03.10.2019
У ситуації з переплатою зарплати на перше місце виходить вид помилки: лічильна чи нелічильна.
Які помилки є лічильними? Відповідь на це запитання знаходимо в п. 1 п. 24 постанови № 13.
До лічильних помилок постанова № 13 відносить помилки, пов’язані з обчисленням
а саме:
— механічні помилки (наприклад, введення недостовірних даних у бухгалтерську програму);
— арифметичні помилки (наприклад, отримано неправильний результат при додаванні складових зарплати);
— помилки через збій бухгалтерської програми (наприклад, двократне нарахування заробітної плати).
Нелічильні помилки — це помилки, пов’язані з неправильним застосуванням нормативної бази, положень колдоговору
Так, нелічильною буде помилка, допущена в результаті неправильного застосування:
— законів та підзаконних актів (наприклад, обчислення середньої зарплати з помилками через недотримання відповідного порядку її розрахунку, оплата часу роботи у вихідний день у подвійному розмірі в разі надання іншого дня відпочинку тощо);
— колдоговору, внутрішніх нормативних актів роботодавця (наприклад, застосування неправильного відсотка для розрахунку доплати за роботу у вечірній час, суми премії).
Розпочнемо з менш проблемного варіанта: работодавцем допущено лічильну помилку, яка призвела до завищення суми зарплати працівника.
Нагадаємо, що ст. 127 КЗпП дозволяє роботодавцям проводити відрахування із заробітної плати працівників для повернення надміру виплачених сум, але тільки якщо одночасно виконані такі три умови.
Перша умова. Відрахування здійснюються для повернення сум, надміру виплачених у результаті лічильних помилок.
Друга умова. Працівник не оспорює підстав і розміру відрахування, тобто він згоден на таке відрахування або повернення коштів (див. п.п. 1 п. 24 постанови № 13).
Зрозуміло, що його згоду краще зафіксувати письмово. Це може бути підпис на наказі (розпорядженні) про проведення відрахувань із заробітної плати.
Третя умова. Не пізніше одного (!) місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми видано наказ (розпорядження) про проведення відрахування із зарплати працівника.
Наприклад, працівникові помилково виплатили завищену суму зарплати 06.09.2019 р. Тоді граничним строком для видання такого наказу буде 06.10.2019 р.
Резюме. Найбільш безпроблемний варіант з переплаченою зарплатою — це коли виконано всі три умови, озвучені вище.
Якщо хоча б одна з вищезгаданих умов не виконується, зупиняємося та аналізуємо ситуацію.
Якщо виконані перша і третя умови, але працівник не згоден із сумою відрахувань або вважає таку помилку нелічильною, то можна спробувати щастя в суді. Строк для звернення — один рік з дня виникнення права на відрахування відповідних сум (ч. 3 ст. 233 КЗпП).
Якщо суд винесе рішення на користь роботодавця, то стягнення здійснюють на підставі виконавчого листа.
Якщо проґавили з наказом про проведення відрахувань, то повернути надміру отримане працівник може виключно з доброї волі.
Працівник не заперечує? Чудово! У цьому випадку наказ не видаємо. Діємо так. Бухгалтер складає бухгалтерську довідку як підставу для сторнування нарахувань. Працівник вносить «зайві» кошти до каси роботодавця або на його розрахунковий рахунок.
Зверніть увагу! Працівник повертає суму надміру виплаченої зарплати, отриманої «на руки». Тобто він не компенсує суму утриманого із цієї частини зарплати ПДФО, ВЗ.
Ще один варіант — подання працівником заяви з проханням відсторнувати надміру нараховану зарплатну виплату за такий-то місяць у такій-то сумі й погасити заборгованість, що виникла, за рахунок заробітної плати.
Якщо з наказом прострочили й працівник проти, не робимо різких рухів (не відраховуємо з власної ініціативи). Пам’ятаємо, що, ігноруючи умови для відрахування, озвучені в ст. 127 КЗпП, роботодавець порушує трудове законодавство.
А якщо до цього додати скривдженого працівника, який може «настукати» в Держпраці, то сім разів думаємо, а чи потрібно воно вам, і тільки тоді приймаємо рішення. Можливо, варто залишити все, як є, і зробити вигляд, що саме таку суму й хотіли нарахувати працівникові?
Є факт надміру виплаченої зарплати через нелічильну помилку. Є пояснювальна (доповідна) записка. Але хто поверне ці кошти?
У такій ситуації першим у списку завжди стоїть працівник. Але тут пам’ятаємо: у ст. 127 КЗпП ідеться про відрахування зарплати тільки внаслідок лічильної помилки.
Виходить, що не можна переводити механізм виправлення лічильної помилки на виправлення нелічильної.
Єдиний шанс повернути «зайве» — поговорити з працівником. Можливо, він погодиться повернути суму переплати.
У разі його чіткого «Так» — негайно отримуємо від нього письмове підтвердження лояльності, а саме заяву про проведення відрахувань із суми зарплати. У ній бажано, щоб працівник чітко зазначив, із зарплати за який місяць він згоден провести відрахування та в якому розмірі.
Ваш працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти? Не поспішайте йти до суду — шанси виграти спір мізерні. І все через норму ст. 1215 ЦКУ:
не підлягає поверненню безпідставно набуті зарплата, допомога, якщо їх виплату роботодавець здійснив добровільно, за відсутності лічильної помилки, з його боку, і недобросовісності, з боку працівника
Що ж робити в такій ситуації? Тут є два варіанти. Перший — стягнути помилково виплачену зарплату з працівника, винного в допущенні нелічильної помилки. Другий — забути і не перейматися. ☺
Звісно, другий варіант — однозначно приємніший для бухгалтера/кадровика, який допустив помилку. Але для чистоти експерименту обійти перший варіант ми не можемо.
Хто буде винною особою у випадку з переплатою працівникові? Найчастіше — бухгалтер. Але якщо помилка пов’язана з неправильним заповненням табеля обліку робочого часу, то винною особою буде працівник, який заповнював такий табель.
Яка ціна помилки? Працівники, які не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП, п. 7 постанови № 14).
Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більше середньої зарплати бухгалтера — винної особи, то він відшкодовує тільки суму, яка не перевищує його середнього заробітку. Головному бухгалтерові як керівникові також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми винуватцями (абзац другий п. 6 постанови № 14).
Кілька слів про документальне. Наказ (розпорядження) про притягнення працівника до матвідповідальності видають не пізніше за 2 тижні з дня виявлення заподіяної ним шкоди. Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про її спричинення.
З наказом ознайомлюють працівника під підпис.
А ось звернення наказу до виконання можливе не раніше 7 днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Причому під зверненням до виконання розуміють передачу розпорядження бухгалтерові щодо розрахунків з працівниками, а не реальне утримання.
А як діяти, якщо працівник не згоден з притягненням його до матеріальної відповідальності? У такій ситуації він може звернутися із заявою до комісії з трудових спорів (ст. 224 КЗпП) та/або до суду (ст. 233 КЗпП).
І зворотна ситуація: якщо винний працівник визнає свою вину та не заперечує проти розрахованого розміру шкоди, він може відшкодувати шкоду добровільно (ч. 5 ст. 130 КЗпП). Тоді наказ про притягнення до матвідповідальності видавати не доведеться.
Якщо ви здійснюєте відрахування на підставі наказу (розпорядження) роботодавця (ст. 127 КЗпП) або згідно з рішенням суду, обов’язково враховуйте положення ст. 128-129 КЗпП.
Так, згідно зі ст. 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % суми «чистої» заробітної плати (тобто за вирахуванням ПДФО і військового збору). У виняткових випадках (прямо передбачених у законодавстві України) стягувати можна до 50 % зарплати. При цьому якщо йдеться про відрахування за декількома виконавчими документами, працівникові в будь-якому випадку необхідно зберегти 50 % його заробітку.
Зазначені вище обмеження не діють тільки тоді, коли відрахування із зарплати здійснюються в умовах відбуття виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей. У цих випадках розмір відрахувань не може перевищувати 70 % «чистої» заробітної плати.
Не допускаються утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).
Таким чином,
у загальному випадку при утриманні надміру виплачених коштів сума всіх відрахувань із зарплати (після утримання ПДФО, ВЗ) не повинна перевищувати 20 %
Зауважте, якщо 20-відсотковий бар’єр не дозволяє покрити суму помилково виплаченої зарплати в одному місяці, залишок суми стягується із зарплати наступних місяців до повного покриття суми «помилки».
Важливо! Якщо працівник добровільно повертає «зайве» (вносить до каси (на розрахунковий рахунок) підприємства або подав заяву з проханням провести відрахування із суми зарплати), то наведені вище обмеження за сумою не діють! Працівник має право самостійно визначити в заяві, яку суму він дозволяє відраховувати із зарплати для повернення надміру виплачених коштів.