На відміну від Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, помилки в якому виправляються досить просто шляхом уведення/вилучення рядків (див. статті на с. 15), звіт за формою № Д4* настільки «багатогранний», що виправити помилки в ньому можна тільки після того, як їх буде класифіковано.
* Тут і далі — Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів, наведений у додатку 4 до Порядку № 454.
Якими можуть бути помилки?
Умовно всі помилки й описки можна розподілити на 2 види. Для наочності наведемо їх у вигляді схеми.
Види можливих помилок
До «несумових» помилок належать помилки:
1) у персональних даних працівників (реквізити таблиць 5, 6, 7), а саме у:
— П. І. Б. застрахованої особи (реквізит «Прізвище ім’я, по батькові ЗО»);
— громадянстві особи (реквізит «Громадянин України»);
— коді страхувальника (реквізит «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків»);
— номері облікової картки застрахованої особи (реквізит «Номер облікової картки ЗО»);
— коді категорії ЗО (реквізит «Код категорії ЗО»);
— коді підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (реквізит «Код підстави для обліку спецстажу»);
2) що виникли внаслідок ненадання відомостей про застраховану особу, які слід було відобразити в таблиці 5 та/або 7. Наприклад, у таблиці 5 забули вказати відомості про те, що:
— було укладено або розірвано трудовий договір із працівником та/або цивільно-правовий договір із застрахованою особою — непідприємцем;
— було укладено або розірвано трудовий договір із працівником, працевлаштованим на нове робоче місце;
— працівнику надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
— працівнику надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
— працівниці надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
Помилки в сумових показниках (реквізити таблиць 1, 6) — це:
— неправильне відображення бази справляння ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року), у тому числі неправильне застосування максимальної величини бази справляння ЄСВ (максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачувалися внески до Пенсійного фонду, — до 2011 року);
— застосування неправильного розміру ставок ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року);
— донарахування (зменшення) ЄСВ за попередні звітні періоди внаслідок зміни класу професійного ризику виробництва.
Донарахування доходу в поточному місяці за минулий, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилки, не є помилкою для цілей справляння ЄСВ. Донарахована сума включається до фонду оплати праці того місяця, в якому було проведено донарахування, а зобов’язання зі сплати ЄСВ виникають після нарахування доходу. Отже, коригувати дані, зазначені у звіті з ЄСВ (пенсійному звіті) за минулі звітні періоди, у цій ситуації не потрібно. Донараховані суми відображаєте у формі № Д4 за той місяць, у якому вони були нараховані.
Загальні правила виправлення помилок
Порядок виправлення помилок, допущених при формуванні звітності з ЄСВ, описано в розд. V Порядку № 454. Його розгляд почнемо з найбільш сприятливої для страхувальника ситуації — якщо помилку в уже зданому звіті за формою № Д4 виявлено до закінчення граничного строку його подання*. У цьому випадку ви можете повторно сформувати і подати до ДПІ звіт із правильними показниками до закінчення такого строку. Чинним вважатиметься останній електронний або паперовий звіт, поданий вами (п. 5.1 Порядку № 454).
* Звіт за формою № Д4 необхідно сформувати і подати податківцям протягом 20 календарних днів, наступних за звітним місяцем.
Якщо помилку у звіті за формою № Д4 ви виявили вже після того, як граничний строк подання такого звіту закінчився, то порядок її виправлення залежатиме від виду помилки.
«Несумова» помилка. Якщо в таблицях 5, 6 або 7 звіту за формою № Д4 за минулий звітний період ви самостійно виявили помилки в персональних даних працівників, то необхідно подати податківцям:
1) перелік таблиць звіту, у реквізиті «Звіт за місяць» якого зазначаєте той місяць, у звіті за який допущено помилку;
2) відповідну таблицю (5, 6 або 7) із типом документа «скасовуюча» з помилковими даними на одну застраховану особу;
3) відповідну таблицю (5, 6 або 7) із типом документа «початкова» з правильними відомостями на одну застраховану особу;
4) пояснювальну записку про причину зміни відомостей (складається в довільній формі).
Зверніть увагу на два важливі моменти.
1. Звіт, сформований для виправлення несумових помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблицю 1 форми № Д4.
2. У таблиці 6 можна коригувати тільки персональні дані працівників, не змінюючи сумові показники.
Якщо потрібно повністю скасувати відомості, зазначені в таблицях 5 і 7 звіту за формою № Д4, подаєте тільки скасовуючий звіт (титульний аркуш та відповідну таблицю з типом документа «скасовуюча»).
У разі якщо в минулих звітних періодах забули внести відомості про фізособу до таблиць 5 і 7, то подаєте додатковий звіт (титульний аркуш та необхідну таблицю з типом документа «додаткова») із даними, яких не вистачає, за попередній період (п. 5.6 Порядку № 454).
Якщо ви подаєте за один і той самий звітний період таблиці зі статусами «скасовуюча» і «додаткова», для кожної формуйте окремий титульний аркуш (тобто подаєте як два окремі звіти).
А як бути, якщо про помилку в персональних даних проінформували податківці? Головне, не засмучуватися! Просто подайте їм протягом 10 робочих днів із дня отримання такої інформації необхідні скасовуючі й початкові звіти (див. вище).
Що стосується «несумовых» помилок, допущених при формуванні пенсійної звітності за періоди до 2011 року, то виправляти їх потрібно згідно з:
— Порядком № 7-6, якщо помилки допущено за періоди до 2010 року;
— Порядком № 26-1, якщо помилка у звітних періодах 2010 року.
Помилка в сумових показниках. Помилки в базі справляння ЄСВ та/або сумі ЄСВ, допущені в минулих звітних періодах, виправляються в таблицях 1 і 6 звіту за формою № Д4 за поточний звітний період.
Виправити помилку в пенсійній звітності або у звітності з ЄСВ доведеться в будь-якому разі, незалежно від періоду її допущення. Річ у тім, що строк давності для стягнення недоїмки, пені та штрафів щодо пенсійних внесків не застосовується після 01.01.2004 р. (ч. 15 ст. 106 Закону № 1058), а щодо ЄСВ — з моменту запровадження цього внеску (ч. 16 ст. 25 Закону № 2464). Єдиний позитивний момент для страхувальників, на думку ВСУ (див. постанови ВСУ від 04.06.13 р. № 21-170а13 і від 04.02.14 р. № 21-458а13), полягає в тому, що ПФУ не має права накладати штрафи за старі помилки згідно із Законом № 1058, крім випадку зі стягненням заборгованості, що виникла до 01.01.2011 р. Проте навіть у цьому разі адмінштрафу не уникнути.
І на завершення поговоримо про те, куди подавати звіти з виправленнями. Ви знаєте, що з 1 жовтня 2013 року роботодавці подають форму № Д4 не до ПФУ, а до ДПІ. Тому, якщо після цієї дати ви виявляєте помилки в поданих до 1 жовтня звітах, вам потрібно виправити помилки й подати звіт з виправленнями вже податківцям. Форма звіту має бути тією, що діє на момент виправлення помилки. До ПФУ вам нічого подавати не потрібно. Виняток — деякі помилки, які зачіпають дані про працівника і стосуються періодів справляння пенсійного внеску (періоди до 01.01.2011 р.). Що це за помилки? Про них та інші помилки в персональних даних ми з вами поговоримо в наступній статті.
висновки
-
Помилки у звіті за формою № Д4, строк подання якого не закінчився, можна виправити, сформувавши і подавши до ДПІ такий звіт повторно до закінчення граничного строку подання.
-
Порядок виправлення помилок, виявлених після закінчення граничного строку подання форми № Д4, залежить від виду помилки: «несумова» помилка чи помилка у сумових показниках.