03.10.2019
Працівник. Сума донарахування (сторнування) зарплати належить до фонду оплати праці того місяця, у якому здійснили таке нарахування (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5). Тобто в бухобліку виправлення помилки не зачіпає минулих періодів.
При донарахуванні зарплати за минулі місяці — проводки в бухобліку ті самі, що й при нарахуванні зарплати за поточний місяць такому працівникові. При сторнуванні зарплати — коригуючі записи проводимо або способом «сторно», або зворотними записами (кому що більше подобається).
Відшкодовує винна особа. У такій ситуації сума відшкодування збитку, завданого зайвими грошовими виплатами, буде для підприємства доходом. У бухгалтерському обліку суму шкоди, що підлягає відшкодуванню винною особою підприємства, відображаємо проводкою Дт 375 — Кт 716. Погашення заборгованості винною особою — Дт 301 (311) — Кт 375.
Суми коригування зарплати включаємо до загальної суми зарплати того місяця, в якому їх проводили, й оподатковуємо ПДФО і ВЗ.
Особлива увага — на податкову соціальну пільгу (ПСП), якщо працівник користується правом на її застосування. Донарахування зарплати за минулі місяці в поточному може призвести до того, що загальна сума доходу за такий місяць перевищить граничний розмір доходу, який надає право на пільгу.
При проведенні річного перерахунку суми донарахованих/відсторнованих відпускних і лікарняних відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані. Усі інші донараховані/відсторнованні зарплатні виплати залишаємо без руху. Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не потрібно. Їх остаточно оподатковуємо в місяці нарахування.
Донараховані/відсторновані суми зарплати відображаємо у формі № 1ДФ, сформованій за той звітний квартал, у якому фактично були здійснені такі коригування. Відносити їх до місяців, за які вони нараховані, і подавати «уточненки» не потрібно.
Зарплата, що нарахована працівникові. Тут керуємося положеннями п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449 і п. 9 розд. IV Порядку № 435. Вони свідчать: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до зарплати того місяця, в якому були здійснені такі донарахування.
Тобто донараховані суми зарплати включаємо до бази нарахування того місяця, в якому відбулися такі коригування.
Що стосується звітності, то такі суми повинні потрапити до форми № Д4, сформованої за той звітний місяць, у якому фактично були проведені такі донарахування (у бухобліку).
У Таблиці 6 Звіту донараховану працівникові зарплату відображаємо в загальній сумі зарплати поточного місяця одним рядком. Розбивати по місяцях, за які проведено донарахування, не потрібно.
У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума донарахованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 4, 4.1, 4.3 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюються.
Як і у випадку з донарахуванням, сторнована сума зарплати за минулі місяці включається до заробітної плати того місяця, в якому було здійснене таке сторнування. Тобто коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці місяця сторнування. Тому у Звіті за формою № Д4 такі коригування не зачіпають минулих звітних періодів і, відповідно, не виправляються як помилки.
У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума сторнованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 5, 5.1, 5.3 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюються.
Приклад 1. Працівниці підприємства Квітці Ользі Семенівні (податковий номер — 2764587421, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) у вересні 2019 року помилково нараховано квартальну премію в сумі 6000 грн. Помилку виявлено і виправлено в жовтні. Таким чином, у жовтні працівниці буде нараховано суму основної зарплати за жовтень 10000 грн. і відсторновано за її згодою надміру нараховану в серпні 2019 року суму премії — 6000 грн. Інші виплати, які входять до бази нарахування ЄСВ, працівниці не нараховувалися.
Фактична база нарахування ЄСВ за жовтень становитиме 4000 грн. (10000 грн. - 6000 грн.). ЄСВ — 880 грн. Величина фактичної бази нижча за суму МЗП (4173 грн.). Отже, на різницю між цими величинами (173 грн.) підприємство донарахує ЄСВ (38,06 грн.).
Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівницею див. на рис. 1.
Лікарняні, декретні*. Донараховані суми лікарняних/декретних відображаємо в таблиці 6:
* Під декретними розуміємо допомогу по вагітності та пологах.
— сформованій за той звітний місяць, у якому вони були фактично нараховані в бухобліку;
— в окремих рядках (окремо від сум заробітної плати). При цьому в графі 11 таблиці 6 зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування цих виплат, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку.
Окремо зупинимося на ситуації, коли працівникові в попередніх звітних періодах були нараховані лікарняні або декретні в завищеній сумі і підприємство у звітному періоді сторнує надміру нараховані суми.
Такі суми, що сторнуються, також відображаємо у формі № Д4, сформованій за місяць, у якому було здійснено сторнування, з мінусами в графах 17 і 18 таблиці 6. Це узгоджується з положеннями п. 9 розд. VI Порядку № 435. Він дозволяє страхувальникам вносити від’ємні значення сум нарахованого доходу для відображення сторнованих сум лікарняних і допомоги по вагітності та пологах.
Важливо!
Для відображення донарахованих/відсторнованих сум коди типу нарахувань (КТН) «2» і «3» (графа 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ) не застосовуємо
Механізм відображення у Звіті з ЄСВ донарахованих і відсторнованих сум лікарняних і декретних розглянемо на прикладі.
Приклад 2. Через збій у зарплатній програмі у вересні 2019 року двом працівникам підприємства було неправильно розраховано та нараховано лікарняні. Помилку виявлено і виправлено у жовтні 2019 року. У результаті в цьому місяці працівникові:
— Зайчуку Олегу Івановичу (податковий номер — 2956857456, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) донараховано лікарняні за період з 9 по 13 вересня в сумі 22,60 грн.(ЄСВ — 4,97 грн.), крім того, нараховано зарплату за жовтень у сумі 12000 грн. (2640 грн.);
— Дейнеці Артуру Петровичу (податковий номер — 3025478563, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) відсторновано надміру нараховані лікарняні за період з 29 серпня по 4 вересня в сумі 99,75 грн., у тому числі за 3 дні хвороби в серпні — 42,75 грн. (9,41 грн.), за 4 дні хвороби у вересні — 57,00 грн. (12,54 грн.). Зарплата за жовтень становила 15000 грн. (ЄСВ — 3300 грн.).
Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівниками див. на рис. 2.
Звертаємо увагу! Сторнування лікарняних/декретних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП.
У такому разі вам необхідно буде розрахувати ЄСВ-різницю за минулий період, донарахувати на неї ЄСВ і відобразити отримані суми у Звіті з ЄСВ. При цьому в графі 9 таблиці 6 Звіту, якщо коригували лікарняні, проставте «лікарняний» код категорії застрахованої особи (у загальному випадку — «29»), якщо коригували декретні — «декретний» (у загальному випадку — «42»).
Відпускні. Донараховані/відсторновані суми відпускних за минулі звітні періоди відображаємо у Звіті з ЄСВ за тими ж правилами, що й своєчасно нараховані відпускні. Тобто відпускні зазначаємо в ЄСВшному Звіті, сформованому за той місяць, у якому вони фактично нараховані в бухгалтерському обліку.
У таблиці 6 суми відпускних зазначаємо в окремих рядках. При цьому:
— у графі 10 — код типу нарахувань «10». Штрафонебезпечні КТН «2» і «3» не використовуємо;
— у графі 11 — місяць і рік, за які нараховано відпускні.
Якщо відпускні сторнуємо, то їх суму відображаємо в графах 17 і 18 таблиці 6 зі знаком мінус. Так чинити нам велить п. 9 розд. VI Порядку № 435 (ср. ).
Зверніть увагу, сторнування відпускних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП. У цьому випадку роботодавцеві доведеться відобразити ЄСВ-різницю. Причому зі штрафонебезпечним КТН «2». Тому перш ніж проводити сторнування відпускних, що «опускають» фактичну базу нарахування ЄСВ нижче за МЗП, подумайте, чи варте воно неприємностей з ЄСВ.
Рокіровка. Тут розглянемо ситуацію із заміною зарплати на лікарняні/декретні, пов’язаною з уточненням відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, хворобою, декретом. Наприклад, працівникові в попередньому звітному періоді була нарахована і відображена у звітності з ЄСВ зарплата за повністю відпрацьований місяць. Але згодом виявилося, що він у цьому місяці був непрацездатний (або перебував у відпустці).
У такому разі в таблиці 6 Звіту з ЄСВ відсторновану зарплату минулого місяця не ховаємо в загальну суму зарплати поточного місяця, а відображаємо її зі знаком мінус. Це прямо прописано в п. 9 розд. VI Порядку № 435.
Лікарняні/декретні нараховуємо в загальному порядку.
Приклад 3. Працівниці підприємства Марчук Тетяні Петрівні (податковий номер — 2854652132) за вересень 2019 року було нараховано (і відображено у звітності з ЄСВ) зарплату виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Але в жовтні працівниця надала лікарняний лист, який підтверджує її непрацездатність у період з 30 вересня по 8 жовтня 2019 року.
У результаті в жовтні 2019 року працівниці було нараховано зарплату за фактично відпрацьовані дні — 11636,36 грн. (ЄСВ — 2560 грн.), лікарняні за 1 день хвороби у вересні — 526,03 грн. (ЄСВ — 115,73 грн.) і за 8 днів хвороби в жовтні — 4208,24 грн. (ЄСВ — 925,81 грн.), а також відсторновано надміру нараховану у вересні зарплату за 1 робочий день 30 вересня — 761,90 грн. (ЄСВ — 167,62 грн.).
Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівницею див. на рис. 3.