7.2. Нюанси обліку окремих виплат при розрахунку відпускних
Як облікувати премії та разові винагороди
Пунктом 3 Порядку № 100 передбачено, що премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Це стосується премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або більший проміжок часу. Тобто всі премії включаємо до розрахунку в тому місяці, в якому їх нараховано.
Одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років уключають до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік.
Тобто одноразову винагороду розподіляють не між місяцями року, за роботу в яких її було нараховано, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати. А отже, у загальному випадку (коли кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12) до розрахунку середньої зарплати потрапить уся сума одноразової винагороди.
Якщо в розрахунковому періоді менша кількість місяців (наприклад, через те, що працівник пропрацював менше року), при розрахунку середнього заробітку для визначення відпускних ураховують не всю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду.
Важливий момент:
до розрахунку включайте тільки винагороду, нараховану в поточному році (у якому надаєте відпустку) за попередній рік
На це неодноразово вказували фахівці Мінсоцполітики (див. консультацію в газеті «Праця і зарплата», 2012, № 12, с. 11 і лист Мінпраці від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08).
Наприклад, якщо надаємо відпустку у 2015 році, то в розрахунку бере участь винагорода за підсумками роботи за 2014 рік, нарахована у 2015 році в одному з місяців розрахункового періоду. Якщо ж винагороду за підсумками роботи за рік нараховано в поточному році за поточний рік, то її не можна враховувати при розрахунку відпускних. Так, при наданні відпустки у 2015 році не потраплять до розрахунку середньої заробітної плати винагороди за підсумками роботи за 2013 і 2014 роки, нараховані у 2014 році.
«Преміальна» тема завжди користується особливою популярністю, тому розберемо її «по кісточках».
Приклад 7.4. Працівник іде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 01.04.2015 р. Розрахунковим періодом є квітень 2014 року — березень 2015 року.
Оклад працівника становить 2000,00 грн. Щомісячна премія — 300,00 грн. Крім того, виплачено квартальні премії в сумі 2250,00 грн., у тому числі:
— за І квартал (нараховано у квітні 2014 року) — 500,00 грн.;
— за ІІ квартал (нараховано в липні 2014 року) — 550,00 грн.;
— за ІІІ квартал (нараховано в жовтні 2014 року) — 600,00 грн.;
— за IV квартал (нараховано в січні 2015 року) — 600,00 грн.
Одноразова премія за підсумками роботи за 2014 рік нарахована в січні 2015 року і становить 2400,00 грн.
Відповідно до положень абзацу першого п. 3 Порядку № 100 при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних щомісячні та квартальні премії включайте до заробітної плати того місяця, в якому їх нараховано.
При цьому квартальна премія, нарахована у квітні 2014 року за I квартал 2014 року, в повному обсязі увійде до розрахунку середньої зарплати, незважаючи на те, що її нараховано за місяці, що не увійшли до розрахункового періоду.
Винагорода за підсумками роботи за 2014 рік, нарахована у 2015 році, також уключається до розрахунку середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду. На кожен місяць розрахункового періоду припадає по 200,00 грн. винагороди за підсумками роботи за 2014 рік (2400,00 грн. : 12 міс.). У зв’язку з тим, що в цьому випадку розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, у розрахунку середньої зарплати бере участь уся сума винагороди.
Таким чином, визначимо суму виплат за розрахунковий період:
(2000,00 + 300,00) х 12 + 2250,00 + 2400,00 = 32250,00 (грн.).
Середньоденна заробітна плата становила:
32250,00 : (365 - 10) = 90,85 (грн./к. дн.).
Сума відпускних за 24 к. дн. становитиме:
90,85 х 24 = 2180,40 (грн.).
До відпускного періоду потрапив святковий день (12 квітня — Пасха (Великдень)). Відпустка працівника подовжується на такий день, але оплата за нього не здійснюється
Приклад 7.5. Працівника прийнято на роботу 08.09.2014 р. З 20.04.2015 р. йому надається частина щорічної відпустки тривалістю 14 календарних днів. Розрахунковим періодом є жовтень 2014 року — березень 2015 року. У розрахунковому періоді працівнику нараховано зарплату в сумі 22800,00 грн. Крім того, у січні 2015 року нараховано винагороду за підсумками роботи за 2014 рік у сумі 2500,00 грн.
Згідно з абзацом другим п. 3 Порядку № 100 винагороду за підсумками роботи за 2014 рік уключають до розрахунку середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми нарахованої винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду. Оскільки до розрахункового періоду включається 6 місяців (жовтень 2014 року — березень 2015 року), до розрахунку середньої зарплати потрапить частина винагороди за підсумками роботи за 2014 рік у розмірі 6/12 від її повної суми, а саме:
2500,00 х 6 : 12 = 1250,00 (грн.).
Визначимо кількість календарних днів, що враховуються:
182 - 3 = 179 (к. дн.),
де 182 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31);
3 — кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді (1, 7 січня і 8 березня).
Середньоденна заробітна плата склала:
(22800,00 + 1250,00) : 179 = 134,36 (грн./к. дн.).
Розрахуємо суму відпускних:
134,36 х 14 = 1881,04 (грн.).
Приклад 7.6. Працівнику надається відпустка тривалістю 24 календарні дні з 14.04.2015 р. Розрахунковим періодом є квітень 2014 року — березень 2015 року. У розрахунковому періоді працівнику нараховано заробітну плату в сумі 36000,00 грн. Крім того, у січні 2015 року було нараховано премію до ювілею (до 60-річчя) у розмірі 500,00 грн.
Згідно з п.п. «и» п. 4 Порядку № 100 премія, нарахована працівнику у зв’язку з ювілеєм, не бере участі в розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних. Таким чином, середній заробіток розраховуємо виходячи з нарахованої зарплати:
36000,00 : (365 - 10) = 101,41 (грн./к. дн.).
Сума відпускних склала:
101,41 х 24 = 2433,84 (грн.).
Зауважте: зараз на багатьох підприємствах з кризою борються за допомогою надання відпустки «за свій рахунок».
Якщо працівник весь місяць перебував у неоплачуваній відпустці, то весь такий місяць випадає з розрахункового періоду
Отже, якщо цього місяця працівнику було нараховано будь-які виплати (премії, надбавки тощо), вони не братимуть участі в розрахунку середньої зарплати.
Інша ситуація складається, якщо працівник був в неоплачуваній відпустці тільки частину місяця. Тоді з розрахункового періоду виключаємо тільки кількість днів, що припадають на таку відпустку. При цьому премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату.
Приклад 7.7. Працівнику надається відпустка тривалістю 14 календарних днів з 16.03.2015 р. Розрахунковий період: березень 2014 року — лютий 2015 року. З 1 по 30 листопада 2014 року (тобто весь місяць) працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 25 Закону про відпустки. У розрахунковому періоді працівнику нараховано:
— зарплату за фактично відпрацьований час у розмірі — 36960,00 грн.;
— виробничу премію в розмірі 9240,00 грн., з них 840,00 грн. нараховано в листопаді 2014 року за жовтень цього року.
Отже, з розрахункового періоду виключаємо святкові та неробочі дні, а також дні листопадової відпустки «за свій рахунок». Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить:
365 - 10 - 30 = 325 (к. дн.).
У зв’язку з тим, що весь листопад 2014 року працівник перебував у відпустці «за свій рахунок», премія, нарахована цього місяця, не враховується в розрахунку.
Загальна сума виплат, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, становитиме:
36960,00 + 9240,00 - 840,00 = 45360,00 (грн.).
Визначаємо середньоденну заробітну плату:
45360,00 : 325 = 139,57 (грн./к. дн.).
Розрахуємо суму відпускних:
139,57 х 14 = 1953,98 (грн.).
Лікарняні та декретні: «зелене світло»
Згідно з абзацом четвертим п. 3 Порядку № 100 при визначенні суми відпускних або компенсації за невикористану відпустку до розрахунку включається також допомога по тимчасовій непрацездатності.
Нагадаємо: перші п’ять днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець, а починаючи з шостого дня працівнику виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів соцстраху. При цьому вся сума лікарняних є збереженням зарплати працівника на період хвороби.
Таким чином,
до розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних уключайте загальну суму оплати періоду тимчасової непрацездатності
Відповідно, і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, уключають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Аналогічні роз’яснення було надано у спільному листі Мінпраці та Мінфіну від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826.
Приклад 7.8. Працівнику надається додаткова відпустка у зв’язку з навчанням у вищому навчальному закладі з 20.04.2015 р. тривалістю 40 календарних днів. Працівник відпрацював на підприємстві більше 12 місяців, тому розрахунковий період для визначення суми відпускних: квітень 2014 року — березень 2015 року. Сума заробітної плати за розрахунковий період склала 37286,96 грн. Сума оплати лікарняного листка за період тимчасової непрацездатності з 22.10.2014 р. по 31.10.2014 р. становить 1248,80 грн.
Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо середньоденну заробітну плату:
(37286,96 + 1248,80) : 355 = 108,55 (грн./к. дн.).
На період навчальної відпустки припадають 3 святкові та неробочі дні (1, 2 і 9 травня). На ці дні відпустку у зв’язку з навчанням не подовжують, а самі святкові дні оплачують у загальному порядку* (див. лист Мінпраці від 27.07.2010 р. № 217/13/116-10).
* Виняток становлять відпустки для складання перевідних іспитів в основній і старшій школах (п. 3 ч. 1 ст. 13 Закону про відпустки), які надають без урахування вихідних днів. Відповідно вихідні дні до рахунку такої відпустки не зараховуються та оплаті не підлягають.
Сума відпускних становить:
108,55 х 40 = 4342,00 (грн.).
Що стосується допомоги по вагітності та пологах, то окремо про неї в Порядку № 100 нічого не зазначено. Річ у тому, що вона не є допомогою по тимчасовій непрацездатності, оскільки пов’язана з іншим страховим випадком. Водночас декретні компенсують втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Тобто вони підпадають під поняття виплат за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100). З цього випливає, що
допомога по вагітності та пологах має включатися до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних
Такий самий висновок наведено в листі Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13.
Приклад 7.9. Працівниці підприємства на її прохання надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні одразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадала на період з 04.12.2014 р. по 08.04.2015 р. включно, а у щорічну відпустку працівниця йде з 09.04.2015 р.
Розрахунковий період для визначення суми відпускних: квітень 2014 року — березень 2015 року. Заробітна плата за розрахунковий період становить 24142,86 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 17718,12 грн., у тому числі за квітень 2015 року — 1124,96 грн.
Визначимо кількість календарних днів, що враховуються:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
де 10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Звертаємо увагу: у розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду, у розмірі 16593,16 грн. (17718,12 грн. - 1124,96 грн.).
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(24142,86 + 16593,16) : 355 = 114,75 (грн./к. дн.).
Сума відпускних становить:
114,75 x 24 = 2754,00 (грн.).
Облік відпускних і матеріальної допомоги при розрахунку середнього заробітку
Відпускні, нараховані працівнику за час перебування в попередній відпустці, беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних на підставі абзацу четвертого п. 3 Порядку № 100.
Що стосується матеріальної допомоги до відпустки, то її суму не включаємо до розрахунку (п.п. «б» п. 4 Порядку № 100). Причому матеріальну допомогу не враховують при обчисленні середньої заробітної плати для оплати відпусток незалежно від того, є вона разовою чи ні, надана вона одному або всім (більшості) співробітників (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05).
Зазначимо, що на підставі п.п. «б» п. 4 Порядку № 100 при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпусток не враховують і інші одноразові виплати: компенсацію за невикористану відпустку, допомогу працівникам, які виходять на пенсію, вихідну допомогу тощо.
Приклад 7.10. Працівнику підприємства надається щорічна відпустка з 14.04.2015 р. тривалістю 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (квітень 2014 року — березень 2015 року) йому було нараховано такі виплати:
— заробітна плата — 43721,05 грн.;
— відпускні за період з 1 по 25 липня 2014 року — 3154,94 грн.;
— матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки — 1000,00 грн.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(43721,05 + 3154,94) : (365 - 10) = 132,05 (грн./к. дн.),
де 365 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо суму відпускних:
132,05 x 24 = 3169,20 (грн.).