05.11.2018
* Див. на сайті ДФСУ (zir.sfs.gov.ua) в розділі «Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс».
Касову книгу відкривають на один календарний рік. Якщо протягом календарного року касова книга закінчується або змінюється її форма, таку книгу слід закрити.
При цьому, якщо в ній залишилися незаповнені сторінки (книгу вели в паперовій формі), то на таких сторінках проставляють прокреслення або на першій порожній сторінці ставлять дату закінчення книги і засвідчують підписами керівника і головного бухгалтера
Що ж, податківці продовжують наполягати: касову книгу (типова форма № КО-4) ведуть всього один календарний рік. Звичайно, з таким твердженням можна посперечатися. Адже ані в старому, ані в новому «касовому» Положенні (№ 637 і № 148**) ви не знайдете такого обмеження. В той же час, сама форма касової книги, а якщо точніше, то напис на її титульній сторінці «Касова книга на 20___ рік», начебто припускає використання такої книги лише у межах одного календарного року.
** Затверджені постановами Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 і від 29.12.2017 р. № 148 відповідно.
Тож якщо ви не хочете зайвий раз вступати в полеміку з контролерами, після закінчення року закрийте касову книгу і почніть нову.
До речі, закрити касову книгу необхідно ще в двох випадках: якщо протягом року книга закінчилася або помінялася її форма.
Останнє оновлення типових форм касових документів відбулося 05.01.2018 р. Вже тоді суб’єкти господарювання повинні були закрити касові книги старої форми і відкрити нові.
Проте постанова Правління НБУ від 24.05.2018 р. № 54 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 47, с. 3) відстрочила цей момент до 01.07.2018 р. Тобто закрити старі касові книги належало 30 червня.
На жаль, порядок закриття касових книг у законодавстві не прописаний. Як бути? У роз’ясненні 109.15 БЗ, що діяло до 05.01.2018 р., податківці пропонували такий варіант для паперової касової книги:
— на незаповнених сторінках проставити прокреслення або на першій порожній сторінці зазначити дату закінчення книги;
— засвідчити такі записи підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.
Ось тільки таке роз’яснення втратило силу у зв’язку з появою Положення № 148. Ми радили дочекатися відповідних вказівок контролерів і надалі керуватися їх рекомендаціями (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 46).
І ось, у роз’ясненні, що коментується, фіскали не лише повністю повторили свої колишні висновки, але і додали нюанси закриття касової книги в електронному вигляді.
Так, якщо підприємство веде касову книгу в електронній формі, то для її закриття слід:
— вкладні листи сформувати в підшивки в хронологічному порядку (про те, як часто треба роздруковувати листи електронної касової книги, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 85, с. 30);
— сформувати з таких підшивок касову книгу;
— засвідчити книгу підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.
Після цього касову книгу (у паперовому вигляді або її роздруківку на електронних носіях) передати на зберігання. Зберігати її треба протягом 3 років (за умови завершення перевірки фіскальними органами з питань дотримання податкового законодавства).
І ще одне. Нумерацію сторінок в новій касовій книзі слід почати з «1». А ось нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів слід продовжити (до кінця року) аби уникнути появи документів з однаковими номерами (109.10 БЗ).