Механізм виправлення помилок у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП* прописано в розд. VII Порядку № 4.
* Тут і далі – звіт по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням.
Умовно всі помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП можна розподілити на два види:
1) методологічні (арифметичні) помилки;
2) помилки, пов’язані з неправильним нарахуванням сум страхових виплат, що фінансуються за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФТВП).
Як виправляють такі помилки, розглянемо далі.
Методологічні (арифметичні) помилки
Методологічні (арифметичні) помилки виникають при заповненні звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП. Прикладами таких помилок можуть бути помилки, спричинені:
— невідображенням або неправильним відображенням показників в окремих рядках звіту;
— незбігом показників у різних таблицях звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП.
Такі помилки, як правило, виявляють фахівці Фонду під час приймання звітності. Вони ж пропонують страхувальникам самостійно виправити ці помилки. Якщо страхувальник відмовляється, орган Фонду самостійно визначить відповідні показники та врахує їх при складанні зведених звітів. Після чого, у разі необхідності, може бути проведена перевірка норовливого страхувальника.
Фонд не може відмовити у прийнятті звіту за формою № Ф4-ФСС з ТВП, у якому є методологічні та/або арифметичні помилки
Помилки, пов’язані з неправильним розрахунком і нарахуванням сум страхових виплат, що фінансуються за рахунок коштів Фонду
Якщо помилку в сумі соцстраховских допомог у вже поданому звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП ви виявили до закінчення граничного строку його подання**, слід повторно сформувати та подати такий звіт із правильним показниками. Річ у тім, що чинним вважають останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення строку подання звітності (п. 7.1 Порядку № 4).
** Страхувальники зобов’язані формувати та подавати до органів Фонду звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП не пізніше 20 числа наступного за звітним кварталом місяця.
А от помилку в сумі допомоги по тимчасовій непрацездатності або по вагітності та пологах, виявлену після закінчення граничного строку подання звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП, виправляють у звіті, сформованому за той період, у якому цю помилку було виявлено.
Розглянемо порядок виправлення таких помилок залежно від того, завищена чи занижена була сума соцстрахівської допомоги.
У минулих звітних періодах надмірно нараховано суми допомоги. Послідовність дій страхувальника в разі самостійного виявлення такої помилки наведемо у вигляді схеми (див. рис. 1).
Рис. 1. Порядок виправлення помилок, якщо у звіті завищено суму допомоги
* Надмірно отриману суму допомоги може повернути добровільно працівник або винна особа.
Надамо пояснення до кроку 3 рис. 1. Про виявлену помилку ви повинні проінформувати Фонд шляхом подання повідомлення. Таке повідомлення складається у двох примірниках. Один примірник віднесіть до Фонду, другий залиште в себе, підколовши до звіту з коригуванням.
Форму повідомлення про факт виявлення помилки не затверджено нормативно-правовими актами Фонду. Більшість робочих органів Фонду зразок такого повідомлення вивішують у себе на інформаційній дошці. Але якщо ви не хочете двічі відвідувати Фонд (спочатку, щоб переписати його, а потім, щоб здати), можете скласти таке повідомлення в довільній формі. Однак у ньому обов’язково вкажіть:
— найменування вашого підприємства-страхувальника (П. І. Б. підприємця-страхувальника);
— реєстраційний код страхувальника в органі Фонду або його номер в Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011 р.) та код ЄДРПОУ;
— період виявлення помилки;
— зміст помилки (із зазначенням прізвища, ініціалів застрахованої особи, номера листка непрацездатності та виду допомоги, щодо якого виявлено помилку (див. лист від 05.04.2011 р. № 01-16-755));
— суму відкоригованих витрат;
— дату складання повідомлення.
Готове повідомлення про виявлення помилки підписують директор та головний бухгалтер підприємства (підприємець).
У минулих звітних періодах було занижено суми допомоги. Якщо в минулих звітних періодах суми допомоги були виплачені не в повному обсязі, страхувальник повинен виконати такі дії, зазначені на рис. 2.
Рис. 2. Порядок виправлення помилок, якщо у звіті занижено суму допомоги
Для наочності порядок виправлення помилок у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП розглянемо на прикладі.
Приклад. Бухгалтер підприємства в червні 2014 року виявив такі помилки, пов’язані з неправильним нарахуванням сум допомог, що фінансуються Фондом:
1) у листопаді 2013 року допомогу по тимчасовій непрацездатності працівнику Соколову О. П. було помилково розраховано виходячи із середньоденної заробітної плати в розмірі 151 грн. При розрахунку допомоги потрібно було використовувати середньоденну заробітну плату в розмірі 115 грн. Допомогу нараховано за 15 робочих днів. Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності:
— що фактично нарахована працівнику в листопаді 2013 року, становила 2265 грн.;
— яку підприємство повинне було нарахувати працівнику за цим страховим випадком, — 1725 грн.;
— надмірно нарахована працівнику, — 540 грн. (2265 грн. - 1725 грн.).
Суму страхових коштів у розмірі 540 грн. було перераховано Фонду 9 червня 2014 року. Про помилку підприємство повідомило Фонд письмово;
2) у березні 2014 року допомогу по тимчасовій непрацездатності у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною працівниці Квитці Н. М. було нараховано за 3 робочі дні, тоді як потрібно було нарахувати за 7 робочих днів. Середньоденний заробіток для розрахунку допомоги становив 200 грн. Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності:
— фактично виплачена працівниці за цим страховим випадком, — 600 грн.;
— яку підприємство повинне було нарахувати працівниці, — 1400 грн.;
— що підлягає виплаті працівниці у зв’язку з виявленою помилкою, — 800 грн. (1400 грн. - 600 грн.). Для отримання фінансування підприємство надіслало до Фонду заяву-розрахунок. Допомогу отримано та виплачено працівниці 27 червня 2014 року.
Виявлені помилки підприємство відобразить у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП за I півріччя 2014 року.
Припустимо, що у 2014 році на підприємстві був тільки один страховий випадок, за яким і було допущено помилку. Наведемо фрагмент звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП за I півріччя 2014 року, заповнений підприємством.
висновки
-
Методологічні чи арифметичні помилки виявляють фахівці Фонду під час приймання звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП.
-
Помилки в сумах коштів Фонду, виявлені в поданому звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП, можна виправити:
— сформувавши і подавши до закінчення граничного строку його подання звіт з правильними даними;
— у звіті, сформованому за період, у якому помилку було виявлено й виправлено, якщо помилку виявлено після закінчення граничного строку подання.