Підставами для направлення поштовим відправленням державним реєстратором повідомлення про необхідність підтвердження відомостей про юридичну особу є:
— ненадходження в установлений строк реєстраційної картки про підтвердження відомостей про юридичну особу;
— надходження (поштовим відправленням або в електронному вигляді в порядку взаємообміну) держреєстратору від органу доходів і зборів повідомлення про відсутність юрособи за її місцезнаходженням.
Якщо державному реєстратору повернуто поштове відправлення, він повинен внести до Єдиного державного реєстру запис про відсутність юридичної особи за її місцезнаходженням.