08.01.2024
Податковий розрахунок. У разі заповнення Податкового розрахунку за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення підсумкові відомості про нараховані застрахованим особам доходи та суми ЄСВ автоматично будуть внесені до відповідних рядків такого Розрахунку. Єдине, що потрібно буде зробити страхувальнику, це розподілити суми лікарняних за рядками:
— 1.3 «сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків»;
— 1.4 «сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів Пенсійного фонду України».
У цих рядках лікарняні зазначаєте у фактично нарахованій сумі.
Д1 до Податкового розрахунку. Суму лікарняних відображаємо в Д1, сформованому за той місяць звітного кварталу, у якому вони були фактично нараховані в бухобліку. Правила відображення такі.
1. Лікарняні відображаємо окремо від інших виплат, нарахованих застрахованій особі у звітному місяці. Якщо лікарняні нараховує звичайний роботодавець, то за рядком з їх сумою у графі 08 проставляємо код категорії застрахованої особи:
— «29» — якщо непрацездатним був працівник, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %;
— «36» — за працівником з інвалідністю (ЄСВ — 8,41 %).
2. Якщо лікарняні нараховані за декілька місяців, то в Д1 вказуємо їх із розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності і за які нараховано лікарняні. Місяць і рік, за які нарахована непрацездатна виплата, зазначаємо у графі 10.
У графі 12 відображаємо кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, зазначений у графі 10.
Цікавий момент. Якщо маємо справу з внутрішнім сумісником, то і зарплату, і лікарняні, нараховані за основним місцем роботи та за сумісництвом, відображаємо в Д1 в окремих рядках.
4ДФ до Податкового розрахунку. ПКУ для цілей оподаткування відносить лікарняні до зарплати (п.п. 169.4.1 ПКУ). Зважаючи на це, у розд. I 4ДФ Податкового розрахунку звичайні роботодавці лікарняні відображають у загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101». Окремою сумою лікарняні не виділяємо.
Для лікарняних тут працюють ті ж правила відображення у 4ДФ, що і для зарплати. Тобто якщо лікарняні виплачуємо в місяці, наступному за місяцем їх нарахування, то виплачену суму і сплачені ПДФО та ВЗ відображаємо у 4ДФ за місяць нарахування. Таким чином, графи 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5.
Що стосується резидентів Дія Сіті, то особливості відображення ними лікарняних у Д1 та 4ДФ розглянемо в окремій статті «Резидент Дія Сіті та його Об’єднаний звіт з ЄСВ, ПДФО та ВЗ» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3.
Д5 до Податкового розрахунку. Початок та закінчення періоду тимчасової непрацездатності працівника в Д5 не зазначаємо.
Приклад 1. Антоненко Дмитро Іванович (податковий номер — 2925252515, основне місце роботи, повна зайнятість, ЄСВ — 22 %) хворів з 22.11.2023 по 06.12.2023. Лікарняні нараховані у грудні 2023 року, у тому числі за 9 к. дн. листопада — 2958,93 грн, за 6 к. дн. грудня — 1972,62 грн. Сума зарплати за фактично відпрацьований час у грудні — 8181,82 грн.
У Д1 лікарняні, що нараховані працівнику у грудні, відображаємо двома рядками у прив’язці до місяця, на який припала тимчасова непрацездатність. У графі 12 проставляємо кількість днів тимчасової непрацездатності, що припала на відповідний місяць (див. рис. 1).
У 4ДФ зарплату та лікарняні зазначаємо в одному рядку загальною сумою з ознакою доходу «101» (див. рис. 2):
8181,82 + 2958,93 + 1972,62 = 13113,37 (грн).
Рис. 1. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 1
Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 1
Приклад 2. Борисенку Сергію Олексійовичу (податковий номер — 2751236974, основне місце роботи, повна зайнятість, ЄСВ — 22 %) у листопаді було нараховано та виплачено зарплату за повністю відпрацьований місяць. Проте у грудні виявилося, що він з 29 листопада по 8 грудня перебував на лікарняному. В результаті у грудні працівнику було нараховано зарплату за грудень — 17000 грн, відсторновано зарплату за 2 робочих дні листопада, на які припала хвороба, в сумі 2000 грн, а також нараховано лікарняні за 2 дні листопада — 1446,58 грн та за 8 днів грудня — 5786,32 грн.
У загальному випадку коригування зарплати попередніх місяців проводиться за рахунок фонду оплати праці поточного місяця. Тобто такі донараховані (відсторновані) суми зарплати просто збільшують (зменшують) загальну суму зарплати місяця коригування. Проте ситуація із заміною зарплати на лікарняні є винятком із загального правила.
Відсторновані суми заробітку попередніх місяців, що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відображають у Д1, сформованому за місяць, в якому проведено сторнування, зі знаком «мінус». Це прямо прописано у п. 1 розд. IV Порядку № 4*.
Таким чином, відповідно до умов прикладу 2, в Д1 за грудень (місяць сторнування) окремими рядками зазначаємо за працівником:
— зарплату за листопад, що була нарахована за дні тимчасової непрацездатності в листопаді, та нарахований на неї ЄСВ зі знаком «мінус» (!). У графі 10 — місяць, за який була нарахована зарплата (а не місяць проведення сторнування!);
— лікарняні за листопад, нараховані замість відсторнованої зарплати. У графі 10 — місяць, за дні якого нараховані лікарняні.
Також формуємо в Д1 рядки з сумою зарплати за грудень та лікарняними за грудень 2023 року.
У 4ДФ за грудень 2023 року зарплату за грудень, відсторновану зарплату за листопад та лікарняні за листопад і грудень зазначаємо єдиною сумою з ознакою доходу «101» (див. рис. 4):
17000 - 2000 + 1446,58 + 5786,32 = 22232,90 (грн).
Порядок відображення лікарняних в Д1 та 4ДФ показано на рис. 3 та 4.
Рис. 3. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 2
Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 2
Пропонуємо почати нашу розмову з теорії, а далі вже розберемо приклад.
Розглянемо ситуацію, за якої виникла необхідність у поточному звітному періоді відкоригувати (донарахувати/відсторнувати) суму лікарняних, відображених у минулих звітних періодах, у зв’язку з виявленою помилкою в сумі таких лікарняних.
Тут вся увага на Д1. У цьому додатку коригування суми лікарняних проводимо так:
— у графі 08 зазначаємо код категорії застрахованої особи, що відповідає лікарняним (див. вище);
— у графі 10 — місяць, на дні якого припадає тимчасова непрацездатність;
— графу 12 заповнюємо, тільки якщо спочатку неправильно визначили кількість днів тимчасової непрацездатності. Наприклад, у працівника непрацездатність тривала 10 календарних днів, а ви зазначили 11 і нарахували лікарняні за 11 календарних днів. У такій ситуації в графі 12 проставляємо «мінус» 1 календарний день, за який сторнуємо лікарняні (див. приклад 3 нижче).
Якщо кількість днів тимчасової непрацездатності була визначена правильно, а коригуємо тільки суму лікарняних, то графу 12 за рядком з коригуванням не заповнюємо
— у графах 16 і 17 при донарахуванні лікарняних зазначаємо донараховані суми (загальну й ту, що увійшла до бази нарахування ЄСВ, відповідно), а при сторнуванні — суми зі знаком «мінус». Це узгоджується з положеннями п. 1 розд. IV Порядку № 4, які допускають унесення від’ємних сум доходу в разі відображення сторнованих сум лікарняних.
Приклад 3. Руденку Андрію Петровичу (податковий номер — 2525252555, основне місце роботи, повна зайнятість), якому встановлено інвалідність з 23.11.2023, в листопаді помилково були нараховані лікарняні в більшій сумі. Зайво нарахована сума за 1 день становить 822 грн.
Довідка до акта огляду медико-соціальною експертною комісією (далі — МСЕК) надана працівником та її копія завірена роботодавцем 30.11.2023.
У грудні за працівником відсторновано зайво нараховану суму лікарняних за 1 день листопада в сумі 822 грн та нараховано зарплату за грудень — 25000 грн.
У Д1 за грудень 2023 року суму відсторнованих лікарняних зазначаємо в окремому рядку зі знаком «мінус». Також у графі 12 зі знаком «мінус» зазначаємо кількість днів, за які сторнуємо лікарняні (у прикладі — «-1»).
У графі 20 — сума ЄСВ, що розрахована за ставкою 22 %, адже в листопаді з зайво нарахованої суми лікарняних єдиний внесок було сплачено саме в такому розмірі. При цьому у графі 08 проставляють код «29» (див. додаток 1 до Порядку № 4).
Нарахування ЄСВ за ставкою 8,41 % здійснюється з дати встановлення групи інвалідності (але не раніше одержання завіреної копії довідки до акта огляду МСЕК)
А ось на зарплату за грудень ЄСВ нараховуємо за ставкою 8,41 % та у графі 08 зазначаємо код «2», що відповідає оплаті праці працівника з інвалідністю (ставка ЄСВ — 8,41 %).
У 4ДФ відсторновані суми лікарняних зменшать суму зарплати працівника за грудень 2023 року. Тож у графах 3а та 3 зазначаємо нарахований та виплачений дохід у сумі:
25000 - 822 = 24178 (грн).
Порядок відображення лікарняних у Д1 та 4ДФ показано на рис. 5 та 6.
Рис. 5. Фрагмент Д1 за грудень 2023 року. Приклад 3
Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року. Приклад 3