Закордонні відрядження: валютно-карткові питання (ч. 2)

У закордонне відрядження — з гривневою платіжною карткою

Не маючи можливості оперативно забезпечити працівника авансом в інвалюті (немає валюти в уповноваженому банку), підприємство направило працівника у термінове відрядження за кордон (до Польщі) з гривневою корпоративною платіжною карткою. У відрядженні працівник зняв у банкоматі злоті. Але потім обміняв їх на євро і в євро сплатив рахунок за проживання. До авансового Звіту працівник додав рахунок за проживання в євро. Як підприємству відобразити витрати на проживання в цьому випадку?

 

Можливість перерахування авансу при відрядженнях на платіжні картки передбачена п. 5 розд. I Інструкції № 59. Тому спершу нагадаємо головні облікові особливості розрахунків із застосуванням корпоративних платіжних карток (КПК) (див. рисунок на с. 34).

 

 

Зауважимо: якби у закордонне відрядження працівника було відправлено з валютною КПК, витрати за відрядженням за кордон визначали б так. Маючи виписку банку за картрахунком, витрати на відрядження визнавали б на дату затвердження авансового Звіту за ранковими курсами НБУ, що діяли на дати списання (!) коштів з картрахунка (тобто проведення безготівкових розрахунків за допомогою КПК або зняття готівки в банкоматі).

Проте вся особливість нашої ситуації в тому, що працівникові, який відряджається, було видано гривневу КПК. Тому рух коштів за картрахунком буде в гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). Але як же тоді бути, якщо до авансового Звіту працівник додав рахунок за проживання в євро? У такому разі

суму витрат на проживання визначають (євро перераховують) за курсом НБУ на початок дня дати затвердження авансового Звіту

Обґрунтуємо сказане прикладом.

Приклад 2. Працівника апарату управління направлено у відрядження (з 08.10.2014 р. по 10.10.2014 р.) до Польщі з гривневою КПК (на КПК зараховано 10000 грн.).

За допомогою КПК працівник:

— придбав квитки на проїзд вартістю 4460 грн.;

— у закордонному відрядженні зняв у банкоматі злоті (за що згідно з банківською випискою з картрахунка списано 5200 грн., у тому числі комісія банку — 50 грн., різниця між комерційним курсом банку та курсом НБУ — 120 грн.).

Потім працівник частину злотих обміняв на євро і сплатив рахунок за проживання в готелі на суму €200.

У день повернення з відрядження 10.10.2014 р. працівник подав авансовий Звіт, згідно з яким:

— добові за 3 дні відрядження — 1800 грн. (3 дні х 600 грн.; наказом по підприємству добові для відряджень за кордон встановлено у розмірі 600 грн. на день);

— витрати на проїзд: квитки на літак Харків-Варшава та на літак Варшава-Харків (вартістю 4460 грн.);

— витрати на проживання в готелі без харчування €200.

Звіт затверджено 10.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,351018 грн./€).

У обліку операції буде відображено таким чином (див. табл. 3 на с. 35):

Таблиця 3. Використання у відрядженні за кордон гривневої КПК

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн.	Податковий облік
		Дт	Кт		доходи	витрати
1	Перераховано грошові кошти у національній валюті з поточного рахунка на картрахунок	313	311	10000	—	—
2	Видано працівникові гривневу КПК	051	—	10000	—	—
	У журналі видачі та повернення КПК робиться запис про видачу КПК працівникові, а також про суму коштів, доступну для використання із застосуванням цієї КПК (10000 грн.).
3	На підставі виписки банку відображено операції за картрахунком:
	— списано суму гривень, витрачену працівником на придбання квитків на проїзд	372	313	4460	—	—
	— списано суму, отриману працівником через банкомат	372	313	5200	—	—
10.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,351018 грн./€):
4	На підставі затвердженого авансового Звіту до складу витрат включено:
	— вартість проїзду	93	372	4460	—	4460
	— комісійну винагороду банку за зняття готівки в банкоматі (50 грн.)	92	372	50	—	50
	— різницю між комерційним курсом банку та курсом НБУ при знятті готівки (120 грн.)	949	372	120	—	120
	— добові	93	372	1800	—	1800
	— вартість проживання [€200 х 16,351018 грн./€]	93	372	€200 3270,20	—	3270,20
5	Повернено працівником гривневу КПК:
	— використано	—	051	9660	—	—
	— залишок	—	051	340	—	—
	У журналі видачі та повернення КПК робиться запис про повернення КПК працівником, а також про доступну суму коштів, що залишилася, для використання із застосуванням цієї КПК (залишок — 340 грн.).
6	Погашено заборгованість перед працівником (проведено остаточний розрахунок) [(4460 грн. + 50 грн. + 120 грн. +1800 грн. + 3270,20 грн.) - (4460 грн. + 5200 грн.)]	372	301	40,20	—	—

 

Якщо залишилася невитраченою валюта, знята через закордонний банкомат з гривневої КПК

 

Не маючи валютного рахунка, підприємство направило працівника у відрядження за кордон з гривневою КПК. За кордоном працівник зняв у банкоматі готівкову валюту (євро), проте витратив її не повністю. Чи повинен працівник разом з авансовим Звітом повертати залишок невикористаних коштів у валюті (тобто в євро)?

 

Запитання, очевидно, з’явилося тому, що в «відряджувальній» Інструкції № 59 натрапляємо на такі положення. Після закінчення відрядження за кордон частину невикористаних готівкових коштів має бути повернено працівником до каси підприємства або зараховано на відповідний рахунок підприємства в тих грошових одиницях, в яких було надано аванс (п. 17 розд. III Інструкції № 59). У минулому на це вказували Мінфін у листі від 30.10.2008 р. № 31-26030-13-25/39646 та НБУ в листі від 24.10.2008 р. № 25-313/2313-14525.

Схожі вимоги знаходимо і в п. 8.4 «валютно-готівкових» Правил № 200. Там передбачено: неповернений залишок готівкової інвалюти, яка була отримана підприємством з поточного рахунка в інвалюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок підприємства в інвалюті протягом 5 банківських днів з моменту його оприбуткування в касі підприємства.

Проте — заперечите ви — виконати такі вимоги вийде, якщо у підприємства є валютний рахунок (з якого раніше знімалася така готівкова валюта). І матимете рацію! Оскільки дійсно в цій ситуації працівник зобов’язаний (!) повернути залишок невитрачених у відрядженні готівкових валютних коштів в отриманій валюті. Адже тільки в цьому випадку для підприємства у повному обсязі працюватимуть норми Правил № 200, що стосуються використання готівкової інвалюти. А в них знаходимо такі вимоги:

— отримана з поточних валютних рахунків готівкова валюта може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана (п. 8.14 Правил № 200);

— невикористаний залишок готівкової інвалюти підлягає поверненню на поточний валютний рахунок (п. 8.4 Правил № 200).

У нас же інша ситуація. Підприємство валютного рахунка не має. Тому, якщо працівник поверне валюту, перераховувати (повертати) її буде просто нікуди! Хоча, можливо, підприємство вирішить-таки відкрити валютний рахунок.

Нагадаємо, що для обліку готівкових операцій в інвалюті підприємство може самостійно розробити форми касових документів — за аналогією з касовими документами для обліку операцій у національній валюті (лист НБУ від 27.01.2006 р. № 11-113/353-954, лист Держкомстату України від 24.11.2006 р. № 04/4-6/191, консультація в підкатегорії 109.21 БЗ). Але далі жорстко регламентований порядок поводження з готівковою інвалютою і вимоги п. 8.4 Правил № 200 змусять-таки підприємство здати готівкову валюту на валютний рахунок.

Якщо ж відкриття валютного рахунка, припустимо, не входить у ваші плани, то ліпше вчинити так. Попросіть працівника повернути залишок невикористаної суми (тобто різницю між отриманим і витраченим) до або разом з авансовим Звітом (п.п. 170.9.2 ПКУ) у гривнях.

Уявімо, що за умовами прикладу 2 рахунок за проживання становив тільки €100. Тоді відряджений працівник повинен повернути залишок невитраченого авансу в розмірі: 1594,90 грн. [тобто (4460 грн. + 5200 грн.) - (4460 грн. + 50 грн. + +120 грн.+ 1800 грн. + €100 х 16,351018 грн./€)] .

І до речі, оскільки «відряджувальна» Інструкція № 59 для звичайних (небюджетних) підприємств має, як наголошувалося, рекомендаційний характер, то говорити про якісь порушення її норм у цьому випадку буде просто недоречно.

Чи можна працівника відправити у відрядження за кордон з КПК, оформленою на іншого працівника?

Відправляємо працівника у відрядження за кордон. Проте швидко забезпечити його валютним авансом не виходить. Чи можна працівника відправити у закордонне відрядження з оформленою на іншого працівника КПК?

 

Ні, діяти так небажано. Бо справа в тому, що:

користуватися КПК можуть тільки працівники, на яких вони оформлені

Адже п. 1 розд. VI Положення № 705 якнайсуворіше наказує: користувач зобов’язаний використовувати КПК згідно з вимогами законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом (банком), і не допускати (!) використання КПК особами, які не мають на те законного права або повноважень. Схожі вимоги містить і п. 1 розд. III Положення № 705: користувачі мають право використовувати КПК для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом.

При цьому користувач зобов’язаний надійно зберігати і не передавати іншим особам (!) електронний платіжний засіб, ПІН-код та інші засоби, що дають можливість ним користуватися. Ну а використовувати електронний платіжний засіб за дорученням взагалі заборонено (п. 1 розд. VI Положення № 705).

Урахуйте також, що при проведенні розрахунків торговці можуть відмовитися від здійснення платіжної операції з використанням КПК, якщо встановлено, що особа не має права використовувати КПК (п. 12 розд. V Положення № 705).

Отже, користуватися КПК можуть тільки особи, на яких вони оформлені. Тому і

відзвітувати за витрачені кошти повинен саме працівник — законний користувач КПК

Ну а можливий вихід з вашої ситуації — перераху­вати суму авансу на особисту картку працівника (якщо, звичайно, з її допомогою можливий роз­рахунок за кордоном). Або, у разі крайньої потреби, забезпечити працівника авансом у гривнях (докладніше про це читайте «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34).

висновки

• Суму витрат за відрядженням за кордон підприємство може сформувати на дату затвердження авансового Звіту.

• Якщо працівник, відправлений у закордонне відрядження з гривневою КПК, подав з авансовим Звітом документи в інвалюті, то суму витрат визначають шляхом перерахунку за ранковим курсом НБУ на дату затвердження авансового Звіту.

• Якщо у підприємства немає валютного рахунка, то невитрачену готівку, зняту в закордонному відрядженні з гривневої КПК, працівник може повернути в гривнях.

• Працівника небажано відправляти у закордонне відрядження з КПК, оформленою на іншого працівника.

Документи статті

1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362.

3. Положення № 705 — Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використання, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

4. Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200.

5. П(С)БО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 р. № 193.