06.02.2020
Спочатку розглянемо порядок заповнення лицьового боку авансового звіту. А потім перейдемо до його зворотного боку.
Як випливає з п. 6 Порядку № 841, більшу частину реквізитів авансового звіту заповнює підзвітна особа*. Саме підзвітник зазначає в авансовому звіті:
* Зі сказаного може здатися, що авансовий звіт потрібно обов’язково заповнювати вручну. Водночас на практиці авансовий звіт часто формується автоматично при створенні відповідного документа в бухгалтерській програмі і бухгалтер його роздруковує вже заповненим. А підзвітній особі залишається лише засвідчити відображені в авансовому звіті дані своїм підписом. Чи годиться такий надрукований документ? Годиться. Хоча б тому, що довести те, що надрукований авансовий звіт заповнювала не підзвітна особа, не можливо. А те, що його в принципі можна заповнити в друкованій формі «за допомогою електронних засобів обробки інформації», підтверджує п. 2.10 Положення № 88.
① — номер авансового звіту (згідно з журналом (відомістю) реєстрації авансових звітів) і фактичну дату складання авансового звіту. Журнал (відомість) реєстрації ведеться в бухгалтерії, як правило, в електронному вигляді. У ньому зазвичай фіксують номер авансового звіту, особу, яка його склала, призначення авансу (а в разі відрядження — місце та період відрядження), дату прийняття звіту бухгалтерією, дату його затвердження, затверджену суму витрат. Можна фіксувати в ньому і суму перевитрати або невикористаного залишку, а також робити відмітку про їх погашення. Номер авансового звіту підзвітнику може підказати працівник бухгалтерії безпосередньо під час надання авансового звіту;
② — найменування суб’єкта господарювання (підприємства або підприємця), що надав грошові кошти під звіт.
Тут зазначають організаційно-правову форму і назву суб’єкта господарювання (якщо установчими документами юрособи передбачено скорочене найменування, можна зазначати таке скорочене найменування). Якщо кошти під звіт видав підприємець, тут зазначають його прізвище, ім’я, по батькові. Можна відмітити і його підприємницький статус, додавши до П. І. Б. абревіатуру ФОП;
③ — код ЄДРПОУ юрособи або ІПН підприємця — податкового агента. Якщо підприємець відмовився від ідентифікаційного номера, зазначають серію та номер його паспорта.
Як відобразити десятизначний ІПН, якщо у формі авансового звіту передбачені лише 8 комірок?
На наш погляд, краще за все, якщо дві цифри, що не помістилися, будуть просто дописані відразу за комірками. Додати 2 комірки, яких не вистачає, у форму авансового звіту теж, у принципі, можна. Але краще не давати податківцям приводу заявити, що авансовий звіт не відповідає встановленій формі;
④ — своє місце роботи (відділ, цех) і посаду (професію) — згідно з організаційною структурою підприємства;
⑤ — свої прізвище, ім’я та по батькові — повністю згідно з паспортними даними;
⑥ — свій ІПН (чи серію та номер паспорта, якщо в паспорті є відмітка про відмову від ІПН);
⑦ — мету видачі грошових коштів під звіт — у довільному формулюванні. Наприклад, «на відрядження», «на господарські потреби» або детальніше «на канцтовари», «на конверти та марки» та ін.;
⑧ — суму попереднього авансу (у гривнях з копійками), не поверненого на дату складання поточного авансового звіту, або не погашену станом на цю дату суму перевитрати. Якщо немає ні залишку попереднього авансу, ні непогашеної перевитрати, ці графи не заповнюють;
⑨ — суму отриманого авансу, спосіб його отримання, а також номер і дату документа, за допомогою якого здійснені видача/перерахування підзвітних грошей. Наприклад, «з каси згідно з видатковим касовим ордером № 112 від 20.01.2020 р.» (якщо аванс виплачується готівкою), «з поточного рахунку згідно з платіжним дорученням № 281 від 20.01.2020 р.» (якщо аванс виплачується на особисту банківську карту працівника), «з корпоративної картки згідно з квитанцією № 1051442 від 20.01.2020 р.» (якщо аванс отримується за допомогою КПК).
Зверніть увагу: у разі використання корпоративної картки отриманими вважаються тільки кошти, фактично зняті з КПК працівником або витрачені ним у безготівковій формі, а не вся перерахована сума (див. лист ГУ Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06), оскільки тільки витрачені з КПК кошти вважаються виданими під звіт;
⑩ — загальну суму грошових коштів, виданих під звіт;
⑪ — фактично витрачену суму коштів згідно з наданими підтвердними документами (повинна відповідати значенню рядка «Усього» зворотного боку авансового звіту);
⑫ — невикористану суму авансу або суму фактичних витрат (підтверджених документально), що перевищує суму виданого авансу.
Невикористану суму необхідно повернути до каси (або на поточний рахунок) підприємства у встановлені ПКУ строки. А суму перевитрати повинен відшкодувати суб’єкт господарювання після затвердження авансового звіту. Конкретний термін відшкодування для госпрозрахункових підприємств у законодавстві не встановлено. А от бюджетна Інструкція № 59 вимагає відшкодувати перевитрату працівнику до закінчення третього банківського дня після затвердження авансового звіту (п. 11 Інструкції № 59);
⑬ — кількість підтвердних документів, які додаються до авансового звіту.
Зверніть увагу: тут враховуються не лише документи, що підтверджують фактично здійснені підзвітною особою витрати. Сюди додають також квитки, оплачені підприємством безготівково, копії паспорта з відмітками прикордонслужби (у разі відрядження до візової країни), посвідчення на відрядження (за їх наявності) та ін.
Якщо аванс перераховувався на корпоративну або особисту картку працівника і з цих карток знімалися готівкові кошти, необхідно також додати документи, що підтверджують зняття готівки (чек банкомату, сліп, квитанцію та ін.) (п. 20 Положення № 148). Утім, навіть якщо підзвітна особа ці документи не додасть, бухгалтерія все одно повинна прийняти авансовий звіт і відшкодувати понесені працівником готівкові витрати (звичайно, якщо факт їх понесення підтверджений документально). А за необхідності можна взяти виписку з банку, що підтверджує факт зняття коштів з поточного рахунку підприємства (БЗ 109.21).
У свою чергу бухгалтер заповнює такі реквізити лицьового боку авансового звіту:
⑭ — залишок грошових коштів, які повернені підприємству, або суму фактичних витрат (підтверджених документально), що перевищують суму виданого авансу, які компенсуються підзвітній особі, а також спосіб їх повернення/компенсації (до каси або на поточний рахунок) із зазначенням реквізитів відповідного документа (касового ордера/платіжного доручення). Ставиться дата повернення залишку/видачі перевитрати і підпис бухгалтера;
⑯ — суму фактичних витрат у відрядженні — після перевірки всіх наданих підзвітною особою документів і зазначених на їх підставі сум в авансовому звіті. Зазначає дату здійснення перевірки і ставить свій підпис;
⑰ — рахунки бухобліку, на яких відображаються витрати, понесені у відрядженні згідно з авансовим звітом, і суму цих витрат;
⑱ — розписку про те, що звіт прийнятий для проведення перевірки.
Тут зазначаються: П. І. Б. підзвітної особи, дата отримання авансового звіту, сума грошових коштів, витрачена підзвітною особою, а також кількість оригіналів підтвердних документів, доданих до авансового звіту.
Розписка скріплюється підписом бухгалтера, відрізується і видається працівникові.
Вона є для підзвітної особи документом, що підтверджує своєчасність подання авансового звіту (див., наприклад, рішення Ленінського районного суду в м. Запоріжжя від 10.12.2015 р. у справі № 334/12329/14-ц (reyestr.court.gov.ua/Review/54563714);
⑲ — розрахунок суми ПДФО, яку необхідно утримати з підзвітної особи в разі, якщо вона не поверне суму надміру витрачених грошових коштів протягом місяця, у якому сплив граничний строк для їх повернення. Тут зазначають суму розрахованого ПДФО, неповернену суму (з урахуванням натурального коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ, для ставки 18 % — 1,219521) і ставку податку.
Врахуйте: окрім ПДФО, з підзвітної особи потрібно утримати й ВЗ (БЗ 126.02) (1,5 % неповерненої суми без урахування натурального коефіцієнта). Причому розрахунок ВЗ теж доцільно відобразити в авансовому звіті. Але оскільки окремого поля для цих цілей не передбачено, доведеться цю інформацію вписувати в авансовий звіт вручну.
Внизу розрахунок підписує бухгалтер і проставляє дату його складання.
Із цим розрахунком необхідно ознайомити й підзвітну особу. Про ознайомлення свідчать підпис підзвітної особи і дата проставляння його підпису.
Згідно з п. 6 Порядку № 841 графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент). На наш погляд, доцільно, щоб і затверджувану суму, і дату проставляння підпису теж вписував керівник.
Тобто весь реквізит 15 керівник може заповнити самостійно, таким чином затвердивши авансовий звіт.
Водночас абсолютно не страшно, якщо суму і дату проставить бухгалтер. Утім, якщо документ заповнюється в друкованій формі, то питання, кому заповнювати той чи інший реквізит, узагалі не виникає. Головне, наявність підтвердного підпису керівника.
Зворотний бік авансового звіту теж переважно заповнює підзвітна особа. Зокрема, підзвітник зазначає:
① — дату розрахункового документа, що підтверджує факт понесення витрат;
②— найменування контрагента, який виписав документ, зміст операції (оплата проїзду, добові, оплата проживання в готелі тощо), найменування та реквізити документа, на підставі якого була здійснена оплата (рахунок, транспортний квиток тощо), і суму витрат;
③ — суму понесених витрат згідно з підтвердним документом;
⑤ — загальну суму фактичних витрат, здійснених підзвітною особою. Ця сума повинна відповідати сумі грошових коштів, зазначеній у графі «Витрачено» на лицьовому боці авансового звіту.
Зверніть увагу: у таблиці на зворотному боці авансового звіту відображають тільки фактично понесені підзвітною особою витрати.
А ось, наприклад, вартість проїзду або проживання працівника у відрядженні, попередньо оплачені підприємством безготівково, у ній не відображають.
Таким сумам в авансовому звіті взагалі не місце. Водночас авансовий звіт є підставою для їх списання до витрат. Тому такі документи просто додаються до авансового звіту і враховуються в кількості документів, що додаються до нього;
⑥ — свій підпис і дату складання авансового звіту.
Бухгалтер на зворотному боці авансового звіту заповнює тільки:
④ — дебет рахунку, на який слід віднести витрати, здійснені підзвітною особою (23, 91, 92, 93, 94, 641/ПДВ).