У цій ситуації вам нічого не загрожує, і ось чому.
Якщо вже ви застрягли в минулому сторіччі ☺ і досі ялозите купюри в касі, а не кидаєте зарплату на банківські картки працівникам, нагадаємо вам деякі приписи Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).
Зокрема, зарплаті в Положенні № 637 (абзац перший п. 1.2) присвоєно особливий статус виплати, пов’язаної з оплатою праці. Але для ясності нижче писатимемо просто — «виплата зарплати».
Особливостей у цього статусу дві, і полягають вони в такому:
1) у розрахунку ліміту каси за варіантом «середньоденної видачі» ( п. 5.3 Положення № 637) суми виплат зарплати не враховуються (ряд. 3 форми Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі — див. додаток 8 до Положення № 637);
2) на відміну від іншої понадлімітної готівки, що підлягає здаванню до банку чи видачі з каси не пізніше наступного за днем виникнення «понадліміту» операційного банківського дня ( пп. 2.8, 2.10, 5.9 Положення № 637), понадлімітні суми на виплату зарплати (причому не тільки отримані з цією метою у банку, але й ті, що з готівкової виручки) можуть затриматися в касі підприємства максимум три робочі дні, уключаючи день отримання готівки у банку, а для деяких категорій підприємств — усі п’ять робочих днів ( 2.10 Положення № 637).
У п. 3.8 Положення № 637 дозволено два варіанти видачі зарплати: (1) за окремими ВКО на кожного отримувача (як правило — для одноразових виплат) і (2) за платіжними відомостями.
Саме для другого варіанта видачі зарплати (за відомістю) в п. 3.9 Положення № 637 прописано, що саме зобов’язаний зробити касир після закінчення встановлених строків виплати зарплати. Увага! Тут ідеться не про ті три-(п’яти-)денні строки, що фігурують у 2.10 Положення № 637, а про ті, які ви повинні прописати в колдоговорі відповідно до законодавства ( ст. 115 КЗпП; ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР) і ні в якому разі не порушувати.
Ось ці обов’язки касира:
(1) у відомості написати навпроти кожного, хто грошей не отримав, слово «Депоновано»;
(2) скласти реєстр депонованих сум;
(3) підбити у кінці відомості окремо дві підсумкові суми — виплачену та невиплачену, що підлягає депонуванню;
(4) згідно з виписаним у бухгалтерії одним ВКО — важливо! — на всю видану за відомістю суму зробити запис у касовій книзі (ну, це і зрозуміло: не може ж касир після кожної видачі зарплати одному працівнику кидатися прожогом до бухгалтерії за новим окремим ВКО ☺).
Можливо, вас збентежили ось ці прикінцеві слова п. 3.9 Положення № 637: «Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального ВКО»? Але тут же не написано, мовляв, усі депоновані суми підлягають обов’язковому та безумовному здаванню в банк! Та й у самому визначенні «депонована заробітна плата» ( абзац сьомий п. 1.2 Положення № 637) щодо обов’язковості, яке вас лякає, щодо здавання їх до банку нічого не зазначено!
Так що ж це за суми, «що підлягають здаванню»?
Дивіться, що сказано в 2.10 Положення № 637:
Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту)
Сподіваємося, що у вас ліміт каси встановлено. Так от, цей дозвіл п. 2.10 Положення № 637 поширюється й на ту готівку, яка була отримана в банку на виплату зарплати. Просто після закінчення зазначених вище «особливих» трьох (п’яти) робочих днів ці суми, якщо вони перевищують ліміт каси, розуміється, втрачають свій «особливий» статус. Якщо ж вони ліміт каси не перевищують, то така готівка розглядається як звичайний залишок готівки в касі підприємства.
Таким чином, ви матимете право видати її зокрема на госппотреби. Але якщо вона і справді понадлімітна, то, щоб уникнути порушення, зробити це потрібно не пізніше наступного робочого дня банку ( п. 5.9 Положення № 637). До речі, з думкою, що депоновані суми зарплати в межах ліміту каси не потрібно здавати до банку, прямо погодився НБУ в листі від 18.07.2006 р. № 11-113/2701-7507.
Більше того, якщо зарплата виплачується вами за першим варіантом — з випискою «індивідуальних» ВКО, то ніхто не забороняє вам видати з цих грошей потрібну суму на госппотреби! Тільки встигніть поповнити касу, щоб не порушити строк виплати зарплати через нестачу в ній грошей! ☹ Зрозуміло, при варіанті виплати за відомістю цей фокус у вас не вийде, так би мовити, з технічних причин: результати виплати за відомістю не зійдуться. А якщо виплачувати зарплату за відомістю уповноважена інша особа — вона вам цих грошей просто не дасть, навіть не просіть… ☺
Давайте перевіримо, чи буде вам «за це» що-небудь (і заразом скажемо декілька слів бухгалтерам-«переросткам» ☺, які не хочуть викинути з голови архаїчні поняття «касова дисципліна» і «цільове призначення» готівки, яких давно і вдень зі свічкою не знайдеш у Положенні № 637).
Диспозиція ст. 16315 КпАП передбачає застосування санкції за «порушення порядку проведення готівкових розрахунків…» — увага! — тільки «за товари (послуги)». Як бачите, вашої ситуації це абсолютно не стосується.
Так, у напівдохлому Указі Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 02.06.95 р. № 436/95 (ч. 7 ст. 1) є така диспозиція: «використання отриманих в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням», але:
— по-перше, в Положенні № 637 немає відповідних регуляторних норм, тобто головний регулятор — НБУ про поняття «цільове призначення готівки» сьогодні ні сном ні духом не відає;
— по-друге, у формі грошового чека (див. додаток 13 до Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р. № 174) заголовок колись «цільової» графи перефразовано на схоже, але інше — «Цілі витрат», причому без жодного кодування (хоча графа для коду є і цей показник таки використовується, але тільки самим НБУ і в суто статистичних цілях);
— по-третє, у консультації з підкатегорії 109.21 БЗ з посиланням саме на зазначену «нецільову» норму цього Указу написано чорним по білому: «Нецільовим використанням готівкових коштів є їх витрачання на цілі, не пов’язані з веденням господарської діяльності»! Хоча цей висновок не має із законодавством нічого спільного, він у нашій ситуації може стати найвагомішим аргументом. Адже ви видали готівку саме на господарські цілі!
Якщо так, то за цю ситуацію не бійтеся. ☺