Оплачений рахунок-фактура (інвойс) може замінити акт приймання-передачі

Мінфін, по суті, повторив свою позицію, яку вже озвучував і раніше (див. листи від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 і від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658).

Належним чином оформлений рахунок-фактура (інвойс) вважатиметься повноцінним первинним документом і бути достатньою підставою для відображення господарської операції в обліку, якщо він:

1) дає змогу ідентифікувати госпоперацію, її учасників і містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік**, і

2) оплачений (що підтверджується відповідними документами про оплату).

Тобто первинним документом рахунок-фактура може стати тільки після його оплати контрагентом. При виконанні таких умов — підкреслює Мінфін — оплачений рахунок-фактура замінює акт приймання-передачі і складання акта не знадобиться.

Озираючись у минуле, нагадаємо, що насправді можливість опинитися в числі первинних документів у рахунка-фактури (інвойсу) з’явилася ще з 2017 року. Коли запрацювали спрощені вимоги до бухгалтерської первинки і Законом України від 03.11.2016 № 1724-VIII були внесені зміни до Закону про бухоблік (які полегшують вимоги до первинних документів) та Закону про ЗЕД*** (спрямовані, передусім, на спрощення документообігу при експорті послуг).

* Згідно з термінологією Закону України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-ІХ.

** Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

*** Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 № 959-XII.

Адже після цього, зокрема, при експорті послуг стало можливо укладати ЗЕД-договір шляхом виставляння рахунка (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги (ст. 6 Закону про ЗЕД). І в результаті замість трьох документів (договору/рахунка/акта приймання-передачі) при експорті послуг стало достатньо інвойсу (рахунка на оплату). Тому у сфері ЗЕД інвойс замінює собою не лише акт приймання-передачі, але й договір! Але тільки — як навздогін до таких нововведень став пояснювати Мінфін (див. лист від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339) — за умови, якщо такий інвойс оплачений і містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, які розкривають відомості про госпоперацію.

Тому при таких тенденціях, націлених на спрощення документообігу, оплачений рахунок-фактура (інвойс) на практиці став замінювати собою акт приймання-передачі не лише для зарубіжних, але і для внутрішньоукраїнських постачань. І до слова, до таких же висновків підштовхує і лист, що коментується, оскільки якихось винятків для постачань (зарубіжних/українських) Мінфін не робить.

Зверніть увагу: за роз’ясненнями Мінфіну, оплачений інвойс може замінити акт приймання-передачі і бути підставою для відображення в бухобліку господарської операції з постачання товарів, робіт, послуг. Хоча фіскали, наприклад, вважали, що для оприбуткування імпортних товарів оплаченого інвойсу недостатньо, а він підходить для робіт/послуг (листи ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22, від 17.08.2018 № 3568/ІПК/26-15-14-08-28).

Звичайно, актом частіше оформляють факт виконання робіт / надання послуг. А на товари — зазвичай складають товаросупровідні документи (відвантажувальні накладні, сертифікати якості та ін.). Тому ми і далі закликаємо оформляти постачання товарів видатковою накладною. Та все ж якщо замість неї за товарами буде оплачений інвойс, вважаємо, ситуація, загалом, не критична. Оскільки насправді — як констатував Мінфін — оплачений інвойс здатний замінити акт приймання-передачі і для товарів, і для робіт/послуг. А тому, якщо за товарами на дату отримання інвойсу критерії визнання активом дотримуються, то оприбуткувати їх, за великим рахунком, можна і на підставі інвойсу.