Таблицю 5 «Відомості про трудові відносини осіб» Звіту за формою № Д4 формуємо і подаємо до податкової інспекції, якщо у звітному місяці:
а) із застрахованою особою було укладено або розірвано трудовий договір або ЦПД на виконання робіт (надання послуг);
б) застрахованій особі надана або у неї закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, або відпустка для догляду за дитиною до 3 років, або ж відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років.
Якщо таких подій у звітному місяці не було, Таблицю за формою № Д4 не формуємо і не подаємо.
Пройдемося графами Таблиці, детально розбираючи їх заповнення.
Як заповнити Таблицю 5 Звіту за формою № Д4
| Номер графи | Пояснення по заповненню |
| Графа 6 | Проставляєте «1», якщо фізособа, якій нарахували дохід, — громадянин України. Якщо ні — проставляєте «0» |
| Графа 7 | Зазначаєте категорію застрахованої особи з переліку категорій, наведеного у виносці під Таблицею 5 |
| Графа 8 | Проставляєте: — «1», якщо ЦПД укладено з працівником вашого підприємства, працевлаштованим за основним місцем роботи або за сумісництвом; — «0» — якщо із сторонньою особою (непрацівником). |
| Графа 9 | Зазначаєте реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізособи (ідентифікаційний номер). Якщо ваш працівник відмовився від його отримання і має відмітку у паспорті про те, що він має право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта, то в цій графі наводите його паспортні дані |
| Графа 10 | Зазначаєте повністю прізвище, ім’я та по батькові застрахованої особи: — для громадян України — згідно з україномовною сторінкою паспорта застрахованої особи; — для громадян інших країн — згідно із завіреним у встановленому законодавством України порядку перекладом українською мовою паспортного документа |
| Графа 11 | Якщо відповідна подія відбулася у звітному місяці, то тут зазначаєте: — щодо прийнятих (звільнених) у звітному місяці працівників — дату прийняття на роботу (дату закінчення трудових відносин); — за ЦПД — дату початку/закінчення дії ЦПД. Причому дату початку/закінчення відносин за договором підряду (виконання робіт) проставляйте відповідно до строків, зазначених у самому договорі, а у рамках договору про надання послуг — відповідно до акта про їх надання; — щодо відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 років, для догляду за дитиною від 3 років до 6 років — дату початку/закінчення відповідної відпустки. Зверніть увагу: на працівника, який протягом одного звітного місяця був: — прийнятий, а потім звільнений, заповнюєте один рядок, зазначаючи в ній і дату прийняття (графа «дата початку»), і дату звільнення (графа «дата закінчення»); — звільнений, а потім знову прийнятий на роботу до цього ж роботодавця, необхідно зробити в Таблиці 5 два записи. У першому зазначте дату припинення трудових відносин (графа «дата закінчення»), у другому — дату початку трудових відносин (графа «дата початку») |
| Графа 12 | Заповнюєте, якщо працівника було прийнято на нове робоче місце (штатну одиницю). Врахуйте: дата (число, місяць та рік) створення цього нового робочого місця може не збігатися з датою початку трудових відносин, зазначеною в графі 11 |
| Графа 13 | Щодо звільнених у звітному місяці працівників проставляєте статтю КЗпП, на підставі якої було розірвано трудовий договір. Якщо заповнюєте звіт в електронному вигляді, підставу вибираєте з довідника. У випадку, якщо в довіднику немає відповідної підстави, проставляйте «інше» |
Забули відобразити в Таблиці 5 необхідну інформацію щодо застрахованої особи? Не біда! Формуємо й подаємо додатковий звіт за той звітний період, який виправляємо, — титульний аркуш і Таблицю 5 з типом «додаткова» з даними на «забуту» застраховану особу.
А ми тим часом перейдемо до Таблиці 6 Звіту за формою № Д4. Що в ній змінилося?