Закупівля сільськогосподарської продукції в населення здійснюється, як правило, через підзвітну особу. Для придбання такої продукції їй видають із каси готівку на підставі видаткового касового ордера (п. 3.4 Положення № 637). Отримані кошти можуть перебувати в розпорядженні підзвітної особи не більше 10 робочих днів починаючи з дня їх видачі під звіт. На це прямо вказує п. 2.11 Положення № 637. Щоправда, у ньому є одне застереження: якщо закупівля сільгосппродукції здійснюється у відрядженні, то строк, на який видається готівка, може бути продовжений до закінчення відрядження.
Зверніть увагу: на розрахунки при закупівлях сільгосппродукції у фізосіб-непідприємців за готівку поширюється 150-тисячне обмеження, передбачене постановою НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 р. № 210. Це означає, що підприємство (підзвітна особа), яке придбаває сільгосппродукцію, має право розраховуватися готівкою з фізособою-непідприємцем протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами лише в межах 150 тис. грн.
Після придбання необхідної сільгосппродукції підзвітна особа складає Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 05.12.2012 р. № 1276 (абзац перший п.п. 170.9.2 ПКУ). Для того щоб подати такий Звіт до бухгалтерії, в нього є 5 банківських днів, наступних за днем, коли підзвітна особа вперше купила сільгосппродукцію в населення (або завершила відрядження, п.п. 170.9.2 ПКУ). Але майте на увазі: якщо розрахунки здійснювалися готівкою, знятою з корпоративних платіжних карток (у тому числі, з особистого спеціального платіжного засобу - принаймні, так вважають податківці), то Звіт слід здати до закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ, лист Міністерства доходів і зборів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 60).
Разом з авансовим звітом подаються й первинні документи, що підтверджують закупівлю сільськогосподарської продукції. Саме ці документи і будуть підставою для відображення господарської операції в бухгалтерському обліку та збільшення витрат у податковому обліку (п. 138.2 ПКУ). Такими документами можуть бути:
— закупівельний акт (якщо закупівля відбувається в однієї фізичної особи);
— відомість (у разі придбання сільськогосподарських товарів у кількох фізичних осіб).
Форма закупівельного акта міститься в додатку 5 до п. 2.1 Методичних рекомендацій щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджених наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 р. № 157, і має рекомендаційний характер. Цю форму можна взяти за основу, доповнивши її додатковими реквізитами, наприклад, реєстраційним номером продавця, паспортними даними, реквізитами Довідки* про наявність у фізичної особи земельних ділянок (форми № 3ДФ), затвердженої наказом Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 р. № 32.
* Ця довідка є підставою для неутримання ПДФО з доходів, отриманих фізособою від реалізації власної сільгосппродукції.
Що стосується відомості, то її форму взагалі не встановлено. Щоправда, певні вимоги до неї все ж можна знайти в п. 3.4 Положення № 637, а саме:наявність інформації про прізвище тих, хто здавав, їх адресу, обсяги зданої продукції та суму виплаченої грошової готівки, посвідчені підписом здавача. Окрім цього, відомість в обов’язковому порядку повинна містити реєстраційний номер облікової картки фізичної особи (або серію і номер паспорта, п. 70.12 ПКУ), дані про суми утриманого ПДФО (якщо він утримувався) і суму нарахованого доходу. До речі, діяти таким чином рекомендували й податківці в консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2012, № 20.
Усі перелічені реквізити підприємство може внести до власної відомості, складеної на основі відомості на виплату грошових коштів за формою додатка 1 до Положення № 637. Детальніше про це і багато що інше можна прочитати у статті «Купуємо сільгосппродукцію в населення: усі особливості від документального оформлення до оподаткування», опублікованій у «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 62, с. 32.