Запитання викликане тим, що тепер податкові накладні і розрахунки коригування ми складаємо виключно в електронному вигляді. Податківці наполягають, що робити це потрібно вже з 01.01.2015 р. (див. лист ДФСУ від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17, а також консультацію в БЗ, підкатегорія 101.19).
А от з 01.02.2015 р., коли всі податкові накладні обов’язково реєструються в ЄРПН, ви маєте можливість отримати ПН чи РК на підставі запиту до ЄРПН (див. абзаци п’ятий і шостий п. 201.10 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI; далі — ПКУ). Тобто взагалі без прямого контакту з контрагентом.
Отже, виходячи із цього, аби підтвердити податковий кредит, потрібно зберігати:
а) в електронному вигляді:
(1) податкові накладні і (за наявності) розрахунки коригування;
(2) електронні митні деклараціі (МД)*;
(3) квитанції про реєстрацію ПН/РК у ЄРПН**;
(4) електронні первинні документи, що підтверджують факт придбання/оплати;
б) в паперовому вигляді:
(1) замінники ПН (касові чеки, транспортні квитки та інші документи, які дають право на податковий кредит без податкової накладної)***;
(2) паперові МД*;
(3) паперові первинні документи, що підтверджують факт придбання/оплати.
Що ж із цих документів податкова буде вимагати при перевірці? Імовірно, що все. Ба, навіть більше: вона буде вимагати також реєстри замінників ПН ( п. 201.111 ПКУ). Для того, аби зіставити інформацію, що наведена в них, із фактично наявними документами.
І пам’ятайте: будь-який документ, який у вас є в електронному вигляді, податкова може попросити вас роздрукувати.
* МД у ЄРПН реєструвати не потрібно, адже після митного оформлення інформація про вхідний ПДВ вже є у податківців.
** Такі квитанції в одному примірнику є в ЄРПН (п. 11 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246), але для себе ви їх можете також роздруковувати. Для пред’явлення податківцям, на нашу думку, достатньо буде квитанції в електронній формі (п. 2.1 розд. ІІ Методичних рекомендацій щодо документальної перевірки платників, які включили до складу податкового кредиту податкові накладні, що підлягають реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних, але не зареєстровані, та порядку оформлення їх результатів, наданих у листі ДПСУ від 23.09.2011 р. № 1332/7/22-1417/462 // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 84, с. 3).
*** Реєстр таких замінників слід вести окремо, поки що за довільною формою.