Якщо працівник працює у вас за сумісництвом (зовнішній сумісник), запис до його трудової книжки ви не вносите. Чому? Тому що цей документ зберігається за основним місцем роботи сумісника ( п. 1.1 Інструкції № 58).
Запис про роботу за сумісництвом за бажанням працівника вносить до його трудової книжки окремим рядком основний роботодавець ( п. 2.14 Інструкції № 58).
Підставою для внесення інформації про роботу за сумісництвом до трудової книжки є довідка про роботу за сумісництвом або копії відповідних наказів, видані неосновним роботодавцем.
У якій формі складають довідку? У довільній. У ній наводять усі необхідні дані для заповнення трудової книжки: дати і номери наказів про прийняття та звільнення, найменування підприємства, на якому працівник працював за сумісництвом, а також відомості про прийняття на роботу і звільнення, які зазначаються у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки.
Наведемо зразок такої довідки на рис. 1.
Логічно, щоб таку довідку неосновний роботодавець видав працівнику в момент звільнення з роботи за сумісництвом. Тоді записи про прийняття та звільнення основний роботодавець внесе до трудової книжки одночасно (див. рис. 2 на с. 38).
А якщо працівник — внутрішній сумісник? Тоді записи про таке сумісництво роботодавець заносить до трудової книжки працівника на підставі внутрішніх документів (див. рис. 3 на с. 38).