Облік нестачі в касі

Порядок дій

Нестачу коштів у касі підприємства, як правило, виявляють під час інвентаризації (планової чи раптової).

Раптові інвентаризації (п. 5 розд. II Положення № 879) — це найбільш поширений варіант інвентаризаційного контролю за готівкою в касі. Такі інвентаризації проводять з періодичністю, встановленою спеціальним наказом про касову дисципліну.

Особливість цих інвентаризацій полягає в тому, що вони є несподіваними для особи, яка перевіряється. Тому і виявити з допомогою таких заходів нестачу вдається значно частіше, ніж при плановій інвентаризації.

Результати інвентаризації в будь-якому випадку оформлюються відповідним Актом. Щоб оформити результати інвентаризації каси, складають Акт про результати інвентаризації наявних коштів. Його форма наведена в додатку 7 до Положення № 148.

У випадку, коли за результатами інвентаризації виявлено нестачу готівки в касі, сума такої нестачі відшкодовується відповідно до законодавства.

Зокрема, сума нестачі, що виникла з вини касира, стягується з нього в повному обсязі. Адже касир є матеріально відповідальною особою і з ним укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (ст. 135¹ КЗпП; п. 44 Положення № 148).

Порядок оформлення вимоги про відшкодування і, власне, стягнення такого відшкодування прописано у ст. 136 КЗпП. Детально про це читайте у статті на с. 18 сьогоднішнього номера.

Бухгалтерський облік

На підставі Акта про інвентаризацію, який засвідчив наявність нестачі грошових коштів, у бухобліку зникла з каси готівка підлягає виключенню з активів (списанню з балансу). Адже

Нестача готівки, виявлена при інвентаризації, списується з балансу підприємства проводкою Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» — Кт 301 «Готівка в національній валюті».

Суму заборгованості касира перед підприємством нараховуємо проводкою Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів». А власне погашення нестачі — проводкою Дт 301 (311) — Кт 375. Якщо ж сума нестачі утримується із заробітної плати касира, це відображається в обліку проводкою Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» — Кт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».

Податок на прибуток

Податковоприбутковий розд. ІІІ ПКУ не передбачає будь-яких різниць при списанні виявлених нестач готівки в касі і при подальшій компенсації таких витрат касиром.

Тож ці операції відобразяться на об’єкті оподаткування податком на прибуток цілком по-бухобліковому: витрати — при списанні нестачі, дохід — при подальшій компенсації такої нестачі касиром.

ПДВ

Списання грошових коштів у зв’язку із їх нестачею не має жодного стосунку до ПДВ-обліку. Адже ідеться про гроші, а не про ТМЦ (які могли бути придбані з ПДВ). Тож при списанні зниклих коштів ПДВ-обліку як такого немає.

А що з відшкодуванням нестачі касиром? Чи не примусять фіскали при отриманні такого відшкодування нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ? Підстав для цього немає жодних. Адже, знову ж таки, ідеться не про відшкодування нестачі ТМЦ, а про нестачу саме грошових коштів. Тобто

Тому при відшкодуванні касиром сум нестач готівки жодні податкові зобов’язання з ПДВ не нараховуються.

Наостанок — практичний приклад.

Приклад. Раптова інвентаризація каси на підприємстві виявила нестачу готівки на суму 20000 грн. Вину касира у нестачі встановлено. Частину нестачі у сумі 4000 грн. утримано із заробітної плати касира. Решту внесено в касу готівковими коштами.

Облік нестачі готівки в касі і її відшкодування