Записи у трудовій книжці беруть до уваги при призначенні пенсії, здійсненні виплат за вислугу років, а також при призначенні інших «трудових» пільг. Тому неправильних або неточних записів у трудовій книжці бути не повинно. А якщо раптом помилка все ж таки закралася в записи цього важливого документа? Як її виправити? Розбираємося!
Хто і як може виправити помилку?
Насамперед запам’ятайте:
виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які власне такі неточні записи допустили
Про це попереджає п. 2.6 Інструкції № 58.
Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, то відповідний запис вносить і засвідчує печаткою його правонаступник. Немає правонаступника? Тоді виправляючий запис робить організація вищого рівня, якій було підпорядковано підприємство. Її не існує? Отже, виправлення вносить облархів, держархів ( п. 2.8 Інструкції № 58).
Новий роботодавець зобов’язаний тільки посприяти працівнику вирішити проблему, що виникла.
Виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. Не можете знайти цей наказ/розпорядження? Тоді пошукайте інші документи, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. А ось на показання свідків не розраховуйте — вони не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів ( п. 2.9 Інструкції № 58).
Увага! Забороняється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки.
Спосіб виправлення даних у трудовій книжці шляхом закреслення припустимо використовувати (у разі необхідності) тільки при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.
А ось для виправлення записів у внутрішньому блоці трудової книжки п. 2.10 Інструкції № 58 передбачено свою спеціальну процедуру. Давайте детально на прикладах розберемося, у чому саме вона полягає.
Порядок виправлення неточностей у записах трудової книжки
Приклад 1. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу (допущено помилку при внесенні запису).
Як виправити? Для виправлення неточного (неправильною) запису в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки зазначте:
— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
— у графі 2 — дату внесення змін;
— у графі 3 — номер запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису. Тобто графу 3 почніть фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжте коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
— у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.
Утім, на практиці інколи зустрічаються випадки, коли раніше внесений неточний або неправильний запис у трудовій книжці виправляють двома окремими рядками під окремими порядковими номерами. Тобто спочатку в першому рядку під одним порядковим номером зазначають: «Запис за № таким-то недійсний», а в наступному окремому рядку під наступним порядковим номером наводять правильний запис. Проте такий підхід неприйнятний.
Річ у тім, що норми Інструкції № 58 приписують виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки за допомогою саме одного запису під одним порядковим номером. Тобто графу 3 розпочинають фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а потім після крапки запис продовжують правильним формулюванням.
Іншого способу виправлення Інструкція № 58 не передбачає.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 1).
Приклад 2. У наказі про прийняття на роботу (від 10.01.2017 р. № 11-ос) найменування посади не відповідає штатному розпису. Помилку виявлено після внесення відомостей про прийняття на роботу до трудової книжки працівника. Видано наказ (від 13.01.2017 р. № 15-ос) про внесення змін до пункту наказу, в якому неправильно зазначено назву посади або професії працівника. Уносимо зміни до трудової книжки працівника.
Як виправити? У цьому випадку виправлення запису у трудовій книжці здійснюють так:
— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
— у графі 2 — дату внесення змін;
— у графі 3 — зазначають «Запис за № таким-то недійсний», а продовжують коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», де й зазначають правильне найменування посади;
— у графі 4 — дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження) роботодавця.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 2).
Приклад 3. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки найменування підприємства вписано з помилкою. Замість «Приватне акціонерне товариство «Мотор» зазначено «Приватне підприємство «Мотор».
Як виправити? Порядок виправлення такої помилки не прописано в Інструкції № 58 (ср. ). На практиці виправляють таким чином. Після останнього запису у трудовій книжці роблять запис у графі 3 «Запис «Приватне підприємство «Мотор» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Мотор».
Нумерувати цей виправний запис не потрібно.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 3).
Приклад 4. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушено нумерацію записів. Після запису № 8 від 22.02.2016 р. йде інший запис з тим самим № 8, але вже від 30.12.2016 р.
Як виправити? Почнемо з того, що порядок виправлення таких помилок Інструкцією № 58 не встановлено. На нашу думку, потрібно діяти так. Зазначте:
— у графі 1 — правильний порядковий номер (у цій ситуації — № 9);
— у графі 2 — дату внесення виправлень;
— у графі 3 — номер запису, який є недійсним (у цій ситуації — № 8 від 30.12.2016 р.), а потім — текст правильного запису;
— у графі 4 повторіть дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 4).
Приклад 5. У графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставлено неправильну дату прийняття на роботу (переведення, звільнення).
Як виправити? На жаль, і в цьому випадку Інструкція № 58 не дає відповіді кадровикам, як виправити таку помилку. На нашу думку, слід діяти так. Зазначте:
— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
— у графі 2 — дату внесення виправлень;
— у графі 3 — спочатку напишіть: «Запис за № таким-то недійсний», а потім повторіть запис про прийняття на роботу із зазначенням тут же в тексті правильної дати прийняття;
— у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку у трудовій книжці було зроблено запис. Тобто повторіть тут реквізити наказу з неправильного запису.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 5 на с. 25).
Приклад 6. У графі 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки зазначено неправильні реквізити наказу про прийняття на роботу (переведення, звільнення).
Як виправити? Порядок виправлення такої помилки не прописано в Інструкції № 58. На наш погляд, слід діяти так. Зазначте:
— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
— у графі 2 — дату внесення виправлень;
— у графі 3 — номер запису, який є недійсним, потім — текст правильного запису. Тобто у графі 3 напишіть: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
— у графі 4 — правильні реквізити наказу.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 6 на с. 25).
Приклад 7. Неправильний запис у трудовій книжці виявлено після оформлення звільнення працівника, тобто коли запис про звільнення вже засвідчено підписом керівника підприємства / фахівця кадрової служби і печаткою підприємства / кадрової служби.
Як виправити? Почнемо з того, що виправний запис повинне буде зробити те підприємство, яке внесло до трудової книжки працівника неправильний запис (див. п. 2.6 Інструкції № 58). Тому, якщо на момент її виявлення працівник уже працює в нового роботодавця, такий виправний запис може бути внесено до трудової книжки працівника тільки після його звільнення від цього роботодавця, коли книжка опиниться на руках у працівника. У цьому випадку дійте так:
1) знову впишіть до трудової книжки у вигляді заголовка найменування підприємства-роботодавця;
2) внесіть виправляючий запис у порядку, передбаченому п. 2.10 Інструкції № 58 (див. вище);
3) засвідчіть виправляючий запис підписом керівника підприємства / фахівця кадрової служби і печаткою підприємства / відділу кадрів, тобто в такому самому порядку, як ви засвідчили запис про звільнення працівника.
Наведемо ще один зразок заповнення трудової книжки (див. рис. 7 на с. 26).
Тут же зазначимо про виправлення записів у трудових книжках у разі поновлення працівника на колишній роботі за рішенням суду та зміну формулювання причини звільнення.
Так, у разі поновлення працівника на колишній роботі в судовому порядку після запису про незаконне звільнення необхідно зробити такий запис: «Запис за № таким-то є недійсним. Поновлений на попередній роботі».
А ось при зміні формулювання причини звільнення зазначають: «Запис за № таким-то є недійсним. Звільнений...» і наводять нове формулювання (наприклад, «Запис за № 8 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України»).
У графі 4 у наведених випадках роблять посилання на наказ про поновлення працівника на роботі або про зміну формулювання причини звільнення, який видають на виконання рішення суду.
Ще один випадок коригування запису про звільнення — затримка видачі працівнику трудової книжки з вини роботодавця. У цьому випадку згідно з п. 4.1 Інструкції № 58 днем звільнення вважається день видачі трудової книжки. Що з цього випливає? А те, що про новий день звільнення роботодавцю доведеться видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення потрібно визнати недійсним у порядку, установленому п. 2.10 Інструкції № 58.
Слід також додати, що за наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без унесення до неї запису, визнаного недійсним ( п. 2.10 Інструкції № 58).
Отже, з виправленням неточних записів у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки розібралися. А як виправляють помилки в розділах «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення»? Та в такому самому порядку, як і в розділі «Відомості про роботу», тобто за процедурою, передбаченою п. 2.10 Інструкції № 58. Це загалом випливає із зазначеної норми.
Ну от, тепер ви добре знаєте, як виправити неточності у трудових книжках. Проте бажаємо вам якомога менше помилятися у своїй роботі!