Організація та документальне оформлення рекламної акції

Рекламні заходи

Будь-яка рекламна акція потребує ретельної підготовки: розробки плану заходів, формування бюджету, визначення способів проведення рекламного заходу.

До загальновідомих, таких, що мають високу ефективність і отримали широке поширення, належать:

— безоплатні роздачі товарів (надання послуг) з метою приваблення покупців;

— безоплатні роздачі пробних зразків продукції (для ознайомлення потенційних споживачів з новим продуктом, що вводиться на ринок, його споживчими якостями, відмітними властивостями);

— безоплатні роздачі «під купівлю» (тобто подарунки покупцям за умови придбання певного товару або здійснення придбання на певну суму — наприклад, вручення другої одиниці товару в подарунок за умови придбання якогось виду товару або подарунок за купівлю на n-суму тощо);

— розповсюдження рекламних матеріалів (листівок, буклетів, прайсів, каталогів, календарів, блокнотів та ін.);

— проведення конкурсів, розіграшів, лотерей, акцій з врученням призів, подарунків (наприклад, вручення подарунка n-покупцеві або покупцеві, який купив товар на n-суму в певному періоді тощо). При проведенні конкурсів, лотерей, розіграшів реклама про проведення таких заходів повинна містити інформацію про умови, місце і строки їх проведення (ч. 3 ст. 8 Закону про рекламу*);

— проведення рекламних свят на честь дня народження компанії;

— участь у виставках;

— знижки, розпродажі. При знижках / розпродажах реклама про розпродаж / зниження ціни на товар повинна містити відомості про місце, дату початку та закінчення знижки на товар / проведення розпродажу, а також про розмір знижки або співвідношення розміру нової ціни до попередньої ціни реалізації товару (ч. 4 ст. 8 Закону про рекламу);

— дегустація — що дає можливість не лише ознайомитися з рекламованим продуктом, але і спробувати його, оцінити на смак, зіставити з продукцією конкурентів, таким чином мотивуючи до здійснення придбання та ін.

* Закон України «Про рекламу» від 03.07.96 № 270/96-ВР.

На чому зупинитися — кожен суб’єкт господарювання вирішує для себе самостійно. Проте проводячи будь-які рекламні акції (безоплатні роздачі, розпродажі, розіграші та ін.), треба потурбуватися про їх належне документальне оформлення.

Документальне оформлення

Рекламні заходи, як і будь-які здійснювані господарські операції, мають бути належним чином оформлені документально. Для цього зазвичай складають такі документи.

1. Наказ керівника про проведення рекламної акції (безоплатної роздачі, акційного (сезонного, святковою) розпродажу товарів зі знижками, дегустації та ін.). У наказі обумовлюються:

— цілі проведення рекламного заходу (що акція проводиться в рекламних цілях: наприклад, для просування на ринку нового продукту, заохочення постійних покупців, розширення ринків збуту, стимулювання обсягів продажів тощо);

— місце і строки проведення рекламної акції;

— відповідальні особи (які відповідають за проведення всього рекламного заходу / його ділянок / здійснення безоплатних роздач; а також особи, відповідальні за складання кошторису і звіту про проведену рекламну акцію).

2. План (програма) рекламного заходу — у якому:

— зазначаються події (етапи) проведення рекламної акції (наприклад, період проведення розпродажів, дата розіграшу й оголошення його результатів та ін.). По суті такий документ є календарним планом заходів, спрямованих на підготовку рекламної акції (із зазначенням строків та осіб, відповідальних за її проведення);

— зазначаються умови проведення рекламної акції (наприклад, за яких умов покупець (відвідувач) отримує право на безоплатний подарунок, знижку тощо);

— наводиться список товарних зразків, що роздаються (якщо проводяться безоплатні роздачі);

— зазначається порядок визначення переможців (наприклад, у разі здійснення безоплатних роздач у вигляді подарунків за підсумками проведення акцій, конкурсів, розіграшів тощо).

3. Кошторис витрат на проведення рекламної акції — у якому постатейно розписуються плановані витрати, пов’язані з проведенням рекламної акції, і, зокрема, зазначаються:

— асортимент, кількість і вартість продукції, товарів, призначених для безоплатних роздач;

— кількість і вартість рекламних матеріалів (рекламних листівок, буклетів та ін.), які роздаватимуться в рекламних цілях;

— витрати на розміщення рекламного оголошення про проведення рекламної акції та ін.

4. Накладні на відпуск ТМЦ — такі документи повинні відповідати всім критеріям первинного документа (і містити всі обов’язкові реквізити первинного документа з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV).

Такі первинні документи складаються у звичайному порядку:

— передачу призначених для безоплатних роздач матеріальних цінностей зі складу відповідальним особам оформляють накладною на внутрішнє переміщення, а

— видані покупцям безоплатні подарунки (зразки) списуються на підставі видаткової накладної (у разі безоплатних роздач робіт / послуг — складається акт виконаних робіт / наданих послуг).

При цьому видача покупцям особливо цінних подарунків (наприклад, якщо подарунками є предмети побутової техніки та ін.) може оформлятися із заповненням акта видачі (відомості видачі подарунків), де наводиться вартість подарунка, а також відомості про його одержувача. Повернення подарунків, не розданих покупцям, на склад (місця зберігання) оформляється накладною на внутрішнє переміщення.

Після закінчення акції матеріально відповідальні особи складають і передають у бухгалтерію акт про результати безоплатних роздач товарів (у якому зазначають, скільки товару було отримано / роздано / залишилося не розданим під час рекламної акції).

5. Звіт про проведення рекламної акції — у якому після закінчення рекламної акції підбиваються її підсумки, зазначається кількість і вартість виданих подарунків, відомості про одержувачів, фактичні витрати на проведення рекламної акції та інша інформація.

Майте на увазі, що при безоплатних рекламних роздачах в організаційних документах (наказі, кошторисі, звіті) можна прописати, що вартість товарів / послуг, які безоплатно роздаються, включається («закладена») у вартість оподатковуваних товарів, що продаються платником. Тоді такі безоплатні товари / послуги оподатковуватимуться у складі вартості товарів (тобто не розглядаються окремою самостійною операцією з постачання), що реалізовуються платником, і не спричинять необхідності додаткового нарахування з них ПДВ (БЗ 101.04).

У разі проведення розіграшів, окрім наказу і кошторису витрат на проведення цього заходу, також слід оформити:

— рішення комісії — яке складається після проведення відповідного розіграшу і відображає його результати (переможців);

— акт про вручення виграшу (призу) — який складають при передачі призів одержувачам із зазначенням необхідних реквізитів підприємства, П. І. Б. співробітника підприємства, уповноваженого вручати подарунок, паспортних даних одержувача подарунка (призу).

Якщо проведення рекламної акції здійснюється із залученням сторонньої організації, то знадобляться:

— оформлений відповідним чином договір на проведення рекламної акції між замовником і виконавцем;

— акти виконаних робіт (наданих послуг) — у яких зазначається, які роботи, послуги були виконані для проведення рекламної акції.

Правильно оформлені документи, у свою чергу, слугуватимуть підкріпленням для відображення витрат на проведення рекламних заходів у бухгалтерському і податковому обліку.