22.11.2018
Передусім нагадаємо, що таке каса. Це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових грошових коштів, інших цінностей, касових документів (п.п. 8 п. 3 Положення № 148).
З наведеного визначення випливає: якщо підприємство використовує при розрахунках з покупцями реєстратори розрахункових операцій (далі — РРО) або розрахункові книжки (далі — РК), то інвентаризацію потрібно проводити не лише безпосередньо в касі, а й у місцях здійснення готівкових розрахунків, тобто в місцях застосування РРО та/або РК.
Зверніть увагу: порядок проведення інвентаризації каси підприємств установлює не лише Положення № 879, а ще й окремі норми Положення № 148.
Інвентаризація каси ставить перед собою низку завдань. Наведемо їх на рис. 6.1 (див. с. 48).
Як ми згадували раніше, обов’язкову щорічну інвентаризацію готівки проводять у період 2 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879).
Інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і вивів залишок готівки на початок наступного дня.
Інвентаризацію готівки проводять у такій послідовності:
1. Перед початком інвентаризації особа, відповідальна за збереження грошових коштів, дає розписку про те, що всі касові документи здано до бухгалтерії, всі грошові кошти, які надійшли, повністю оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками. Цю розписку наведено на титульній стороні Акта про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7 до Положення № 148).
2. Комісія підраховує (покупюрно) фактичну наявність у касі грошових коштів.
Зауважте: у касі заборонено зберігати грошові кошти та інші цінності, які не є власністю підприємства (абзац другий п. 38 Положення № 148). А тому заяви касира про наявну в касі готівку та інші цінності, що не належать підприємству, до уваги не беруться.
Такий же висновок випливає і з норм п. 46 Положення № 148, згідно з яким готівка, не підтверджена касовими документами, вважається надлишком.
Також запам’ятайте: жодні документи або розписки до залишку готівки не включають. На це вказує п. 37 Положення № 158. І хоча цей документ передусім призначений для державних підприємств і організацій, радимо не нехтувати зазначеною нормою і госпрозрахунковим підприємствам*.
* Інструкція № 69, що діяла раніше, прямо вказувала на те, що госпрозрахункові підприємства при проведенні інвентаризації зобов’язані керуватися вимогами Положення № 158.
3. Перевіряють правильність оприбуткування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів. Тобто слід проінспектувати оформлення:
— прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми № КО-1 і № КО-2), відомостей на виплату готівки (додаток 1 до Положення № 148);
— журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);
— реєстрів депонованої заробітної плати;
— книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (типова форма № КО-5);
— касової книги (типова форма № КО-4).
Якщо касову книгу підприємство веде в електронній формі, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів
4. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, суму готівки, наявну на місці проведення розрахунків, звіряють із сумою, яка зазначена в Х-звіті РРО (у РК і КОРО).
5. Фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку.
6. Якщо під час інвентаризації виявлено надлишок або нестачу готівки, з’ясовують обставини їх виникнення. Після цього надлишок оприбутковують у касі та зараховують до доходу підприємства. Для оприбуткування готівки на суму надлишку виписують прибутковий касовий ордер. А ось суму нестачі необхідно стягнути з матеріально відповідальної особи. Детальніше про матеріальну відповідальність читайте в розділі 10 на с. 84.
Грошові документи перевіряють у тому ж порядку, що й готівку: їх кількість повинна збігатися з даними обліку.
До акта інвентаризації грошових документів вносять дані про назву, номер, серію і номінальну вартість проінвентаризованих документів (п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879).
Під час інвентаризації цінних паперів у документарній формі, що зберігаються в касі, встановлюють (п.п. 6.4 розд. ІІІ Положення № 879):
— наявність цінних паперів шляхом перерахунку поштучно;
— правильність оформлення і реальність їх вартості, відображеної в балансі підприємства;
— повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.
Не забудьте проінвентаризувати грошові кошти, що перебувають у дорозі.
Такими є грошові суми, внесені до кас банків або поштових відділень для подальшого їх зарахування на поточні або інші рахунки підприємства. Інвентаризують ці кошти таким чином: суми, що обліковуються на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», звіряють із даними квитанцій установ банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку (п.п. 6.2 розд. ІІІ Положення № 879).
Принагідно зауважимо: інвентаризувати підприємству потрібно і кошти, що перебувають на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках і на акредитивах. У такому разі інвентаризацію проводять шляхом звіряння залишків сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банків. Результати такої інвентаризації відображають в окремому акті інвентаризації. Таким може бути, наприклад, Акт про результати інвентаризації грошових коштів за формою, затвердженою наказом № 572.
Як і у випадку з іншими активами, результати інвентаризації каси необхідно задокументувати. Для цього використовують Акт про результати інвентаризації наявних коштів, форма якого наведена в додатку 7 до Положення № 148.
Цей Акт оформляють у двох примірниках. Його підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа. Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий залишається в матеріально відповідальної особи (п. 46 Положення № 148).
При зміні матеріально відповідальних осіб Акт складають у трьох примірниках. Тоді один примірник передають до бухгалтерії, другий вручають матеріально відповідальній особі, що здала цінності, а третій — матеріально відповідальній особі, яка прийняла ці цінності.
В Акті зазначають дані про фактичний залишок грошових коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку і визначають результат інвентаризації.
Зазначимо, що форму акта інвентаризації інвалютної готівки нормативні документи не встановлюють. На наш погляд, у цьому випадку можна використовувати Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення № 148. Але врахуйте такі особливості. Готівку в інвалюті записують до Акта із зазначенням (п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879):
— назви і суми іноземної валюти;
— курсу НБУ, що діє на день інвентаризації;
— суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.
Цей запис може бути, наприклад, таким: «Залишок іноземної валюти в касі становить 200 (двісті) доларів США, що за курсом НБУ (28,1429 грн. за 1 долар США) на день складання Акта відповідає 5628 грн. 58 коп.».
Остаточно всі крапки над «і» розставить зразок заповнення Акта про результати інвентаризації наявних коштів. Його наведено на с. 50.