19.04.2018
Контроль за операціями з готівкою можна розділити на внутрішній та зовнішній. Внутрішній контроль здійснюють самі суб’єкти господарювання шляхом регулярного проведення інвентаризацій каси. Крім того, у ході документальних ревізій проводять інвентаризацію кас і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій:
— організації вищого рівня (якщо такі є) на всіх підвідомчих підприємствах;
— аудитори (аудиторські фірми) відповідно до договорів, укладених з підприємством, яке перевіряється.
Зовнішній контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою здійснюють контролюючі органи. Указом № 436 до них віднесені:
— органи Державної фіскальної служби України;
— органи Державної аудиторської служби України;
— органи Міністерства внутрішніх справ України;
— фінансові органи.
Розпочнемо з внутрішнього контролю.
Інвентаризація каси — це основний інструмент внутрішнього контролю за готівковим обігом на підприємстві.
Періодичність проведення
У загальному випадку
об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства
Виняток — випадки, коли проведення інвентаризації згідно із законодавством є обов’язковим (ч. 2 ст. 10 Закону про бухоблік).
Перелік підстав для обов’язкової інвентаризації активів (у тому числі готівки в касі) встановлено п. 7 розд. І Положення № 879. Зокрема, в обов’язковому порядку інвентаризацію каси проводять:
— перед складанням річної фінансової звітності (у період 2 місяців до дати балансу);
— при зміні матеріально відповідальної особи (на день приймання-передачі справ);
— якщо встановлені факти крадіжок або зловживань (на день установлення таких фактів);
— за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який має право вимагати проведення інвентаризації* (у строки, зазначені в цих документах, але не раніше їх одержання);
* Зокрема, органи ДФСУ мають право вимагати проведення інвентаризації згідно з п.п. 20.1.9 ПКУ. Причому якщо ви відмовитеся проводити таку інвентаризацію, фіскали можуть застосувати ст. 94 ПКУ «Адміністративний арешт майна» (див. п.п. 8 п. 1 розд. ІІІ Порядку № 632).
— у разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (на день їх закінчення);
— у разі припинення підприємства;
— при переході на складання звітності за МСФЗ (на дату такого переходу);
— в інших випадках, передбачених законодавством.
Таким чином, можемо резюмувати, що періодичність і строки, в які повинна проводитися інвентаризація каси, встановлюються керівником підприємства з урахуванням підстав, передбачених Положенням № 879.
Зауважте: у разі коли йдеться про готівку в касі, інвентаризацію бажано проводити не лише за наявності обов’язкових підстав, а значно частіше. Зазвичай, на практиці планова інвентаризація каси проводиться не рідше ніж один раз на квартал.
Поширений варіант інвентаризаційного контролю за готівкою в касі — раптові інвентаризації (п. 5 розд. II Положення № 879)
Їх проводять з періодичністю, встановленою спеціальним наказом про касову дисципліну. Особливість цих інвентаризацій полягає в тому, що вони є несподіваними для особи, яка перевіряється.
Інвентаризаційна комісія
Будь-яка інвентаризація розпочинається з того, що на підприємстві створюється інвентаризаційна комісія (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). До її складу входять:
— представники апарату управління підприємства;
— представники бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, фізособи-підприємця, що здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах);
— досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації та первинний облік.
Очолює комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства.
Склад інвентаризаційної комісії затверджується наказом керівника. Зокрема, за рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені члени ревізійної комісії господарського товариства.
На невеликих підприємствах уся інвентаризаційна робота, у тому числі інвентаризація каси, проводиться саме цією (основною) інвентаризаційною комісією. А що робити на підприємствах, де дуже великий обсяг робіт і одна комісія фізично не може його виконати?
У такому разі створюють робочі інвентаризаційні комісії (п. 2 розд. ІІ Положення № 879). До їх складу повинні входити представники апарату управління, бухгалтерської служби і досвідчені працівники, які добре знайомі з об’єктом інвентаризації. Також до складу робочих комісій можуть бути включені члени «загальної» інвентаризаційної комісії (п.п. 2.2 розд. ІІ Положення № 879).
Голову і склад робочих інвентаризаційних комісій розпорядчим документом затверджує керівник підприємства. При цьому пам’ятайте: заборонено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні в тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того ж працівника два роки підряд (п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).
Інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної комісії та в присутності матеріально відповідальної особи.
Зверніть увагу:
самі матеріально відповідальні особи до складу інвентаризаційної комісії не включаються, проте вони мають бути присутніми при проведенні інвентаризації
Нарешті, якщо провести інвентаризацію від вас вимагали податківці, їх посадові особи також можуть (за їх згодою) бути присутніми при такій інвентаризації (п. 1 розд. ІІ Положення № 879).
Проводимо інвентаризацію каси
Інвентаризацію каси інвентаризаційна комісія здійснює на підставі наказу керівника підприємства про її проведення. Під час інвентаризації комісія повинна перевірити фактичну наявність грошових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо (п. 46 Положення № 148).
Інвентаризацію краще «приурочити» до початку або до закінчення робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і вивів залишок готівки на початок наступного дня.
Інвентаризацію готівки проводять у такій послідовності:
1. Перед початком інвентаризації особа, відповідальна за збереження грошових коштів, повинна подати останній касовий звіт. До звіту касира додаються всі прибуткові і видаткові касові документи, за якими протягом дня були одержані або видані грошові кошти. Касир надає розписку про те, що всі касові документи здані до бухгалтерії, всі грошові кошти, що надійшли, повністю оприбутковані, а ті, що вибули, — списані за видатками. Ця розписка наведена на початку Акта про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення № 148).
2. Комісія підраховує (покупюрно) фактичну наявність у касі грошових коштів. Майте на увазі: у касі заборонено зберігати грошові кошти та інші цінності, які не є власністю підприємства (абзац другий п. 38 Положення № 148). А тому заяви касира про наявну в касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству, до уваги не беруться.
3. Перевіряють правильність оприбуткування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів. Тобто слід перевірити оформлення:
— касової книги (типова форма № КО-4);
— ПКО (типова форма № КО-1), ВКО (типова форма № КО-2) і відомостей на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148);
— журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);
— реєстрів депонованої заробітної плати;
— книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (типова форма № КО-5).
Якщо касова книга ведеться в електронній формі, слід звертати увагу на те, чи правильно працюють програмні засоби обробки касових документів.
4. Залишок готівки в касі звіряють з даними касової книги.
5. Фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку.
Якщо підприємство застосовує РРО, сума фактично наявної на місці проведення розрахунків готівки звіряється із сумою, зазначеною в Х-звіті РРО (у РК і КОРО).
При інвентаризації цінних паперів у документарній формі, які зберігаються в касі, особливу увагу приділяють (п. 6.4 Положення № 879):
— фактичній наявності цінних паперів;
— правильності їх оформлення і реальності вартості, за якою вони відображені в балансі підприємства;
— тому, наскільки повно і своєчасно відображені в бухгалтерському обліку доходи від фінансових інвестицій.
Інвентаризація таких цінних паперів проводиться за окремими емітентами із зазначенням в Акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.
Оформляємо результати інвентаризації
Щоб оформити результати інвентаризації каси, складають Акт про результати інвентаризації наявних коштів. Його форма наведена в додатку 7 до Положення № 148. Для грошових документів і бланків суворої звітності може застосовуватися Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності, форма якого затверджена наказом № 572.
При складанні актів інвентаризації дотримуються вимог, установлених п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879:
— в Акті зазначають фактичний залишок готівки і залишок грошей за даними бухобліку, після чого визначають результат інвентаризації;
— відомості про готівку в іноземній валюті вносять до Акта таким чином:
1) зазначають назву і суму іноземної валюти;
2) наводять курс НБУ на початок робочого дня інвентаризації;
3) зазначають суму іноземної валюти в перерахунку в гривні;
— в Акт інвентаризації грошових документів, бланків документів суворої звітності вносять дані про їх назву, номер, серію та номінальну вартість.
У загальному випадку
Акт складається у двох примірниках і підписується всіма членами інвентаризаційної комісії
Також Акт повинна підписати матеріально відповідальна особа (касир). При цьому один примірник Акта передається до бухгалтерії, а інший залишається в матеріально відповідальної особи.
А ось якщо інвентаризацію проводять у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи, Акт складають у трьох примірниках. Адже в цій ситуації по одному примірнику Акта повинні отримати як матеріально відповідальна особа, яка передала цінності, так і та, що їх приймає (п.46 Положення № 148).
Отже, комісія визначила фактичну наявність у касі підприємства грошових коштів, грошових документів, цінних паперів тощо і зіставила ці дані з даними бухгалтерського обліку. Звісно, в ідеалі вони повинні збігатися. Проте доволі часто виникають розбіжності між фактичними й обліковими даними. Тут можливі два варіанти:
1) готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком;
2) якщо готівкових коштів у касі зберігається менше, ніж за даними обліку, має місце нестача.
І нестачі, і надлишки відображають в Акті інвентаризації. Крім того, у цьому випадку обов’язково потрібно описати причини, з яких виникли розбіжності.
Суму надлишку готівки зараховують до доходу підприємства й оприбутковують у касі шляхом виписки ПКО та відображення у касовій книзі. А сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства. Зокрема, сума нестачі, що виникла з вини касира, стягується з нього в повному обсязі. Адже касир є матеріально відповідальною особою і з ним укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Вище ми вже перелічували органи, які мають право здійснювати контроль за дотриманням касової дисципліни на підприємствах та у ФОП (див. с. 89). Зрозуміло, що найчастіше звичайні суб’єкти господарювання стикаються з органами ДФСУ.
Існує спеціальний порядок, за яким контролюючі органи проводять і оформлюють перевірки дотримання касової дисципліни. Він установлений розд. VI Положення № 148. Крім того, посадові особи органів ДФСУ керуються Методрекомендаціями № 210, хоча вони розроблялися ще під «старе» Положення № 637. Перелічимо основні правила проведення зовнішніх перевірок.
Що перевіряють фіскали
Згідно з п. 58 Положення № 148 фіскали при перевірці звертатимуть увагу на такі аспекти готівкового обігу:
1) дотримання порядку ведення касової книги та оформлення операцій з приймання і видачі готівки з каси, ведення відповідних касових документів;
2) повноту і своєчасність оприбуткування в касах готівкових надходжень;
3) наявність установленого підприємством ліміту каси і його відповідність здійсненим розрахункам;
4) постійну наявність монет для видачі здачі в касах підприємств у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, що перевіряються (за винятком тих номіналів монет, карбування і випуск в обіг яких припинені НБУ);
5) отримання суб’єктом господарювання значних сум готівки. Фіскали звіряють усі такі випадки з банківськими документами, а за необхідності використовують також відповідні дані банків, у яких відкриті поточні рахунки підприємства, що перевіряється;
6) порядок витрачання готівкової виручки (готівки);
7) порядок видачі готівки під звіт (у тому числі на відрядження) та її використання відповідно до вимог Положення № 148 та інших нормативно-правових актів України;
8) дотримання встановлених обмежень під час здійснення готівкових розрахунків суб’єктів господарювання між собою та/або з фізичними особами;
При перевірці розрахункових операцій суб’єкта господарювання контролери повинні враховувати, що:
— готівкові розрахунки можуть здійснюватися протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою;
— кількість суб’єктів господарювання і фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується;
— зазначені обмеження не стосуються випадків, визначених Положенням № 148 (див. с. 65).
При перевірці касової книги і касових документів установлюється (п. 3.1 Методрекомендацій № 210):
— наявність у підприємства касової книги, а також відповідність її оформлення вимогам законодавства;
— правильність ведення касової книги, оформлення в ній касових операцій з приймання і видачі готівкових коштів (у тому числі щодо строків);
— відповідність зазначених у касовій книзі сум прийнятої до каси або виданої з неї готівки даним прибуткових і видаткових касових ордерів;
— правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів і видаткових відомостей (проставляння необхідних дат, номерів, сум, зазначення підстав для їх виписки, наявність підписів посадових осіб, відбитків печатки і штампів, підписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо);
— наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів і книги обліку прийнятої та виданої старшим касиром готівки, а також правильність їх ведення;
— правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, внесених до касової книги і зазначених у касових ордерах, наявність необхідних виправдних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо);
— зміст актів інвентаризації каси підприємства.
Перевірка оприбуткування надходжень готівки до каси становить (п. 3.2 Методрекомендацій № 210):
— аналіз загального стану надходжень готівки з кас банку до кас підприємства на підставі банківських виписок за поточними рахунками;
— звіряння банківських виписок (за сумами коштів, одержаних з банку, і датами) та перевірку відповідності записів у касовій книзі даним прибуткових касових ордерів. Крім того, податківці можуть порівняти дані корінців грошових чеків з виписками банку;
— установлення повноти і своєчасності оприбуткування в касах готівкових надходжень, отриманих підприємством;
— перевірку порядку оприбуткування готівки в касах при розрахунках із застосуванням РРО;
— визначення доцільності проведення відповідних зустрічних документальних перевірок, що здійснюються безпосередньо в підприємств-покупців (замовників), що сплатили готівкові кошти.
Перевірка ліміту залишку готівки в касі включає (п. 3.3 Методрекомендацій № 210):
— перевірку дотримання підприємством ліміту каси;
— визначення наявності самостійно встановленого ліміту каси і відповідність його розрахунку вимогам Положення № 148;
— установлення за наказами, розпорядженнями чи іншими розпорядчими документами суми самостійно доведених підприємством (юридичною особою) лімітів кас своїм відокремленим підрозділам.
Зверніть увагу:
у розрахунок сум перевищення не повинні включатися суми, які не вважаються понадлімітними* відповідно до норм Положення № 148
* Див. розділ 5 на с. 54.
Коли йдеться про отримання підприємством великих сум готівки, перевірка передбачає (п. 3.4 Методрекомендацій № 210):
— аналіз згідно з банківськими документами всіх випадків отримання суб’єктом господарювання великих сум готівки;
— аналіз обсягів готівки, періодичності та структури її видачі, динаміки порівняно з попередніми періодами, проведення операцій, що не є економічно виправданими або суперечать законодавству України (що не відповідають характеру діяльності підприємства). Зокрема, особлива увага приділяється переказам великих сум готівки на рахунки фізичних осіб, а також надходженням і вилученням з рахунків готівки в сумах, що перевищують звичайний грошовий обіг суб’єкта господарювання;
— аналіз внесення на рахунки готівки з подальшим переказуванням її в стислі строки іншому суб’єкту господарювання. Особливо якщо має місце систематичне або повне зняття значних сум готівки в день її надходження на рахунок.
Перевіряючи дотримання порядку видачі готівки під звіт і її використання, податківці звертають увагу на (п. 3.6 Методрекомендацій № 210):
— використання грошових коштів для вирішення господарських питань;
— дотримання підзвітними особами встановлених строків складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси залишків невикористаних коштів (одночасно з відповідним звітом), наявність оригіналів підтвердних документів, їх погашення тощо;
— випадки подання підзвітними особами звітів про використання коштів з порушенням установлених строків;
— випадки порушення строків та умов видачі готівки під звіт, які визначаються законодавством України, зокрема п. 19 Положення № 148;
— правильність оформлення видачі готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби, достовірність підтвердних документів, що додаються до звітів про використання коштів;
— повноту і своєчасність звітування підзвітних осіб у разі використання під час відрядження значних сум підзвітних коштів для вирішення господарських потреб;
— наявність розпорядчих документів (наказу, розпорядження) на службові відрядження, дотримання граничної тривалості службового відрядження, своєчасність звітування за витрачені під час відрядження кошти, правильність відшкодування витрат працівникам тощо;
— випадки подання звіту про використання коштів до бухгалтерії у встановлені строки, але без одночасного повернення до каси невикористаних підзвітних сум.
Нарешті, перевіряючи дотримання підприємством граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків, фіскали (п. 3.7 Методрекомендацій № 210):
— проводять аналіз записів у касовій книзі, регістрах обліку придбаних товарів (виконаних робіт, наданих послуг), даних касових ордерів, звітів підзвітних осіб та інших підтвердних документів;
— визначають наявність (чи відсутність) порушень установлених обмежень на здійснення готівкових розрахунків (пп. 6 — 8 Положення № 148), порівнюють фактичне витрачання готівки платників готівкових коштів за конкретними розрахунками і встановлюють, чи підтверджені ці суми відповідними документами;
— у разі потреби здійснюють зустрічні перевірки суб’єктів господарювання з порівнянням даних (за сумами і строками) відповідних касових документів платників і одержувачів готівкових коштів.
Оформлення результатів перевірки
Остаточні результати перевірки оформляються в порядку, викладеному в п. 58 Положення № 148.
Зокрема, за результатами перевірки складається спеціальний Акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою (додаток 8 до Положення № 148).
Причому залежно від специфіки деяких видів господарської діяльності і завдань, покладених на контролерів, до затвердженої форми Акта органи ДФСУ можуть вносити зміни.
Порушення, виявлені в результаті перевірки, і висновки наводяться у відповідних розділах Акта про перевірку. У ньому має бути викладено зміст порушення з відповідним обґрунтуванням.
Акт повинен містити висновки про результати перевірки. Його підписують посадові особи, що проводили перевірку, а також керівник і головний бухгалтер підприємства (або підприємець).
Ось, власне, і все, що потрібно знати про контроль за дотриманням касової дисципліни. Переходимо до відповідальності за її порушення!