Відповідь на це запитання міститься у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 та зареєстрованих у Мін’юсті 22.06.15 р. за № 736/27181 (далі — Правила).
Відповідно до п. 6 Правил керівник установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять; функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу; втрату і несанкціоноване знищення документів; порушення правил користування документами.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники, тобто керівники структурних підрозділів.
Згідно з п. 7 Правил організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, — секретаря, діловода, які й будуть здійснювати функції служби діловодства в установі. У структурних підрозділах ці функції покладаються на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
У вашому випадку доцільно покласти функції з організації діловодства в установі на конкретного працівника, наприклад, секретаря ради. Проте не забувайте, що рішення про покладання будь-яких додаткових функцій на працівника мають бути належним чином оформлені.
Перш за все, сільський голова має видати розпорядження про покладання на особу функцій з організації діловодства у сільській раді. Окрім цього, працівник має ознайомитися з розпорядженням під особистий підпис та з новою редакцією своєї посадової інструкції.