Можна чи не можна: ось яка дилема
Варто почати з того, що на законодавчому рівні порядок придбання абонемента, на жаль, ніде не прописано. Тож при прийнятті рішення про купівлю абонемента на проїзд треба бути готовим до доведення своєї правоти контролюючим органам, якщо в них виникнуть запитання щодо доцільності придбання абонемента для працівників вашої установи.
Давайте розглянемо, у яких випадках можна придбати річний абонемент на проїзд бюджетною установою.
Перший варіант. Придбати річний абонемент можливо лише для проїзду у метрополітені, якого однозначно немає у районному центрі (метрополітен є лише у містах: Харків, Київ, Дніпропетровськ). Такий абонемент може бути оформлено як смарт-картку, яка видається на визначену кількість поїздок. Такий варіант буде діяти по аналогії із застосуванням смарт-карток на бензин.
Що стосується річного абонемента на проїзд у автобусі або маршрутному таксі, яке курсує між селом та районним центром, — навряд чи. Адже на даний час перевізники практично не надають подібну послугу на такий величезний термін. У виключних випадках вони пропонують лише місячний абонемент на проїзд.
Як свідчить практика по Харківській області, навіть місячна послуга на проїзд у маршрутному таксі або автобусі у згаданому регіоні перевізниками фактично не надається. Виключення становить лише Харківський метрополітен, який пропонує як місячний, так і річний абонемент на проїзд у метро за допомогою спеціальної картки.
У цілому по Україні перевізники передбачають послугу місячного абонемента на проїзд у тролейбусі або трамваї, які є переважно у містах.
Для прикладу: у місті Києві перевізники здебільшого надають місячний абонемент на проїзд на декілька видів транспорту: трамвай-тролейбус, тролейбус-автобус, трамвай-тролейбус, автобус-міський електропоїзд, автобус-метрополітен тощо. Для порівняння, у місті Харкові діють місячні абонементи, окрім проїзду у метрополітені, на тролейбус та трамвай.
Другий варіант. Навіть якщо перевізник надає можливість оформлення річного абонемента на відповідній території, придбати річний абонемент на проїзд відповідним транспортом не вбачається можливим. Адже така дія потребує здійснення попередньої оплати.
У свою чергу, це не узгоджується із постановою КМУ від 23.04.14 р. № 117 «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти».
У зазначеному документі немає вимоги, відповідно до якої можна здійснювати річну передплату для закупівлі абонемента на проїзд для працівників установи.
Тобто, щоб уникнути передплати, можна придбати тільки місячний абонемент.
Місячний абонемент: за рахунок чого придбати?
Виходячи з інформації, викладеної у запитанні, між селом та районним центром, напевно, курсує автобус. Тож щоб придбати абонемент на місяць на проїзд між селом та районним центром, перевізник має надавати таку послугу.
Будемо виходити з того, що перевізник дійсно надає таку послугу.
Отже, касові видатки у такому випадку треба планувати за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження». Однак виключно у випадку, якщо такі поїздки мають відношення до службових.
Наприклад, бухгалтер відвозить звіти до районного відділення Державної казначейської служби України1 або статистики, землевпорядник здійснює поїздки у справах до районного відділу земельних ресурсів тощо.
1 Далі за текстом — ДКС.
В іншому випадку витрачені бюджетні кошти будуть прирівняні до нецільового використання будь-якими перевіряючими органами.
Тобто, якщо ви оформите усе правильно — жодних проблем ані з органами ДКС, ані з Держфінінспекцією не буде.
Раціонально придбати один чи два абонементи на весь апарат сільської ради не тільки у рамках економії, але й з метою уникнення зайвих запитань від контролюючих органів. Оскільки навряд чи усі працівники будуть щодня та ще й одночасно здійснювати службові поїздки до районного центру.
Зауважимо, що видатки на придбання абонемента мають бути обов’язково закладені до кошторису установи. Придбати такий абонемент можна за рахунок загального фонду, оскільки кошторис на утримання апарату ради планується саме за рахунок загального фонду.
Щодо варіанту придбання абонемента за рахунок спеціального фонду. Як правило, спеціальний фонд має цільову направленість. На сьогодні не існує такого виду власних надходжень, який безперечно надавав би право направляти зароблені кошти на службові відрядження (по суті таку поїздку можна вважати службовим відрядженням). Але й таких прямих заборон чинне законодавство не містить.
До відома. Деякі бюджетні установи (наприклад, лікарні) все ж таки практикують придбання місячних абонементів (стосується у більшості випадків тих бюджетних установ, які розташовані у містах, де є розвинена транспортна інфраструктура — метрополітен, трамваї, тролейбуси тощо) за рахунок спеціального фонду, але виключно за умови, якщо в них є «вільні» кошти від власних надходжень.
Що стосується місцевих рад, то це також можна зробити лише тим органам місцевого самоврядування, які дійсно мають «вільні» кошти від власних надходжень після того, як виконають вимоги ст. 13 Бюджетного кодексу України.
На практиці таких випадків майже не зафіксовано, та у цілому це більш характерно для міських рад, які мають більш розвинену транспортну інфраструктуру, ніж село чи селище.
На нашу думку, для того аби уникнути проблем із контролюючими органами, краще планувати витрати на придбання місячного абонемента саме за рахунок загального фонду.
У будь-якому разі видатки на придбання абонемента доцільно планувати заздалегідь. У статті будемо розглядати випадок придбання місячного абонемента за рахунок загального фонду у розрізі поставленого запитувачем запитання.
Особливості обліку місячного абонемента
Видатки на придбання місячного абонемента на проїзд відображають у додатку «Видатки на утримання виконавчого апарату сільської ради на відповідний рік» до рішення сільської ради, яким затверджені структура виконавчого апарату та кошторис видатків на утримання сільської ради та виконавчого апарату на відповідний рік.
Зверніть увагу: кошторис видатків на утримання сільської ради має бути складений з урахуванням вимог наказу Мінфіну від 28.01.02 р. № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».
Сума вартості абонемента на проїзд відповідно до укладеного договору з перевізником буде відображена у цьому додатку в загальній сумі видатків за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження».
Сама послуга з оплати транспортних послуг перевізнику за абонемент також буде здійснюватись за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження». Чому? Через те, що саме за цим КЕКВ здійснюють, зокрема, придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами2.
2 Дивись наказ Мінфіну від 12.03.12 р. № 333 «Про затвердження Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету та Інструкції щодо застосування класифікації кредитування бюджету».
Після укладання договору з перевізником, останній надасть проїзний (абонемент) за довіреністю працівнику установи, який має право одержувати активи, разом із накладною (чеком тощо). Отриманий підтвердний документ про оплату місячного абонемента й буде підставою для відображення такої господарської операції бухгалтером в обліку.
Якщо видатки на придбання абонемента не були сплановані у кошторисі, до нього можна внести зміни, якими передбачити необхідну суму для придбання абонемента у випадку наявних вільних коштів.
Не забувайте, що у такому разі треба подати до відповідного органу ДКС відповідну довідку, як того вимагає абз. 12 п. 47 постанови КМУ від 28.02.02 р. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ».
Зауважимо: для обґрунтування необхідності проведення та підтвердження видатків на оплату вартості таких службових поїздок за абонементом керівник має затвердити відповідний наказ (розпорядження). У цьому документі обов’язково треба передбачити:
| 1 | мету придбання абонемента, тобто причини, через які його придбання є необхідністю для повноцінного функціонування установи та виконання працівниками покладених на них обов’язків |
| 2 | перелік працівників, яким надається у користування абонемент, та правила його використання |
На жаль, чинне законодавство не визначає переліку документів, відповідно до яких можна задокументувати операції із застосуванням проїзних квитків, зокрема придбаного абонемента. Тому доцільно затвердити журнал використання проїзних документів та маршрутний лист службових поїздок у довільній формі. Це допоможе контролювати використання абонемента та підтвердить відвідування працівниками ради тих чи інших органів. Чому?
Тому що, наприклад, дата здавання звіту дійсно підтвердить цільове використання абонемента, а от усна консультація, надана фахівцем у територіальному відділенні казначейської служби, навряд чи. Та й для перевіряючих наявність таких документів буде сприйнято як вагомий доказ цільового використання абонемента, придбаного за бюджетні кошти.
Зауважимо: у маршрутному листі обов’язково мають бути графи для зазначення прізвища та посади працівника, маршруту пересування й пункту призначення, мети службової поїздки.
Як же обліковувати придбаний абонемент?
Для обліку проїзних квитків використовують субрахунок 331 «Грошові документи в національній валюті».Увага! Грошові документи (у національній та іноземній валютах), які знаходяться в касі установи (поштові марки, сплачені проїзні документи, путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, кошти, що містяться в акредитивах, у чекових книжках та в інших грошових документах тощо), та кошти в дорозі належать до інших коштів установи.
Про це чітко говорить п. 2.6 Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ.
Нагадаємо: вказаний документ затверджено наказом Мінфіну від 02.04.14 р. № 372.
Після закінчення строку дії придбаного абонемента його списують на підставі відповідного акта про списання. В нашому випадку термін дії проїзного становить місяць. Тобто, відображати в бухобліку господарські операції, пов’язані з придбанням місячного абонемента (місячного проїзного квитка), треба наступним чином:
| № з/п | Назва господарської операції | За дебетом (Дт) | За кредитом (Кт) |
| 1 | Перерахована вартість місячного абонемента перевізнику згідно з укладеним договором | 364 | 323 |
| 2 | Оприбутковано місячний абонемент | 331 | 364 |
| 3 | Списано місячний абонемент на підставі складеного акта про списання | 811 | 331 |
До речі, якщо ви вирішили оформити абонемент, не потрібно видавати наказ (розпорядження) про відрядження та оформлювати авансовий звіт.
У листі Мінфіну від 22.03.13 р. № 31-07230-16-27/9358 «Про службові відрядження» компетентний орган зауважив, що такі поїздки оформлюються як службове відрядження лише за рішенням керівника установи:
Тому якщо працівник структурного підрозділу, який згідно з трудовим договором (контрактом) є місцем його постійної роботи, для виконання службового доручення їде до іншого підприємства або до іншого структурного підрозділу свого підприємства, розташованих в іншому населеному пункті, така поїздка може бути оформлена як службове відрядження.
При цьому повинні бути дотримані всі вимоги направлення у таке відрядження — виданий відповідний наказ про відрядження, виплачені добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати з найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.
Разом з тим слід зауважити: якщо в рамках виконання своїх безпосередніх обов’язків працівник виконує роботу, яка передбачає постійне здійснення поїздок на підвідомчій йому території, то, на нашу думку, такі поїздки не є службовими відрядженнями.
При цьому такому працівнику можуть відшкодовуватись витрати на проїзд у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.97 р. № 922 «Про відшкодування окремим категоріям працівників бюджетних установ та організацій витрат на проїзд у пасажирському транспорті у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків».
Враховуючи зазначене, рішення щодо оформлення поїздки працівника як службового відрядження приймається керівником виходячи з посадових обов’язків такого працівника, мети поїздки тощо.
Впевнені, стаття стане вам у нагоді!