дерев’яних шафах, що закриваються на замок. Відповідальність за зберігання несе керівник чи уповноважена ним особа.