Оплатити участь у семінарі з використанням інвалютної КПК — зась! А проїзд платними дорогами — можна. Отже, вимоги валютного законодавства порушено тільки в частині «семінарних» витрат. Ну а чи визнавати такі «порушуючі» витрати — вирішувати вам. Пояснимо детальніше.
Згідно з п. 8.3 Інструкції № 492* інвалютні кошти з поточного рахунку юрособи або фізособи-підприємця можуть бути використані виключно для:
— отримання готівки за кордоном України для оплати витрат на відрядження;
— розрахунків у безготівковій формі за кордоном, що пов’язані з витратами на відрядження, витратами представницького характеру, а також оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.
Цей же пункт установлює, що такі кошти не можна використати для розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Згідно зі ст. 7 Декрету № 15-93** усі розрахунки суб’єкти господарювання — резиденти і нерезиденти в межах торговельного обороту ведуть тільки через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ.
** Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.
Тобто для проведення «торговельних» розрахунків з нерезидентом суб’єкт господарювання має укласти договір, оформити інвойс, купити необхідну суму іноземної валюти і перерахувати її зі свого поточного валютного рахунку з дотриманням процедури валютного контролю. А з використанням КПК можна оплатити виключно відрядні/представницькі/експлуатаційні витрати, перелічені в п. 8.3 Інструкції № 492.
Оскільки участь у семінарі не є такими витратами, оплачувати її з використанням КПК не можна. А ось проїзд платними дорогами — це «стовідсоткові» витрати на відрядження. Тому на них обмеження ст. 7 Декрету № 15-93 не поширюється.
Чи варто визнавати витрати на участь у семінарі?
Якщо директор надав усі підтвердні документи (договір, документ про оплату, акт наданих послуг) і «господарність» цих витрат сумнівів не викликає, то для їх відображення в обліку є всі підстави. А ось вважати їх додатковим благом працівника підстав немає. Тому питання з ПДФО- та ВЗ-оподаткуванням тут не постає. Проте «валютне» законодавство за проведення заборонених КПК-розрахунків з нерезидентом передбачає штраф у розмірі, еквівалентному сумі валюти, використаної при таких розрахунках, перерахованої за курсом НБУ на день їх здійснення. Щоправда, притягувати до відповідальності за цією статтею податківці не мають права, «карателем» ☺ може бути тільки НБУ (див. БЗ 114.03).
При цьому зважте на таке: якщо «заборонені» витрати в обліку не проводити, то й підстав для застосування штрафів згідно зі ст. 16 Декрету № 15-93 не буде. Адже в цьому випадку «семінарні» розрахунки виходять за межі торговельного обороту. Бо ситуація виглядатиме так, ніби директор здійснив оплату для особистих цілей. А отже, такий платіж допустимий без укладення зовнішньоекономічного договору і на нього не поширюється обмеження ст. 7 Декрету № 15-93 (див. лист НБУ від 17.06.2016 р. № 25-0004/51559). Але такі «особисті» витрати на участь у семінарі директору доведеться відшкодувати не пізніше подання звіту про витрачені у відрядженні кошти ( п.п. 170.9.2 ПКУ).