* «Tam jest Ojczyzna, tam jest nasz kraj, do ziemi swej, powinniśmy powrócić» (польськ.).
Звіт про відрядження — це один із головних облікових документів, який посвідчує підстави і строки перебування працівника у відрядженні, а також витрати, понесені працівником під час цього відрядження.
Коли і як складається Звіт
Після завершення відрядження працівник зобов’язаний ( п.п. 170.9.2 ПКУ):
1) відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження коштів. Саме для цього і заповнюється та подається Звіт** за формою, затвердженою наказом № 845. До Звіту повинні бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат;
** Повна назва — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
2) повернути суму надміру витрачених у відрядженні коштів (за наявності таких коштів).
Згідно з вимогами п. 5 Порядку № 845 Звіт складається підзвітною особою, яка одержала кошти від підприємства. Підзвітна особа заповнює у Звіті всі графи, окрім таких:
— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;
— бухгалтерських проводок;
— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті кошти.
Ці графи заповнюються посадовими особами підприємства, які надали працівнику кошти на відрядження (бухгалтером або касиром).
Графа «Звіт затверджено в сумі» підписується керівником підприємства (податковим агентом).
Окремо нагадаємо: якщо аванс на відрядження видавався в безготівковій формі шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку, то в графі «Одержано» працівник вказує тільки використану суму грошових коштів. Цебто ту суму, яку він знімав через банкомат або сплатив у безготівковій формі. А не всю суму, яка була перерахована на поточний рахунок підприємства для використання із застосуванням платіжної картки.
Звертаємо увагу: відривна частина Звіту («РОЗПИСКА») заповнюється і підписується посадовою особою підприємства, якому працівник здає Звіт
Для працівника вона є документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту.
До Звіту додаються оригінали документів, що підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат, із зазначенням форми їх оплати. Якщо розрахунки проводилися за допомогою платіжної картки, до Звіту додаються також документи про одержання готівки з поточного рахунку. Такими документами можуть бути чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637).
Строки складання Звіту
Тепер про строки подання Звіту, встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Вони залежать від форми надання коштів на відрядження (готівкової або безготівкової). На щастя, у тих випадках, коли підзвітні кошти видаються на відрядження, строки складання Звіту збігаються зі строками, відведеними, аби повернути видану готівку. Наведемо ці строки у таблиці.
Строки складання Звіту у випадку використання підзвітних коштів у відрядженні
Мета видачі авансу | Форма видачі авансу | ||
у готівковій формі | у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів* | ||
розрахунки здійснювались готівкою, знятою із застосуванням платіжних карток | розрахунки здійснювалися у безготівковій формі | ||
Для покриття витрат на відрядження | До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ) | До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)** | Не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження (до 20 банківських днів*** за наявності поважних причин) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) |
Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні | |||
* Під платіжними документами слід розуміти перелічені в п.п. 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи. | |||
Зауважимо: зазначені вище терміни подання Звіту не є обов’язковими у тому випадку, якщо аванс працівнику не видавався і він змушений був витрачати у відрядженні власні кошти. Однак податківці наполягають на необхідності подати такий Звіт у визначені законодавством терміни. Тобто у ті ж терміни, що і для працівників, забезпечених авансом (див. консультацію в БЗ, підкатегорія 109.14).
Водночас у цій же консультації податківці заспокоюють: якщо ви навіть подасте такий Звіт несвоєчасно, фінансові санкції не застосовуються. Це логічно, адже у цьому випадку відсутній об’єкт для нарахування штрафних санкцій згідно з п. 170.9 ПКУ — надміру витрачені кошти, не повернуті у встановлені терміни.
Суворо кажучи, у цьому випадку не обов'язково навіть застосовувати форму Звіту. Бо ж гроші працівникові під звіт не видавались, він витрачався сам. Але на практиці підприємства надають перевагу звичній формі, аби звітувати за витрачені працівником власні гроші.
«Мультивалютне» відрядження
Якщо працівник прямував у відрядження за кордон і при поверненні повинен відзвітувати за кількома валютами, то, на нашу думку, оптимальним буде варіант заповнення одного Звіту незалежно від кількості валют. Проте у цьому Звіті треба окремо виділити для кожної з валют:
— видані під звіт кошти;
— витрачені у відрядженні кошти;
— залишок (або перевитрату).
Втім, допускаємо також можливість складати декілька Звітів — для кожної з валют. У такому випадку рекомендуємо складати Звіти за різними валютами не в один і той самий день. І нумерувати такі Звіти краще через дріб, аби потім можна було визначити, що вони належать до одного відрядження.
Детально про це читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 79, с. 36).
Строки повернення коштів
Тепер звернемо увагу на строки повернення до каси підприємства невитрачених у відрядженні сум або сум, витрата яких не підтверджена відповідними документами. Ці строки встановлені ПКУ, Інструкцією № 59, Положенням № 637, Порядком № 845.
Невитрачені кошти, видані на відрядження, повинні бути повернуті в касу або перераховані працівником на банківський рахунок роботодавця, який видав грошові кошти, до або під час подання Звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ, п. 11 розд. II та п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 та п. 2 Порядку № 845).
Таким чином, граничні терміни повернення надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання Звіту
Відповідальність: коли і для кого?
Вище ви вже могли прочитати, що строки повернення виданих на відрядження грошових коштів установлено абзацом четвертим п.п. 170.9.2 та п.п. 170.9.3 ПКУ, п. 11 розд. II Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 та п. 2 Порядку № 845, а строки подання Звіту про використання коштів — пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ.
Перші строки застосовуються податковими органами для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, другі — для цілей оподаткування доходів фізичних осіб.
Що ж загрожує підприємству, якщо воно буде порушувати вищезазначені строки складання Звіту і повернення коштів? Про це — у наступній таблиці.
Можливі санкції за порушення строків звітування і повернення коштів
Вид порушення | Міра відповідальності | Підстава |
Санкції до працівника | ||
Суму надміру витрачених коштів не повернено працівником протягом установленого пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ строку* | Стягнення податку на доходи із суми, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ** | |
Санкції до суб’єкта господарювання | ||
Перевищення встановлених п. 2.11 Положення № 637 строків використання виданої під звіт готівки | Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт сум | Абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436 |
Видача готівки під звіт без повного звітування за раніше видані кошти | ||
* Звертаємо увагу: своєчасно поданий Звіт не звільняє працівника, який не здав вчасно надміру витрачені кошти, від відповідальності, установленої п.п. 170.9.1 ПКУ. | ||
Гадаємо, що з приводу основних принципів складання Звіту про відрядження сказано достатньо. Далі ви детальніше ознайомитеся із ситуацією, коли відряджений працівник витрачає у відрядженні свої гроші.
Висновки
Звіт про відрядження складається після його завершення. Він посвідчує строки відрядження, здійснені у ньому витрати та підстави для такого відрядження.
Для відрядження строки повернення коштів і строки складання Звіту про відрядження збігаються.
Закон № 71 вніс зміни до п.п. 170.9.1 ПКУ. Тепер безпосередньо цим підпунктом установлюється сума, яка обкладається ПДФО.