6.5. Порядок оформлення щорічних відпусток
Процедура оформлення відпусток починається зі складання графіка відпусток. Форма такого графіка, як і строки його складання, ані Законом про відпустки, ані КЗпП не встановлені. Тому питання щодо зовнішнього вигляду графіка і граничного строку його розробки вирішуються на розсуд підприємства.
При складанні графіка відпусток ураховують певні правила. Наведемо їх.
1. До графіка включають усіх працівників підприємства, які мають право на відпустку відповідно до ст. 2 Закону про відпустки, у тому числі сумісників. А от фізособи, які виконують роботи (надають послуги) на підставі цивільно-правових договорів, права на відпустку не мають, а отже, і до графіка їх включати не потрібно.
2. Конкретні дати початку та закінчення відпустки у графіку зазвичай не зазначають, а встановлюють тільки місяці його початку і закінчення (наприклад, травень — червень). Адже на момент настання можливої дати відпустки або у роботодавця, або у працівника можуть змінитися обставини.
Конкретну дату початку та закінчення відпустки після її погодження роботодавець доводить до відома працівника в письмовій формі
3. При складанні графіка враховують як особисті інтереси працівників та їх можливості для відпочинку, так і інтереси виробництва. Тому кожен працівник має право запропонувати найбільш сприятливий період для своєї відпустки, проте конкретну дату необхідно погоджувати з роботодавцем вже з урахуванням його інтересів. Це не стосується тих працівників, яким відпустка має бути надана в будь-який зручний для них час. Перелік таких категорій працівників визначають ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, інші закони, колективний або трудовий договір.
— основну щорічну відпустку;
— додаткові щорічні відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством і колективним договором;
— додаткову відпустку працівникам, які мають дітей.
Що стосується навчальних відпусток, то їх у графіку відображати не потрібно. Адже початок такої відпустки не залежить ані від інтересів виробництва, ані від бажання самого працівника. Конкретний період навчальної відпустки буде зазначено в довідці-виклику на сесію.
5. Тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, має бути не менше 24 календарних днів.
6. Якщо у працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то у графіку на поточний рік необхідно передбачити період і для їх надання. Запам’ятайте: забороняється не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років підряд, а також не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці (ст. 11 Закону про відпустки).
7. При складанні графіка відпусток ураховуйте встановлені ст. 12 Закону про відпустки правила поділу відпустки на частини. Так, щорічна відпустка за бажанням працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості, за умови, що
основна безперервна частина відпустки становить не менше 14 календарних днів
Виходить, що:
— по-перше, поділ відпустки здійснюють за бажанням працівника, але з відома роботодавця;
— по-друге, Законом про відпустки не встановлено, спочатку працівником має бути використана основна частина щорічної відпустки тривалістю 14 календарних днів (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Єдина умова: невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Як правило, строки складання графіка відпусток визначають у колективному договорі, що діє на підприємстві.
Зазвичай ініціатором розробки і складання графіка відпусток на майбутній рік виступає керівник підприємства. Саме він ще до початку наступного календарного року видає наказ (розпорядження) про складання такого графіка.
До графіка відпусток, за необхідності, можна внести необхідні зміни (наприклад, у разі відкликання працівника з відпустки і перенесення невикористаних днів на інший період). Проте зробити це можна тільки після погодження таких змін з усіма зацікавленими сторонами.
Остаточний варіант графіка відпусток погоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Потім графік затверджує власник або уповноважений ним орган.
Затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства. При цьому ознайомити працівників з графіком бажано під підпис, для чого в ньому можна передбачити окрему графу «Підпис працівника».
Пропонуємо вам приклади наказу про складання графіка відпусток на майбутній рік, а також супровідний лист до профкому підприємства про погодження графіка.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Капітал»
НАКАЗ
01.12.2014 м. Полтава № 158
Про складання графіка відпусток на 2015 рік
З метою виконання вимог трудового законодавства і керуючись ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР
НАКАЗУЮ:
1. Ковальчук Н. М., начальнику відділу кадрів:
1.1. Провести інструктаж керівників структурних підрозділів ТОВ «Капітал» щодо правил складання графіків відпусток очолюваних ними структурних підрозділів на 2015 рік до 05.12.2014.
1.2. Розробити проект графіка відпусток ТОВ «Капітал» на 2015 рік на підставі проектів графіків відпусток структурних підрозділів ТОВ «Капітал» до 17.12.2014.
1.3. Направити проект графіка відпусток ТОВ «Капітал» на 2015 рік на погодження виборному органу первинної профспілкової організації, що діє на підприємстві, до 18.12.2014.
1.4. Надати погоджений графік відпусток ТОВ «Капітал» на 2015 рік на затвердження до 31.12.2014.
2. Керівникам структурних підрозділів у строк до 12.12.2014:
2.1. З’ясувати побажання працівників, які перебувають у їх безпосередньому підпорядкуванні, про час надання щорічних відпусток.
2.2. Скласти проекти графіків відпусток за очолюваними структурними підрозділами на 2015 рік за формою, розробленою відділом кадрів, з урахуванням побажань працівників, вимог ч. 7 і 13 ст. 10 Закону України «Про відпустки» та інтересів виробництва.
2.3. Проекти графіків відпусток очолюваних структурних підрозділів на 2015 рік передати до відділу кадрів.
Директор Борщ М. В. Борщ
Товариство
з обмеженою відповідальністю
«Капітал»
вул. Зелена, 10, м. Полтава, 36003
тел. 45-45-45,
тел./факс 56-68-62
Код ЄДРПОУ 24567898
Голові первинної профспілкової організації ТОВ «Капітал»
Борману К. К.
18.12.2014 № 458/2014 На № ______ від ____________
Про погодження графіка відпусток на 2015 рік
Відповідно до ст. 10 Закону України «Про відпустки» направляємо для розгляду та погодження проект графіка відпусток працівників ТОВ «Капітал» на 2015 рік і обґрунтування до нього.
Директор ТОВ «Капітал» Борщ М. В. Борщ
Після узгодження з профкомом (профспілковим представником) графік відпусток затверджують або наказом (розпорядженням) керівника підприємства, або безпосередньо грифом затвердження.
На с. 87 ви знайдете зразок наказу про затвердження графіка відпусток.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Капітал»
НАКАЗ
05.01.2015 м. Полтава № 2
Про затвердження графіка відпусток на 2015 рік
З метою виконання вимог трудового законодавства і керуючись ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити графік відпусток працівників ТОВ «Капітал» на 2015 рік.
2. Ковальчук Н. М., начальнику відділу кадрів, довести до відома всіх працівників ТОВ «Капітал» черговість надання відпусток у 2015 році, визначену графіком відпусток.
Директор Борщ М. В. Борщ
З наказом ознайомлений:
Начальник відділу кадрів Ковальчук Н. М. Ковальчук
05.01.2015
Якщо графік відпусток затверджують грифом затвердження (без складання наказу (розпорядження)), то він має складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), найменування посади, підпису, ініціала(ів), прізвища особи, яка ухвалює документ, і дати.
Затверджений графік відпусток зобов’язані дотримувати і працівники підприємства, і роботодавець.
Наведемо фрагмент такого графіка на с. 88.
Про конкретну дату початку щорічної відпустки (у межах місяців, зазначених у графіку) роботодавець зобов’язаний попередити не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку. Зробити це можна у два способи:
— склавши та вручивши працівнику повідомлення про дату початку відпустки;
— ознайомивши працівника з наказом про надання йому відпустки.
Важливо! Якщо роботодавець забуде попередити про початок відпустки в зазначений вище строк, працівник має право вимагати перенести свою відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
Повідомлення про початок відпустки складають у довільній формі. Наприклад, воно може виглядати так:
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Капітал»
Секретарю
Мірошник О. В.
ПОВІДОМЛЕННЯ
про надання відпустки
19.02.2015 м. Полтава № 8
Шановна Ольго Володимирівно!
Відповідно до графіка відпусток працівників ТОВ «Капітал» на 2015 рік щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні за робочий рік з 10.11.2013 по 09.11.2014 Вам буде надано з 10.03.2015.
З повагою,
Начальник відділу кадрів Ковальчук Н. М. Ковальчук
З повідомленням ознайомлений, один примірник отримав:
Секретар Мірошник О. В. Мірошник
19.02.2015
Наступний етап документального оформлення надання відпусток — складання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Його типову форму № П-3 затверджено наказом № 489. Підставою для складання такого наказу (розпорядження) є затверджений графік відпусток на відповідний рік.
Наведемо приклад наказу про надання відпустки на с. 90.
Оскільки наведена форма наказу (розпорядження) про надання відпустки має рекомендаційний характер, на практиці чимало підприємств складають накази в довільній формі. Головна вимога до наказу, складеного не за затвердженою формою, — він повинен містити всі обов’язкові реквізити типової форми № П-3.
А як бути, якщо працівнику несподівано знадобилося піти у відпустку в інший час, ніж це передбачено графіком, і роботодавець при цьому не заперечує? У такому разі документальне оформлення здійснюють таким чином:
1) працівник подає керівнику підприємства заяву про надання відпустки, узгоджену зі своїм безпосереднім начальником. У цій заяві він зазначає бажану дату виходу у відпустку і тривалість відпустки;
2) відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника, оформляють наказ (розпорядження) про надання відпустки.
Наведемо зразок заяви про надання відпустки.
Директору ТОВ «Капітал»
Борщ М. В.
Економіста I категорії
планово-економічного відділу
Варченко Марини Артурівни
Заява
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 16 лютого 2015 року.
02.02.2015 Варченко
Зауважимо, що оформлення щорічних відпусток не обмежується питаннями їх надання. Так, в окремих випадках, передбачених ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки, виникає необхідність у документальному оформленні перенесення відпустки або відкликання працівника з відпустки.
Умовно всі випадки перенесення відпустки можна поділити на три групи:
1) на вимогу працівника;
2) у зв’язку з непередбаченими обставинами;
3) з ініціативи роботодавця.
Після погодження нової дати відходу у відпустку видають наказ (розпорядження) про перенесення відпустки і вносять відповідні зміни до графіка відпусток.
Наведемо приклад заяви працівника і наказу керівника про перенесення відпустки працівника у зв’язку з хворобою, що настала в період такої відпустки.
Директору ТОВ «Молот»
Самусенку В. С.
зварника 4 розряду
цеху металоконструкцій
Козуба Петра Опанасовича
Заява
Прошу перенести не використану у зв’язку з хворобою частину щорічної основної відпустки тривалістю 8 календарних днів на жовтень 2015 року.
23.01.2015 Козуб
Товариство з обмеженою відповідальністю «Молот»
НАКАЗ
27.01.2015 м. Івано-Франківськ № 3-в
Про перенесення відпустки у зв’язку з хворобою
ПЕРЕНЕСТИ:
КОЗУБУ Петру Опанасовичу, зварнику 4 розряду цеху металоконструкцій, не використану у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю частину щорічної відпустки тривалістю 8 календарних днів на жовтень 2015 року.
Підстава: 1. Заява Козуба П. О. від 23.01.2015.
2. Листок непрацездатності серії АКА № 512546.
Директор Самусенко В. С. Самусенко
З наказом ознайомлений: Козуб П. О. Козуб
28.01.2015
А як документально оформити відкликання працівника з відпустки на підставі ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки? Зараз розповімо, але перед цим нагадаємо, що відкликання з відпустки можливе тільки за виконання таких умов:
1) причина відкликання працівника з відпустки зазначена в ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки або передбачена чинним законодавством;
2) працівник має бути згоден на відкликання з відпустки. Свою згоду на відкликання з відпустки працівник підтверджує письмово. Виняток — держслужбовці, які можуть бути відкликані з відпустки без їх згоди за рішенням керівника відповідного держоргану;
3) основна безперервна частина наданої відпустки має становити не менше 14 календарних днів. Це не означає, що співробітника не можна відкликати з відпустки до того моменту, доки не пройде 14 днів. Головне, щоб ця умова дотримувалася надалі при наданні працівнику не використаних ним днів відпустки;
4) невикористану частину щорічної відпустки необхідно надати працівнику після закінчення дії причин, з яких він був відкликаний з відпустки, або за угодою сторін перенести на інший період. У разі перенесення відпустки майте на увазі: невикористана його частина має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ст. 12 Закону про відпустки).
Відкликання працівника з відпустки оформляють наказом керівника підприємства. Зразок такого наказу див. на с. 93.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Посмішка»
НАКАЗ
13.01.2015 м. Дніпропетровськ № 1-в
Про відкликання з відпустки і надання
невикористаної частини відпустки
ВІДКЛИКАТИ:
ТАТАРЧЕНКА Сергія Михайловича, механіка цеху безалкогольних напоїв, зі щорічної основної відпустки з 14.01.2015 у зв’язку з поломкою виробничого обладнання цеху безалкогольних напоїв з наданням невикористаної частини відпустки тривалістю 17 календарних днів після усунення поломки.
Підстава:
1. Доповідна записка начальника цеху безалкогольних напоїв Щур П. П. від 12.01.2015.
2. Письмова згода Татарченка С. М. на відкликання з відпустки.
3. Заява Татарченка С. М. від 13.01.2015 зі згодою на надання невикористаної частини щорічної основної відпустки після усунення поломки виробничого обладнання цеху безалкогольних напоїв.
Директор Боровик С. К. Боровик
З наказом ознайомлений:
Механік Татарченко С. М. Татарченко
13.01.2015
6.6. Особливості оформлення навчальної відпустки
Працівникам, які поєднують роботу з навчанням, крім щорічних відпусток, законодавство гарантує надання та оплату додаткових відпусток у зв’язку з навчанням (далі — навчальна відпустка)*.
* Тривалість та умови надання навчальних відпусток детально розглянуто в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2013, спецвипуск № 4, с. 47.
Для того щоб скористатися своїм правом на таку відпустку, працівник подає роботодавцю наступні документи:
1) заяву про надання йому навчальної відпустки;
2) довідку-виклик навчального закладу на сесію — документ, оформлений навчальним закладом, в якому працівник навчається. Довідка-виклик повинна містити таку інформацію:
— найменування навчального закладу;
— найменування підприємства, на якому працює студент;
— рівень акредитації вищого навчального закладу (якщо працівник отримує вищу освіту);
— прізвище, ім’я та по батькові працівника-студента;
— форма навчання;
— курс, на якому навчається працівник;
— період сесії, установлений навчальним закладом;
— підстава для надання такої відпустки (для складання заліків та іспитів, настановних занять, державних іспитів, для підготовки та захисту дипломної роботи).
Зазвичай довідка-виклик містить також інформацію про успішність працівника-студента. Вона є підтвердженням того, що працівник-студент навчається успішно.
На підставі вищезазначених документів роботодавець видає наказ (розпорядження) про надання відпустки у зв’язку з навчанням.
Наведемо зразок заяви та наказу (розпорядження) про надання навчальної відпустки.
Директору ТОВ «Міраж»
Денисенку Р. П.
економіста з праці
Павлюченка Павла Денисовича
Заява
Прошу надати додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням у Харківському національному економічному університеті ім. Семена Кузнеця тривалістю 40 календарних днів з 12.01.2015 для складання заліково-екзаменаційної сесії.
До заяви додаю довідку-виклик на сесію від 05.01.2015 № 351.
05.01.2015 Павлюченко
6.7. Відпустка без збереження заробітної плати
Працівники можуть скористатися правом на відпустку без збереження заробітної плати на підставі ст. 84 КЗпП, ст. 25 і 26 Закону про відпустки.
Відпустка «за свій рахунок» надається:
— в обов’язковому порядку визначеним категоріям працівників або за умови настання певних обставин на підставі ст. 25 Закону про відпустки. У цьому випадку роботодавець не має права відмовити працівнику в наданні відпустки;
— за домовленістю сторін відповідно до ст. 26 Закону про відпустки. Така відпустка тривалістю до 15 календарних днів на рік може бути надана з відома керівника будь-якому працівнику на підставі прохання останнього за сімейними обставинами або з інших причин*.
* Тривалість і причини надання відпусток без збереження заробітної плати, передбачені Законом про відпустки, розглянуто в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2013, спецвипуск № 4, с. 69.
Для надання будь-якого з видів неоплачуваних відпусток працівник подає роботодавцю письмову заяву із зазначенням строку відпустки, дати її початку і причини, за якою він хоче піти в таку відпустку. Якщо працівник претендує на отримання відпустки «за свій рахунок» на підставі ст. 25 Закону про відпустки, він додає до заяви документи, що підтверджують факт виникнення визначених обставин.
Після розгляду заяви працівника керівник видає наказ про надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати. З прикладом заяви та наказу (розпорядження) про надання відпустки «за свій рахунок» ви можете ознайомитися на с. 96 — 97.
Директору ТОВ «Мадагаскар»
Жиленку В. С.
інженера з охорони праці
Титаренка Дмитра Олеговича
Заява
Прошу надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів з 12.01.2015 за сімейними обставинами.
08.01.2015 Титаренко