До нас їде... ФСС

* Фонд соціального страхування (далі — ФСС, Фонд).

Чи мають право?

При проведенні перевірок ФСС керується Порядком № 23. Згідно з ним Фонд має право проводити документальні планові і позапланові перевірки, які можуть бути як виїзні, так і невиїзні, а також камеральні перевірки.

«А як же мораторій на перевірки?» — запитаєте ви. На жаль, ФСС належить до держорганів, які мають право приходити з перевіркою і в карантинний період. Перевірочний мораторій на їх візити не поширюється.

Підстави для перевірки

ФСС формує квартальні плани-графіки перевірок. Вони розміщуються на вебпорталах Фонду в областях і місті Києві перед початком кожного кварталу (до 20-го числа останнього його місяця).

До плану перевірок є великі шанси потрапити, якщо щодо страхувальника спрацює хоча б одна з підстав, наведених у п. 2.7 Порядку № 23. Це:

— зростання кількості оплачених лікарняних листів та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності і пологів), та/або сум допомог у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;

— виплата допомог застрахованій особі в межах, які є близькими до максимальних розмірів із розрахунку на один день;

— витрачання страхових коштів Фонду за відсутності сплати ЄСВ.

А якщо стосовно страхувальника виявиться декілька таких «маркерів», тоді він стає «першочерговиком» із включення до плану-графіка.

Тепер про частоту перевірок.

Якщо ж щодо страхувальника відсутні «ризикові» підстави для включення його до плану-графіка, то до нього з перевіркою можуть завітати не частіше ніж один раз на три роки.

Майте на увазі: ФСС перевірятиме документи за звітні періоди поточного і попередніх років, за які не здійснювалася перевірка (строків давності немає).

Про планову перевірку страхувальник має бути попереджений заздалегідь — не пізніше ніж за 10 календарних днів до її початку.

Вас не повідомили або несвоєчасно повідомили?

Тоді маєте право не допускати ФСС до планової перевірки.

У загальному випадку тривалість планової перевірки не може перевищувати 10 робочих днів, а страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 5 робочих днів*.

* Строки проведення перевірки можуть бути продовжені за рішенням керівника, але не більше ніж на 5 робочих днів, а щодо страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — не більше ніж на 2 робочих дні.

ФСС може завітати до вас із позаплановою перевіркою, якщо, наприклад:

— на підприємстві (у ФОП) багато працівників, які хворіють, за умови відсутності зростання рівня захворюваності. Багато тих, хто хворіє, — це коли ви надали до оплати за рахунок коштів Фонду лікарняні листи за страховими випадками, що настали в поточному місяці і видані ≥ 10 % від загального числа ваших застрахованих осіб. А для мікропідприємств (не більше 10 чоловік) і малих підприємств (не більше 50 чоловік) ≥ 50 % від загальної кількості застрахованих осіб;

— 30 % і більше лікарняних у страхувальника видано одним (!) закладом охорони здоров’я / лікарем-ФОП;

— є збільшення в 1,1 і більше разів витрат Фонду на матеріальне забезпечення порівняно з попереднім місяцем за умови відсутності аналогічного зростання фонду оплати праці;

— за результатами камеральної перевірки виявили факти неправомірного використання коштів Фонду;

— є системні порушення у використанні страхових коштів Фонду. Зокрема, за результатами двох попередніх документальних перевірок установлено порушення використання страхових коштів;

— протягом трьох місяців із дня фінансування Фондом сум, вказаних у заяві-розрахунку, не подано повідомлення про виплату коштів застрахованим особам;

— підприємство саме запросило перевірку (подано заяву про її проведення);

— розпочато процедуру припинення юрособи (її відокремленого підрозділу) у результаті реорганізації або ліквідації (розреєстрація фізичної особи — підприємця), відкрито провадження у справі про банкрутство страхувальника, отримано від податківців повідомлення про те, що страхувальник, на якого не поширюється дія Закону про держ- реєстрацію, знімається з обліку як платник ЄСВ;

— застрахована особа у зверненні до ФСС вказала, що страхувальник порушує законодавство у сфері соцстрахування;

— за актом перевірки подано заперечення, і їх розгляд неможливий без проведення позапланової перевірки;

— на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.

Майте на увазі: у загальному випадку тривалість позапланової перевірки не може перевищувати 10 робочих днів, а страхувальників — суб’єктів мікро-, малого підприємництва — 2 робочих днів.

Під час проведення позапланової перевірки розглядаються виключно ті питання, які стали підставою для її проведення і вказані в направленні на проведення такої перевірки.

Камеральна перевірка — це перевірка, яка проводиться в приміщенні ФСС без повідомлення роботодавця.

Для цього використовують відомості, які містять: інформаційно-аналітична система ФСС; заяви-розрахунки; повідомлення про виплату коштів застрахованим особам; дані з реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування, отримані від Пенсійного фонду.

Якщо в результаті такої перевірки контролери знайшли порушення, вони зафіксують це в довідці.

Такий документ буде підставою для проведення планової або позапланової перевірки роботодавця.

Я — готовий!

При підготовці до перевірки упорядкуйте всі протоколи комісії / рішення уповноваженого про призначення допомоги (або про відмову в її наданні)*.

* Детальніше про роботу комісії можна прочитати у статті «Комісія із соцстрахування: нюанси щодо е-лікарняних і не тільки» // «Податки & бухоблік», 2021, № 76, с. 14.

Перевірте все, що пов’язано з розрахунком лікарняних, декретних, а також допомоги на поховання і при нещасному випадку на виробництві, якщо такі мали місце.

Найбільш поширеними порушеннями, на які зазвичай звертають увагу при перевірці від ФСС, є такі:

— помилки в розрахунках: средньоденної зарплати; страхового стажу; кількості днів оплати за лікарняними з різних джерел (коштом підприємства і ФСС);

— неправомірне призначення лікарняних/декретних комісій (уповноваженим) із соцстрахування.

А чи можуть перевіряючі попросити акти розслідування нещасних випадків невиробничого характеру, наприклад, якщо працівник вдома в неробочий час травмувався або потрапив в аварію?

Попросити, звісно, можуть, але цих актів може й не бути. І на призначення допомоги це ніяк не вплине (див. лист ФСС з ТВП від 07.06.2016 № 2.4-46-920).

Але якщо розслідування було і комісії із соцстрахування відомо, що травма невиробничого характеру отримана працівником з вини інших юридичних або фізичних осіб, така комісія може ініціювати перед ФСС питання про відшкодування Фонду витрат на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності у зв’язку з травматизмом невиробничого характеру за рахунок винних осіб. Але це все відбувається в робочому порядку. Чекати перевірки не треба.

Із хорошого. Оскільки з електронного лікарняного неможливо визначити, отримав працівник травму або мав загальне захворювання, опитувати працівника і вимагати від нього пояснень не треба.

Адже діагноз — це персональні дані працівника.

Заперечую!

У разі незгоди страхувальника з висновками перевірки або фактами і даними, викладеними в акті перевірки, ви маєте право подати свої заперечення та/або додаткові документи у відповідний робочий орган ФСС, що проводив перевірку.

На це є 5 робочих днів із дня, наступного за днем підписання (відмови від підписання) та/або отримання акта.

Заперечення/додаткові документи будуть розглянуті ФСС протягом 7 робочих днів, наступних за днем їх отримання. Далі вам нададуть письмову відповідь.

Якщо відповідь вас не влаштовує, її можна оскаржити, звернувшись до спеціальної комісії ФСС з питань вирішення суперечок або в суд. До речі, на період, поки комісія ФСС або суд розглядатиме вашу скаргу, строк перерахування страхових коштів і фінансових санкцій зупинять.